3E PROJEKT se věnuje rekonstrukcím a pronájmu nemovitostí. Vlastní také síť kasin San Marco, několik restaurací a řemeslný pivovar Morava. Provozuje i vlastní franšízu.

Společnosti 3E PROJEKT patří i řemeslný pivovar Morava. Foto 3E PROJEKT

Faktury se ztrácely

Před nasazením iNVOiCE FLOW v lednu 2019 přicházela většina faktur do centrály 3E PROJEKT poštou. Recepční je naskenovala a přiřadila odpovědným lidem. Často se však stávalo, že se skeny nedaly zpětně dohledat – buď byly špatně přiřazené, nebo je recepční zapomněla nahrát do systému. Celý proces byl neefektivní a zabíral zbytečně moc času. Proto se management rozhodl zpracování faktur automatizovat a papírové doklady nahradit elektronickými.

Ze začátku měli zaměstnanci 3E PROJEKT obavy. Nebyli si jistí, jestli půjde nový software pro elektronickou fakturaci propojit s jejich informačním systémem Premier. Největší starosti pak měly účetní. Neuměly si představit, jak budou účtovat faktury, když je nedostanou k dispozici v papírové podobě.

Propojení se systémem Premier se podařilo

Obavy kolegů ze změny však vedoucí 3E PROJEKT neodradily. Stáli si za svým cílem zvýšit efektivitu práce a vybrali si řešení iNVOiCE FLOW od GRiTu. S dodavatelem měli dobrou zkušenost, protože už od něj používali Orion, který zajišťuje EDI komunikaci.

Samotné nasazení a propojení s informačním systémem Premier trvalo dva měsíce. Práce byla náročnější než obvykle, protože pod 3E PROJEKT spadá několik menších firem. Kvůli tomu musí systém rozpoznat, ke které firmě má konkrétní fakturu přiřadit.

Umělá inteligence se sama učí

Službu iNVOiCE FLOW pohání umělá inteligence, která z dokladů automaticky vyčítá údaje. Systém ví, na jakých místech se obvykle objevují informace jako IČ, variabilní symbol, částka k platbě a další.

Aby iNVOiCE FLOW při ostrém spuštění vytěžilo co nejvíce informací, zhruba měsíc funguje v testovacím režimu. Během něj umělá inteligence zjišťuje, kde jsou na fakturách dodavatelů potřebné údaje. „Bylo vidět, jak rychle se systém učí. Když nám teď přijde nový formát faktury, ani už nepotřebuje naši pomoc,“ uvádí Renáta Pavičová, ředitelka útvaru financí a majetku.

Úspora dvou pracovních míst

Nasazení iNVOiCE FLOW natolik usnadnilo zpracování dokladů, že v 3E PROJEKT mohli zrušit plánované výběrové řízení na dvě nové fakturantky, které kvůli rostoucímu množství faktur původně hodlali vypsat.

Doklady nyní chodí do firmy v elektronické podobě (většinou jako PDF příloha). Část dodavatelů už dříve posílala faktury e-mailem a pro ty se nic nezměnilo. S těmi, kteří posílali papírové faktury, se v 3E PROJEKT domluvili na změně.

„Zvládli to i menší dodavatelé, kteří nejsou příliš počítačově zdatní a neumí vystavit faktury v PDF. Třeba řemeslníci fakturu vytisknou, vyfotí a pošlou nám obrázek. Výhodou je, že iNVOiCE FLOW si automaticky poradí i s těmito soubory,“ říká Renáta Pavičová.

Hodnocení

S iNVOiCE FLOW jsou v 3E PROJEKT spokojení a těší se na nové funkce, které bude GRiT do softwaru implementovat. Jednou z nich je například vyčítání položek dokladů, což jim ještě víc usnadní každodenní práci.

„GRiT se aktivně zajímá o to, jak se zákazníkům systém používá. A na základě zpětné vazby do systému přidává novinky. Z toho soudím, že z GRiTu nikdy nebude ustrnulý dinosaurus. To je pro nás velmi důležité, protože potřebujeme dodavatele, který systém podporuje dlouhodobě a neustále ho rozvíjí,“ dodává výkonná ředitelka Šárka Macurová.