Prakticky všechny firmy jsou závislé na datech a informacích, nejčastěji v podobě dokumentů. Během posledních deseti, patnácti let došlo ve způsobu práce s dokumenty k výrazně změně. Uživatelé vyžadují řízení přístupu, vzdálený přístup, podporu spolupráce, vysokou bezpečnost, správu verzí... Způsobem, jak chaos transformovat v řád jsou v takových případech tzv. systémy pro správu dokumentů.

Různorodost, kam se podíváš

Firemní dokumenty nejsou zdaleka jednotné, v praxi se setkáváme se stovkami různých typů a formátů. Od textových souborů přes tabulky a obrazové formáty až třeba po multimédia a dokumenty specializovaných aplikací – například technické výkresy. Některé z těchto dokumentů mají strukturovanou podobu, jiné jsou naopak nestrukturované.

Mnohé firmy využívají pro správu dokumentů ukládání do adresářů/složek, často na lokálních počítačích zaměstnanců, občas na sdíleném úložišti, výjimečně v cloudu. Nejde však o příliš efektivní systém - pokles efektivity každodenní práce při větším počtu a velikosti dokumentů je prokazatelný a činí desítky minut denně na jediného pracovníka. A o pokročilých možnostech nebo automatizaci workflow napříč celým životním cyklem dokumentu nemůže být v takovém případě ani řeč.

DMS? DMS!

Systémy pro správu dokumentů, Document Management Systems – DMS, zefektivňují a automatizují jednotlivé části dokumentových workflow a uživatelům na všech možných úrovních zpřístupňují širokou škálu pokročilých funkcí.

Zásadním přínosem DMS je využívání centrálního úložiště dokumentů, které umožňuje snadné ukládání, vyhledávání, distribuci i zabezpečení dokumentů. Díky podpoře standardizovaných rozhraní lze systémy pro správu dokumentů propojit například s tiskárnami a skenery. DMS řeší ještě jednu důležitou oblast – bezpečnost včetně snadného vynucování bezpečnostních politik. Důležitá je i podpora elektronických podpisů.

Pojďme na to s Therefore!

Příkladem úspěšného DMS je Therefore společnosti Canon, který je dostupný v různých edicích pro různě velké společnosti – od personální edice pro individuální uživatele až po variantu Business Edition, která je vhodná i pro největší společnosti. Díky podpoře platformy MEAP může Therefore využívat různá multifunkční zařízení, k dispozici je i otevřené rozhraní pro integraci s dalšími aplikacemi.

Therefore je modulární systém, který využívá několik základních komponent. Běžní koncoví uživatelé nejčastěji využívají aplikaci Therefore Navigator, která slouží k vyhledávání, získávání, seskupování a třídění dokumentů – jde o obdobu průzkumníka z operačního systému Windows. Důležitou výhodou Therefore je podpora vzdáleného přístupu pomocí webového prohlížeče, který zajišťuje komponenta Web Access. Součástí systému je i prohlížeč dokumentů Therefore Viewer, který přímo podporuje na 250 různých formátů dokumentů. Slouží nejen k prohlížení souborů, ale také k zadávání poznámek u jednotlivých dokumentů.

Produkt? A služby!

Správa dokumentů se ovšem netýká jen konkrétního produktu – ve skutečnosti jde o filosofii a ekosystém služeb s přidanou hodnotou. Mezi tyto služby, které pro práci s dokumenty poskytuje společnost Canon, patří například centrální tisk, všeobecná podpora kancelářských prostředí, tvorba dokumentů na zakázku, vytěžování dat i optimalizace firemních procesů pro práci s dokumenty. Zákazníci tak pro zajištění svých procesů mohou využít outsourcing i rozsáhlé konzultace.

Možnosti pro efektivní řešení problémů se správou dokumentů tedy existují. Je na každé firmě, zda se rozhodne zůstat v zajetí zastaralých paradigmat, nebo využije moderních technologií. Padne-li rozhodnutí pro systém Therefore a související služby společnosti Canon, mohou uživatelé těžit ze všech důležitých výhod DMS. A tyto výhody lze shrnout do třech pojmů – efektivita, úspornost a zabezpečení. Je snad někdo, kdo by tento trojlístek neocenil?

Ľudovít Marcinčín