Digitalizace je jasným trendem i z pohledu pražského centra: zatímco před lety přijímalo 70 % dokumentů v papírové podobě a 30 % v elektronické, dnes je to přesně naopak.

Koho se týká a proč?

Automatizovaným zpracováním faktur (invoice processing) se firmy vyhnou jejich manuálnímu vyřizování, které je neefektivní, časově náročné a náchylné k nákladným chybám často vlivem lidského faktoru. Mezinárodní logistická společnost DBSchenker poté, co se stala klientem pražského centra, zkrátila dobu zpracování faktur na polovinu. Digitalizace tak šetří nejen čas, ale i pracovní síly, což je v době, kdy firmy velmi obtížně shánějí nové zaměstnance, klíčové. Mezi další klienty centra patří například společnosti Hertz, CBRE, Innogy, DXC Technologies, Allianz CZ či Unicredit Leasing.

Moderní přístup zároveň přináší výhodu lepší kontroly nad finančními toky firmy a snížení sankcí za opožděné platby. Podniky získají také lepší přehled a podklady pro kvalifikovanější rozhodování či průkaznější záznamy pro případ kontroly. Díky nejvyšším standardům certifikace ISO jsou data v dokonalém bezpečí a celý systém v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Kvůli novému nařízení Evropské unie, které začne platit letos v květnu, pražské centrum nastaví bezpečnostní procesy pro automatické mazání nebo kódování zákaznických dat.

Proč Canon?

Ročně Canon Delivery Centre, které nedávno oslavilo 10. výročí, má pobočku také v Ostravě a zaměstnává asi 80 lidí (z toho přes polovinu hendikepovaných), projde přes 10 milionů faktur (60 % zahraničí, 40 % Česko). Celkem jde zhruba o 25 milionů stránek.

Jak to děláme?

A jak vypadá celý proces automatizovaného zpracování faktur? Na jeho začátku stojí příjem faktur v různých formátech, digitálních i papírových, jež jsou sváženy z PO boxů. Papírové faktury jsou oskenovány, údaje automaticky zaznamenány. Následuje několika úrovňová kontrola dat vytěžených hodnot a zajišťování bezchybného párování s databází dodavatelů včetně řádkových položek. Zákazník dostane předschválené faktury, které je možné rovnou zaúčtovat. Všechny faktury jsou pak archivovány a celý proces zpracování je monitorován včetně zajištění backoffice procesů jako jsou tracking faktur, jejich dodání zpět zákazníkovi anebo případná skartace.