V dnešním turbulentním podnikatelském světě je pořádek v dokumentech téměř základem úspěchu a firmy se zodpovědným vedením si tento fakt začínají stále více uvědomovat. Ovšem správa dokumentů může mít celou řadu odnoží a variant. A jako každá správná oblast IT má i svou třípísmennou zkratku – ECM. Ta může znamenat jak enterprise content management – tedy správu podnikového obsahu – tak i engineering content management – tedy správu technického obsahu. A tuto zkratku již téměř třicet let používá pro svá řešení správy dokumentů a jejího technického obsahu firma BlueCielo ECM Solutions.
Jak název engineering content management naznačuje, BlueCielo řešení je určeno pro všechny, kteří nechtějí jen ukládat dokumenty v chráněném úložišti, ukládat k dokumentům informace a nad dokumenty používat dobré workflow. BlueCielo nabízí sofistikované řešení pro správu technického obsahu dokumentů, správu majetku a správu a řízení dokumentace pro projekčně inženýrské firmy. Zaměření na technologické, stavební a projekčně inženýrské činnosti je záměrné a dlouhodobé.

Co je to vlastně ta správa technického obsahu?

To, že BlueCielo produkty umí předávat informace do razítek v CAD výkresové dokumentaci, snad nemusím zdůrazňovat. Umí je i vyčíst a uložit do databáze. Pracují automaticky i s referencemi na jiné dokumenty a výkresy. Umí tyto reference nejen vyčíst, ale i opravit při změnách v adresářové struktuře. Umí vyčíst a uložit odkaz na jednotlivé objekty ve výkresové dokumentaci a k nim přiřadit další potřebné informace. Například umožnit k objektu „čerpadlo“ uložit informace o velikosti, typu připojení, maximálním průtoku, materiálu, ceně, výrobci atd. Vše v jednom systému i s funkčním odkazem na výkresové dokumentaci! V prohlížeči vám systém při prohlížení dokumentu takto vyčtené a označené objekty zvýrazní a umožní se po kliknutí přesunout na informace o tomto objektu a opačně. Co říkáte? Rychlé a jednoduché řešení při hledání chyby v technologii nebo při potřebě rychlé opravy nebo náhrady. A co teprve poptávková a výběrová řízení!

A co spolupráce nad projekční dokumentací?

Sdílení dokumentů a informací je základní vlastností BlueCielo produktů. Pro projekční týmy je důležité sdílení aktuálních verzí dokumentů projektu mezi projektanty uvnitř firmy, se subdodavateli, s jinými většími projekčními a realizačními týmy a v neposlední řadě i s investorem a jeho oddělením pro správu majetku.

Schematické znázornění možnosti spolupráce ve vztahu k životnímu cyklu projektu
Přístup k dokumentům je možný pomocí tlustého nebo tenkého klienta, webového portálu dodávaného se systémem, projektového portálu Kronodoc nebo pomocí modulu Global Collaboration Framework, který umožňuje replikovat vybrané dokumenty na různé lokality, řídit práva a přístupy k těmto dokumentům a sdílet informace v on-line i off-line režimu.
Systémy firmy BlueCielo jsou postaveny na moderních technologiích s využitím třívrstvé architektury. Zabezpečení dat (souborů i informací) je věnována značná pozornost vývojového týmu. Proto tyto systémy využívají mimo jiné i vládní agentury a samosprávy na celém světě.

Jaké jsou hlavní vlastnosti systémů BlueCielo ?

• odstínění uživatelů od úložiště dat a souborů
• napojení na MS Office, CAD systémy (AutoDesk produkty včetně 3D, Revitu, …, SolidWorks, Microstation, …)
• integrovaný prohlížeč – umí zobrazit zhruba 380 formátů souborů
• možnost komentářů a poznámek (redlining a hotspot funkce) nad všemi typy dokumentů
• definovatelné workflow
• definovatelní průvodci zadáváním dat a informací
• podpora ISO procesů a automatická tvorba ISO dokumentace
• kontrola a zachycení kritických technických dat
• otevřenost řešení pro různé druhy projekčních, vývojových a realizačních prací
• otevřenost pro napojení na externí ERP systémy
• automatické hierarchické verzování dokumentů
• logování přístupu k dokumentům a postupu ve workflow
• podpora projektových a realizačních procesů
• reporting – sestavy skladby dokumentace, CD obaly, štítky
• tvorba dokumentů ze šablon
• silné vyhledávací funkce
• podpora AD, definice rolí a práv
• a další funkcionality

Holandská firma BlueCielo (v překladu Modré nebe) je světovým lídrem ve správě dokumentů a jejího technického obsahu. Celosvětové působení s více než tři sta tisíci uživateli je známkou kvalitního produktu a znalosti oboru. Mezi jejími uživateli najdeme jména světových značek v různých oborech činnosti.
V České republice holandskou firmu BlueCielo ECM Solutions (www.bluecieloecm.com) zastupuje firma ECM System Solutions s.r.o. (www.ecmsystem.cz). Za rok 2010 získala ECM System Solutions s.r.o. ocenění pro celosvětově nejperspektivnějšího partnera a za rok 2011 cenu pro světově nejúspěšnějšího partnera firmy BlueCielo.

Martin Krupa
Autor je ředitelem společnosti ECM System Solutions s.r.o.