Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici je propracovaná IT podpora v podobě systémů pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow (anglický ekvivalent DMS – Document Management System). Může jít o komerční uzavřený produkt, anebo o řešení využívající open source technologie – jako je DMS eDoCat, který společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. To přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka.

Charakteristické pro nejlepší DMS systémy pro řízenou dokumentaci jsou nejen podpora dokumentových workflow, ale také úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu společnosti. DMS si přitom musí poradit i se složitější organizační strukturu větších firem a s řízením procesu prokazatelného seznámení s dokumentací i u pracovníků, kteří se nachází ve více než jedné roli.

Bez struktury to rozumně nepůjde

Možnost zautomatizovat a řídit práci s dokumenty podle organizační struktury je důležitá jak pro efektivní zajištění tradičních funkcionalit DMS systémů (např. zaměstnanec se dostane jen k tomu, k čemu má), ale i pro ulehčení každodenních starostí manažerů kvality. Například díky tomu, že umožňuje hlídat platnost dokumentů vůči konkrétní skupině a prokazatelně sledovat, zda se její členové s potřebnými dokumenty seznámili. Kdy, s jakou konkrétní verzí, zda s doplňujícím obsahem platným pouze pro danou organizační jednotku apod. Jinak řečeno, dokumenty jsou svázány s konkrétní skupinou odpovídající struktuře organizace a DMS při „svých činnostech“ tuto vazbu důsledně zohledňuje.

Pokročilé možnosti směrem ke struktuře má i systém eDoCat, mimo jiné také v jednom ze svých nejnovějších modulů s názvem Distribuční listy. Tento modul podporuje automatizované vykonávání jak opakovaného, tak i jednorázového oběhu dokumentů právě dle struktury organizace – pomocí DMS eDoCat tak lze naplánovat a prokazatelně kontrolovat seznamování s nepravidelně aktualizovanými směrnicemi, povinnými dokumenty opakovaně předkládanými jednou za rok apod.

Modul Distribuční listy je neocenitelným pomocníkem zejména v situaci, kdy do organizační struktury instalujete nového zaměstnance. V takové situaci manažer kvality běžně zodpovídá za to, že se nový pracovník prokazatelně seznámí s veškerou dokumentací, která odpovídá jeho organizačnímu zařazení, kompetencím nebo náplni práce.

Řízení se vším všudy

Užitečnou funkcionalitou modulu Distribuční listy je eskalace případných problémů – ať již neseznámení se s požadovanými dokumenty nebo třeba atypicky dlouhé prodlevy mezi výzvou a přečtením – na vedoucí pracovníky (opět podle organizační struktury). Samozřejmostí je sledování jak na úrovni skupin, tak i konkrétních osob. Manažeři kvality dostávají do rukou mocný nástroj, který mohou využívat i na další procesy, jako je například sledování povinných servisů přístrojů apod.

V této souvislosti je nutné vyzdvihnout jeden důležitý fakt – organizace musí v rámci své činnosti splnit celou řadu zákony i předpisy daných požadavků. A v drtivé většině případů musí být zodpovědné osoby schopné prokázat, že ke splnění těchto povinností skutečně došlo. Na první pohled se to může zdát jako samozřejmost, ale v případě nesystémového přístupu se dříve nebo později mohou začít nejen manažeři kvality ve svých agendách ztrácet. Systémy DMS jsou mocným nástrojem i v této oblasti, vedle přesného sledování i díky vysoké míře prokazatelnosti typu kdo, kdy, kde. Nechybí ani možnosti archivace a dlouhodobé historie mnoho let zpátky, tedy podstatně déle, než vyžaduje i mnohdy přísná legislativa.

Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za management kvality. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle představ prakticky každé organizace a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení.

Zavedení DMS systému nemusí být nákladnou záležitostí, zde uváděný eDoCat je možné provozovat v tradičním on-premise modelu i formou pronajímané služby. Spolu s postupující digitalizací je navíc takřka jisté, že bez DMS to v budoucnu nepůjde – tak proč nezačít co nejdříve?

Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio.