- Přehledy IS
- APS (21)
- BPM - procesní řízení (23)
- Cloud computing (IaaS) (9)
- Cloud computing (SaaS) (29)
- CRM (49)
- DMS/ECM - správa dokumentů (19)
- EAM (16)
- Ekonomické systémy (68)
- ERP (87)
- HRM (27)
- ITSM (5)
- MES (32)
- Řízení výroby (47)
- WMS (27)
- Dodavatelé IT služeb a řešení
- Datová centra (25)
- Dodavatelé CAD/CAM/PLM/BIM... (40)
- Dodavatelé CRM (36)
- Dodavatelé DW-BI (50)
- Dodavatelé ERP (80)
- Informační bezpečnost (39)
- IT řešení pro logistiku (46)
- IT řešení pro stavebnictví (25)
- Řešení pro veřejný a státní sektor (26)
CRM systémy
Plánování a řízení výroby
AI a Business Intelligence
DMS/ECM - Správa dokumentů
HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů
EAM/CMMS - Správa majetku a údržby
Účetní a ekonomické systémy
ITSM (ITIL) - Řízení IT
Cloud a virtualizace IT
IT Security
IT právo
Projektové řízení
GIS - geografické informační systémy
Trendy ICT
E-commerce B2B/B2C
CAD/CAM/CAE/PLM/3D tisk
Specialista na dokumenty
V současné době již prakticky neexistuje odvětví profesionální lidské činnosti, v němž by se neuplatnil specializovaný software. Výjimkou pochopitelně není ani oblast veřejné správy. V jejím případě je navíc nutnost využívání informačních technologií dána i nařízeními státu, která v tomto ohledu hovoří velmi jasně.
Navíc kromě státu potřebu využívat kvalitní software určují i sami občané. V současnosti již jsou proto i v oblasti veřejné správy využívány softwary, které významně urychlují, zpřesňují a zefektivňují všechny procesy. Jedním z těchto specializovaných softwarů je i Spiska.
Spiska je aktuálně nejuniverzálnější produkt pro správu dokumentů. Funguje totiž v cloudu a protože je z dílny firmy Asseco Solutions, která zásadně podporuje otevřenost systémů, je možné jí propojit i s dalšími systémy.
Již předchůdce Spisky se osvědčil v náročném prostředí sektoru veřejné správy, kde jsou extrémně vysoké legislativní nároky na evidenci i katalogizaci dokumentů. Funkcionality Spisky jsou skutečně obsáhlé. Vedle zmíněného přijetí, odeslání a podání dokumentů umí například vytvořit elektronický podpis ve formátech PAdES, CAdES, XAdES včetně přidání časového razítka. Tento podpis umí v rámci zemí Evropské unie ověřit dle nařízení eIDAS a takto ověřené dokumenty důvěryhodně uchovat. Zároveň Spiska zná celoevropská pravidla zachycující dědičnost a hierarchii dokumentů včetně povinných metadat a XML schémat. Komplexní správa dokumentů by nebyla kompletní bez digitálního skartačního řízení. To znamená hlídání skartačních lhůt, tvorba SIP balíčků i automatická skartace spisů určených ke skartaci.
Základem je propojení
Službu je možné napojit na MS Office, což umožňuje vytvářet vlastní šablony. Tím však možnosti propojení Spisky s dalšími službami zdaleka nekončí. Za zmínku stojí například možnost propojení s CzechPOINT pro automatické získání čísla jednacího a pro evidenci výpisů z ISVS a pro autorizované konverze pro digitalizaci dokumentů. Spiska je tedy ideálním pomocníkem a všestranným nástrojem pro správu dokumentů od jejich přijetí, přes vyřizování, evidenci i skartaci.
Mezi uživatele Spisky najdeme například město Choceň a obec Napajedla. Dalšími uživateli jsou například Ústav hematologie a krevní transfuze, Elektrotechnický zkušební ústav, Česká televize a řada komerčních společností. A počet uživatelů spisové služby se s nástupem digitalizace veřejné sféry bude rozrůstat.
Nejen pro veřejnou správu
Čím dál větší zájem je o systémy spisových služeb i v komerční sféře, protože od ledna 2023 se ze zákona povinně zřídí datové schránky více než dva miliony subjektů, kteří jí dosud neměli. Prakticky jde o všechny subjekty vedené v Registru osob. Automatické zřízení DS jim přinese také řadu nových povinností, s kterými se podnikatelé budou potýkat, jak při samotné obsluze a evidenci elektronických dokumentů, tak při jejich následné archivaci či skartaci. Nasazení elektronického systému spisové služby je tedy logickým krokem, jak v dokumentech udržet pořádek a zároveň dodržet legislativní povinnosti s tím spojené.
Komu tedy Spisku doporučit? Spiska je vhodným řešením pro všechny organizace, jež ocení jednotný systém pro zpracování dokumentů. To vedle rychlého přístupu znamená i větší pořádek v datech. Zavedením systému Spiska získají uživatelé jistotu, že jejich digitální či analogové dokumenty splňují všechny zákonné požadavky a technologické i bezpečnostní nároky kladené na systémy spisových služeb.
Autorka článku je produktová manažerka Helios pro veřejnou správu.
březen - 2024 | ||||||
Po | Út | St | Čt | Pá | So | Ne |
1 | 2 | 3 | ||||
4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Formulář pro přidání akce