V zahraničí je sledování majetku (asset tracking) běžná věc, v Česku zatím tolik rozšířené není. Případů, kdy firmám asset tracking pomůže, přitom existuje řada. Například půjčovny takto mohou lépe udržet přehled o svém majetku. Montážní firmy, kde nářadí sdílí více pracovníků, zase získají přehled o tom, kdo a kde nářadí aktuálně používá. Sledování majetku navíc usnadňuje i plnění legislativy. Například elektrospotřebiče musí procházet pravidelnými technickými revizemi, což software usnadní tím, že do něj technik zapisuje servisní historii každého stroje nebo nahrává technické listy a revizní zprávy.

Také účetní firmy, které uchovávají fyzické doklady, mohou získat lepší kontrolu nad manipulací s jednotlivými složkami a šanony. „I když se snažíme digitalizovat maximum dokumentů a automatizujeme maximum procesů, někteří klienti nám stále doručují dokumenty v papírové podobě. Po jejich digitalizaci a ukončení účetního období tyto papírové dokumenty přesouváme do archivu. Na jeho správu používáme jednoduchý software, kde každý archivní box má svůj čárový kód i vlastní pozici. Přesně víme, kdy archivní box vznikl a jak s ním bylo manipulováno,“ říká Milan Bančanský, IT ředitel z účetní a daňové kanceláře ASB Czech Republic, které využívá řešení od společnosti Grit.

Milan Bančanský

Aby sledování majetku nezdržovalo, využívá systém čárových kódů osvědčený při řízení skladů. K označení majetku tak slouží štítek s čárovým kódem a každý, kdo pak s majetkem manipuluje, načte kód mobilní čtečkou (nebo ručně zapíše číslo do systému) a uvede například, co s majetkem dělal nebo na kdy a na jak dlouho si jej rezervuje.

„Nástroje na sledování majetku jsou funkcemi vlastně podobné skladovým systémům, jen s tím rozdílem, že je využijí i firmy, které žádné sklady se zbožím či materiálem nemají a možná tak nad podobnými řešeními dosud vůbec nepřemýšlely,“ dodává Lubomír Veselý, výkonný ředitel firmy Grit.