Už nezvládáte nápor úkolů a řízení projektů je čím dál náročnější? Možná vás napadlo pořídit do firmy interní systém, který vám práci usnadní. Mnozí lidé se ale obávají, že přechod na něj by stál jejich společnost nejen finance, ale i drahocenný čas. Investice do kvalitního interního systému pro řízení projektů se vám však vyplatí a žádné velké překážky vás ve finále nečekají.

Můžeme říct, že při přechodu na systém pro řízení projektů je v drtivé většině vše bez komplikací. Již za pár dnů po převodu všichni vědí, co mají dělat, znají termíny i návaznosti aktivit a zvládají svou práci bez problémů. A všem pracovníkům se zároveň uleví, protože vědí, že svou práci stihnou a nikde jim neutečou důležité informace.

Jak dlouho trvá integrace systému

Hladký přechod na nový systém je k cestě za vaší klidnější prací tím nejdůležitějším. Proto se vždy snažíme s klienty předem probrat, co je čeká a jak dlouho bude implementace trvat. Záleží však na náročnosti operací ve vaší firmě, na množství položek, které bude systém zahrnovat a také na počtu pracovníků. A tak je doba implementace individuální záležitostí.

Nemusíte se však obávat. V drtivé většině případů je přechod bez zádrhelů. Pracovníci jsou na všechny potřebné funkce předem vyškolení, a tak mohou po nasazení do firmy se systémem pracovat bez zbytečné prodlevy.

Jak probíhá nasazení systému do firem

V první fázi si povíme vaši představu o tom, co by měl systém umět, kdo všechno ho bude při své práci používat a jakým způsobem. Bude tak jasné, jaké role budou lidé ve firmě při používání systému mít. Z toho vyplyne, jaké funkcionality budou pracovníci potřebovat pro efektivnější práci a také to, jak u vás ve firmě v současné chvíli probíhají projektové procesy. Můžeme díky tomu vše uzpůsobit a připravit školení pro všechny, kteří přijdou se systémem do kontaktu.

Pokračujeme s migrací dat a pokud je potřeba, integrací s dalšími systémy. Následným krokem je příprava základního nastavení systému a příprava projektových šablon a šablon vašich tiskových dokumentů. Pilotní provoz, ve kterém si vše vyzkoušíte a ujistíte se, že je vše intuitivní a jednoduché, probíhá s několika klíčovými uživateli. Tím si vyladíme procesy, sestavy a také důležitá oprávnění. Následně zaškolíme zbytek pracovníků, aby si se systémem rozuměli, a můžeme vyrazit do ostrého provozu!

3 kroky k přípravě na nový systém:

Možná vás napadá, co vy sami můžete udělat pro to, aby byl přechod na nový systém pro řízení projektů co nejjednodušší.

1. Všem klientům doporučujeme otestovat si systém na vlastní kůži. K tomu vám poslouží 60denní testovací verze, která je pro vás zdarma.
2. Dalším krokem, který vám usnadní celý proces, je stanovení jasného cíle nasazení systému. Hned na začátku si proto ve své firmě řekněte, na co se má implementace soustředit a jaké kroky můžeme odsunout do pozdějších etap. Rozdělíme si tak jednotlivé fáze.
3. Stanovte si někoho, kdo bude mít nasazení systému na starosti. Je dobré, aby k tomu měl dostatek zkušeností a pravomocí. Nejde totiž jen o nasazení software, ale také o velkou změnu při organizaci práce. Zároveň zvolte někoho, kdo dokáže zároveň takovou změnu kvalitně komunikovat dovnitř firmy.

A co je nejdůležitější? Budeme s vámi!

Nejdůležitější je pro vás to, že při přechodu na nový firemní systém nebudete sami. Nenecháme vás se utopit v záplavě dat a nedovolíme zmatečným procesům se vetřít zpátky do organizace práce. Budeme s vámi od prvotní konzultace až po nasazení do ostrého procesu, vše vám vysvětlíme a přizpůsobíme vaší práci na míru.