včetně takových vychytávek, jako je správa verzí, vynucení schvalovacího procesu, sjednocení formátů nebo třeba zajištění archivace dle legislativních požadavků. Vlastnosti DMS systémů mohou být pro někoho trochu abstraktní, zkusme si proto pomoci s jednoduchým a snadno srozumitelným příběhem.

Martin pracuje ve středně velké společnosti jako projektový manažer. Často komunikuje uvnitř i vně firmy, připravuje různé dokumenty, zajišťuje kontrolu dohodnutých plnění apod. Nejnověji dostal za úkol postarat se o realizaci projektu dodávky jisté skupiny produktů, které jeho firma vyrábí – součástí budou ale i další samostatné prvky, které nakoupí a prodají zákazníkovi.

Úplně na začátku musí připravit smlouvu pro odběratele, do které je nutné zapracovat i podmínky subdodavatele. Ve firmě využívají systém eDoCat od české firmy Onlio, která jej postavila na komunitní verzi platformy Alfresco a vytvořila tak mocný DMS nákladově dostupný i pro malé organizace. V přehledném uživatelském rozhraní si Martin vybere vhodnou šablonu a do dokumentu s automaticky vytvořenou kostrou doplní všechny potřebné údaje a aktuální podmínky. S každým uložením nového znění dokumentu eDoCat automaticky zajistí vytvoření nové verze, aniž by se o to Martin musel starat.

V dalším kroku musí Martin poslat smlouvu ke kontrole někomu z realizačnímu týmu. V eDoCatu spustí workflow na kolegy z týmu, napíše, co přesně potřebuje, stanoví termín a čeká na odpověď – během té doby ale může dělat samozřejmě něco dalšího, přitom ale může v eDoCatu sledovat přibývající připomínky kolegů. Z připomínek realizačního týmu vyplyne, že se Martin musí dokonce vrátit k jedné z předchozích verzí návrhu. Díky DMS je to snadné, stačí si vybrat. Po několika kolech připomínek je po technické stránce dokument připravený s tím, že v systému jsou jednotlivé změny zdokumentovány.

Martin má sice povědomí o legislativních náležitostech, ale ví, že smlouvu musí ještě posvětit právní oddělení. Z tohoto pohledu se nemusí o nic starat, protože ve chvíli, kdy byl dokument doladěný po technické stránce, automaticky odešel ke kontrole právníkům. Měli jeden dotaz ke specifikaci, a tak bylo nutné návrh vrátit do stavu pro kontrolu realizačním týmem. Organizačně to byla ale hračka, DMS systém se o vše postaral vlastně sám – včetně informování jednotlivých zainteresovaných osob, že mají něco udělat.

Nyní zbývá poslat smlouvu odběrateli. Po definitivním schválení je návrh automaticky zaslán podle předem definovaného workflow k podpisu – mimochodem, pokud by Martin pracoval ve veřejné instituci, eDoCat by smlouvu dokázal nahrát i do registru smluv. Posledním krokem v této fázi je pak vytvoření pokynu pro realizační tým o zahájení prací.

Spolu s dokončením projektu přijde Martinovi informace o tom, že je vše hotovo a zpřístupněny jsou mu i podepsané předávací protokoly a dodací listy. Ty jsou vytvořené a spravované také v DMS, přehledně připojené k projektové dokumentaci. Martin vše překontroluje a dává pokyn k fakturaci – k čemuž opět využije …

Uvedený příběh je zjednodušenou realitou každodenního života mnoha zaměstnanců pracujících s papírovými či elektronickými dokumenty. Popsané workflow lze pochopitelně realizovat i bez DMS systému, ale komplikovaněji, pomaleji, nekontrolovatelně, s většími nároky na zdroje včetně celkových nákladů a hlavně méně přehledněji a s podstatně větším rizikem chybovosti. A o to určitě nikdo nestojí.

Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio.