Společnost PROMEDICA PRAHA je největším dodavatelem vybavení pro nemocnice v ČR. Je důležitým partnerem pro všechny kliniky, nemocnice a diabetology, kterým dodává vše od lékařských rukavic až například po rentgeny či echokardiografy.

Firma zaměstnává kolem čtyřiceti oblastních a key account manažerů, kteří jsou neustále v terénu u zákazníků. Kromě toho má také několik projektových manažerů, kteří zhruba polovinu roku tráví na služebních cestách v zahraničí, kde jednají s dodavateli, vybírají nové výrobky do sortimentu apod. Měsíčně tak účetní oddělení musí zpracovávat stovky účtenek za cestovní a jiné výdaje svých zaměstnanců, které musí následně dokázat přiřadit jednotlivým divizím či projektům.

„Koncem každého měsíce se sešli všichni oblastní a key account manažeři, kteří potřebovali proplatit několik set účtenek za své cestovní a jiné výdaje. Jediná pokladna nezvládala takový nápor v krátké době a tvořily se dlouhé fronty,“ říká Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení společnosti PROMEDICA PRAHA. „Jakákoliv kontrola plnění rozpočtů pro jednotlivé druhy výdajů v rámci jednotlivých divizí však byla velice komplikovaná. Probíhala až následně třeba i s několikatýdenním zpožděním. Navíc tento způsob vyplácení náhrad vytvářel přílišný tlak na naše účetní.“

Řešení

Po organizačních změnách vznikla potřeba důslednější kontroly těchto výdajů, které dohromady tvořily nemalou část celkových divizních výdajů. Ukázalo se však, že za stávajícího systému není možné výdaje efektivně snižovat. Firma proto hledala nějaké systémové řešení, které by umožnilo výdaje průběžně a efektivně kontrolovat, schvalovat a kategorizovat.

Takovéto řešení nabízela kombinace zaměstnaneckých platebních karet American Express a softwarového nástroje pro zúčtování a schvalování výdajů zaměstnanců. PROMEDICA PRAHA se začala rozhlížet po trhu, jaký systém by mohla nasadit a v úvahu přicházely pouze dva systémy - Concur a expense@work (www.expense.cz).

„Nabídky společností LLP a Concur byly velice podobné. Oba produkty nabízely přesně to, co jsme potřebovali, a za podobnou cenu. Jenže LLP (www.llpgroup.com) pro svůj nástroj expense@work nabízela českou jazykovou mutaci, která je pro nás klíčová, a podstatný rozdíl byl i v lokální podpoře. Zatímco Concur neměl dostatečný tým na lokální podporu, LLP nám nabídla zkušený tým, který nám byl schopen nabídnout plnou podporu i po zavedení celého řešení. To bylo pro nás rozhodující,“ dodává Olga Probst.

Implementace

Implementace celého řešení proběhla během několika týdnů. V rámci implementace expense@work musela LLP zajistit propojení s ERP systémem ABRA, ve kterém je vedeno účetnictví, i se systémem společnosti American Express, z něhož se načítají informace o proběhlých platbách. S ohledem na velké počty transakcí si firma vyžádala denní načítání všech údajů z platebních karet. Kontrola a schvalování účtenek tak probíhá kontinuálně.

Při implementaci expense@work byly připraveny rovněž schvalovací workflow, schvalovací kompetence pro jednotlivé zaměstnance i systém, jak přiřazovat jednotlivé výdaje příslušným divizím či projektům. Jednotlivé výdaje oblastních a key account manažerů tak schvalují přímo vedoucí divizí, jimž je výdaj zaměstnance přidělen. Pokud nedojde ke schválení, není příslušný výdaj zaměstnanci proplacen. Vedoucí divizí navíc mohou průběžně kontrolovat čerpání schválených rozpočtů na jednotlivé měsíce či kvartály i druhy výdajů, a obratem zavádět potřebná opatření v případě, kdy nejsou rozpočty plněny.

Obchodní ředitel i ostatní členové vedení pak mají přístup k souhrnným informacím o všech výdajích a plnění rozpočtů, které mohou kdykoliv kontrolovat prakticky v reálném čase a dle potřeby reagovat na měnící se situaci na trhu.

Přínosy

• Pokles počtu účtenek k zaúčtování o 50 %
• Snížení drobných výdajů o 40 %
• Návratnost investice do expense@work během jediného roku
• Okamžitá kontrola nad výdaji zaměstnanců
• Neustálá kontrola nad dodržováním rozpočtů pro jednotlivé typy výdajů