Dokáže ulevit od administrativy, zrychlit jednání se zákazníky nebo zaznamenávat data z výroby a vývoje. Je možné ji nasadit jako cloudovou službu, objem práce robotů může být přizpůsobován aktuálním potřebám, ale především: roboty jsou dnes díky umělé inteligenci (AI) učenlivé a zvládají i komplikované úkoly.

Právě učenlivost je klíčový faktor, díky kterému RPA zažívá boom. Roboty totiž dokážou samy vykonávat i poměrně náročné opakující se úkoly. Na rozdíl od zaměstnanců je tato rutina neunavuje, pracují nepřetržitě a nedělají chyby. Obohacení RPA o umělou inteligenci umožňuje automatizovat finanční a účetní procesy, které dříve vyžadovaly lidský zásah. Inteligentní řešení může například předpovídat budoucí růst prostřednictvím analýzy historického výkonu a široké škály trendů a tržních proměnných. Díky tomu lze zvýšit efektivitu firmy, ušetřit a ještě umožnit zaměstnancům věnovat se kreativním činnostem. Na trhu je vícero druhů RPA systémů, je proto vhodné poradit se se zkušeným partnerem, který vám dokáže poradit s výběrem systému nejlépe odpovídajícímu potřebám vaší firmy.

Roboty dokážou pracovat s několika programy najednou

RPA robot je jednoduše inteligentní software, který ovládá aplikace na PC stejně jako běžný uživatel, tj. používá stejná rozhraní jako člověk. RPA roboty si můžeme představit jako virtuální pracovníky, kteří vykonávají nudné, rutinní úkoly, které by normálně vykonávali zaměstnanci. (Vhodným příkladem takového řešení je například IBM Robotic Process Automation with Automation Anywhere). Inteligentní roboty mohou provádět procesy zahrnující více programů, systémů, více cloudových řešení a dokonce i služeb SaaS (Software-as-a-Service). Softwarové roboty se dynamicky adaptují na uživatelská rozhraní stejně jako lidé. A navíc lze každou akci, kterou provede robot, automaticky zkontrolovat. To zaručuje větší náhled na kvalitu, efektivitu a účinnost procesů a má za následek snížení počtu lidských zásahů a nižší míru chybovosti.

Virtuální pracovníci jsou ideální pro reporting či zaznamenávání procesů

Inteligentní roboty nacházejí uplatnění především ve vyplňování formulářů, reportingu, kopírování údajů z jednoho systému do druhého, párování a ověřování správnosti faktur a podobné administrativní činnosti. Často tak bývají nejprve nasazeny v účetních, finančních a auditních odděleních nebo v oblasti HR, compliance či archivace dokumentů. Dokážou tak urychlit interakci se zaměstnanci i zákazníky a zrychlit poskytování vašich služeb. Své využití naleznou ale i ve výrobních podnicích, například mohou vytvářet kusovníky, a to včetně ověřování dostupnosti komponent a jejich kompatibility. Roboty se ale mohou zapojit i do procesu vývoje produktů: zatímco lidé kreativně vymýšlejí nové nápady, robot automaticky zaznamenává data a může je i analyzovat. Tým tak ušetří mnoho práce s vykazováním procesu, nic se neztratí a nezapomene, zpětná kontrola nebo návrat ze slepé uličky je snazší.

Nedigitalizované podklady? Žádný problém

Inteligentní řešení RPA může extrahovat nestrukturovaná data z naskenovaného dokumentu prostřednictvím funkce OCR (optické rozpoznávání znaků), dokáže stanovit, jaký typ informací dokument poskytuje, a pak použít příslušná data ke spuštění procesu, jako je např. generování faktury nebo žádost o souhlas s platbou. Inteligentní robot umí pochopit dokonce i nestrukturovaná data z e-mailů, obrázků a PDF, a dokonce dokáže zvládnout některé změny i bez školení – to se týká například aktualizací používaných aplikací.

Vysvětlete zaměstnancům, že roboty je nemají nahradit, ale pomáhat jim

Lidský faktor je stěžejní, a proto je potřeba, aby partner kromě implementace nabízel také spolupráci a podporu. Ideální je již od prvních dní spolupracovat s vašimi interními týmy na návrhu a vývoji robotů. Vyberte zaměstnance, kteří budou moci vytvářet vlastní roboty. Naučíme je snadno vlastní roboty navrhovat i uvádět do provozu, aniž by museli mít znalosti o programování. (To umožňuje například řešení IBM Business Process Management). Mohou se pak stát mentory, kteří s roboty interagují, učí je novým dovednostem, korigují je a schvalují či zamítají jimi navržené postupy.

Výhody zaměstnání robotů

• Snížení počtu chyb.
• Zvýšená rychlost interakce se zákazníky, dodavateli a partnery.
• Rychlejší, přesnější a nenáročný reporting.
• Zajištění ochrany osobních údajů a soukromí.
• Není nutno investovat do výměny stávajících IT systémů.
• Roboty můžete pořídit bez počátečních nákladů jako službu (As-a-service).
• Míru autonomie robotů určujete sami.

Úspory díky robotům

RPA ve finančním oddělení ušetří 50-70 %
Úspory nákladů ve finančních odděleních v důsledku automatizace často se opakujících úkolů. RPA může ušetřit firmám 25-50 % (podle nezávislého institutu IRPAAI – Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence). Atos má přímou zkušenost se specifickými pilotními projekty, během nichž bylo díky rychlé, snadné implementaci dosaženo ještě větších úspor (někdy dokonce až 80 %) a ještě vyšší návratnosti investic. Za těmito úsporami stojí kombinace několika faktorů, zejména snížení mzdové a časové režie při současném zvýšení kvality a míry plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů (tzv. compliance).

RPA nahradí až 800 člověkohodin měsíčně
Podle institutu IRPAAI může robot – když se vezme v úvahu jeho schopnost pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu rychlejším tempem – zastat práci dvou až pěti osob pracujících na plný úvazek. A do budoucna se dá očekávat ještě vyšší úroveň produktivity, protože technologie se vyvíjejí a promítají se do čím dál důležitějších procesů. RPA může být v kombinaci s LEAN myšlením ještě efektivnější. Značných přínosů již bylo dosaženo u pojišťovacích společností, které automatizovaly své procesy škodních událostí a pojistných smluv, a tím zajistily snížení počtu zaměstnanců a provoz 24/7, aniž by to mělo negativní dopad na kvalitu nebo na plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů.

IBM Business Process Management a RPA vedou k 30% úsporám nákladů
Evropská banka již automatizovala jednu ze svých frontendových služeb. K automatizaci využila řešení pro správu obchodních procesů, avšak potřebovala dále automatizovat i jiné úkoly vyžadující lidský zásah a omezující dostupnost těchto služeb na řádnou pracovní dobu. Díky využití RPA k automatizaci opakujících se úkolů byla banka schopna rozšířit svou pracovní dobu a vyhovět zvýšené poptávce. Navíc dosáhla 30% úspory nákladů a lepších zákaznických zkušeností.

Příklady robotizace v praxi

Modernizace procesu ověření dílů: Významný výrobce automobilů spolupracoval se společností Atos na zjednodušení procesu spouštění své montážní linky. Před začátkem výroby musela firma ověřit, zda byly do systému SAP zadány správné díly. V minulosti tento proces ověření vyžadoval setkání 10 až 15 osob. Díky spolupráci s Atos implementovala firma robota, který automatizuje ověřování a eliminuje potřebu schůzek. Pokud se vyskytnou problémy s daty, robot spustí servisní ticket, který je přiřazen příslušné skupině. Robot dále odesílá souhrnnou sestavu se stavem ověření příslušnému obchodnímu týmu. Díky tomuto řešení RPA může firma efektivně spouštět výrobu a má jistotu ohledně dílů. A členové jejího týmu mají volné ruce a mohou se věnovat jiným úkolům.

Urychlení procesu převzetí vozidla do vlastnictví: Společnost Atos implementovala řešení RPA, které pomáhá zkrátit časově náročný proces vyhledání vozidla za účelem jeho převzetí do vlastnictví. Jeden robot pročte seznam vozidel připravený k převzetí do vlastnictví a pak vyšle požadavek na lokaci. Druhý robot načte aktuální pozici vozidla a poté zašle v reálném čase GPS souřadnice a adresu příslušné osobě. Díky tomu se počet zpracovaných vozidel zvýšil z 200 na 1 600 denně. Robot vykonává práci za více než 6 osob pracujících na plný úvazek a ušetří organizaci 6 miliónů USD ročně.