facebook LinkedIN LinkedIN - follow

6 tipů pro zvýšení firemní produktivity

Který vlastník nebo manažer by nechtěl produktivnější firmu. Ale jak na to? Nabízí se řešení přes tzv. business process improve­ment, tedy skrze vylepšování či optimalizaci obchodních procesů. Taková iniciativa pomůže zlepšit a zefektivnit pracovní postupy a procesy nebo jasně nastavit odpovědnosti zaměstnanců.


Pokud firma trpí nedostatky ve svém workflow (nejasné postupy projektů, neuspokojivé zkušenosti zákazníků nebo nekonzistentní výkon), je na čase uvažovat o spuštění iniciativy pro vylepšení procesů.

Zlepšete firemní produktivitu vylepšením řízení procesů

Kdy byste měli uvažovat o vylepšení podnikových procesů uvnitř vaší firmy?

Nedostatky ve workflow mohou vznikat a zhoršovat přirozeně s tím, jak firma roste. Když se firma rozšiřuje, musí se vypořádat s větším počtem zákazníků a zakázek, což může vést ke zvýšení složitosti interakcí a potřebě sdílení informací mezi více zaměstnanců. Stejně tak, u větších týmů s komplexnějšími pracovními postupy může docházet k nejasnostem v odpovědnostech zaměstnanců či nepřipravenosti řídit komplexní projekty a kontrolovat stav jejich realizace.

Manažeři a členové týmu se mohou potýkat s různými překážkami ve workflow, což může mít následující důsledky:

  1. Vedení projektů se může potýkat s problémy při řízení projektů, což může vést k nejistotě ohledně skutečného progresua stavu projektu a nejasnostem v odpovědnostech zaměstnanců.
  2. Zákaznické zkušenosti se mohou zhoršovat, protože zákazníci nemají jasno v tom, co mohou očekávat a produkty nebo služby mohou být dodány pozdě nebo v neuspokojivé kvalitě.
  3. Nekonzistentní výkon se může stát normou, což může vést k nespokojenosti zákazníků a špatné pověsti firmy.

Všechny tyto symptomy jsou indikátorem, že je třeba vylepšit procesy a přistoupit k efektivnějšímu řízení práce v rámci firmy.

Tip: Nebojte se změn. Přesvědčte se, že procesní řízení není žádná atomová věda.

Jaké jsou přínosy zavedení lepšího řízení firemních procesů?

Iniciativa pro vylepšení obchodních procesů zlepšuje efektivitu vašich procesů a odhaluje překážky a příčiny zpomalení či frikce. Zavedení iniciativy pro vylepšení podnikových procesů má následující přínosy:

  1. Zvýšení produktivity tím, že se odstraňují zbytečné nebo zbytečně pracné procesy. Můžete se tak soustředit na důležitou práci s vysokou přidanou hodnotou.
  2. Méně chyb a potenciálních rizik díky jasně definovaným pracovním postupům a odpovědnostem jednotlivých zaměstnanců. Už se vám tak nestane, že neobdržíte včas nekom­plet­ní nabídku pro klienta, kterou zpracovával váš kolega.
  3. Vyšší spokojenost zaměstnanců, kteří mohou věnovat více času smysluplné práci.
  4. Vyšší spokojenost zákazníků díky zlepšenému řízení obchodních procesů.
  5. Zvýšená rychlost a flexibilita díky jasně definovaným procesům, což umožňuje snadnější rozšiřování firmy. Můžete například automatizovat opakované procesy, ušetříte tak čas a omezíte chyby.

Jaké problémy vznikají při vylepšování obchodních procesů?

Optimalizace procesů může zvýšit produktivitu zaměstnanců, ale může se s ní také pojit několik překážek při implementaci.

Tři z nejpalčivějších jsou:

  1. Nejasné cíle a očekávání. Vaším cílem při zavádění optimali­za­ce by měl být alespoň jeden z těchto dílů: lepší zkušenost a spokojenost zákazníků, zvýšení produktivity zaměstnanců, zrychlení dodacích lhůt a snadnější škálovatelnost.
  2. Špatný přístup k řízení a optimalizaci procesů. Firemní software byste měli využívat, aby vám pomáhal dosáhnout vašich cílů snadněji, neměl by je však určovat. Zároveň byste měli používat jeden efektivní firemní nebo projektový software pro celou firmu. Používat několik různých aplikací/softwarů, není efektivní.
  3. Nedostatek interních dovedností. Další výzvou v rámci optimalizace procesů je nedostatek potřebných dovedností; mnoho firem postrádá interní odbornost pro efektivní implementaci řízení a zlepšování procesů.

Jak zvýšit produktivitu pomocí vylepšování obchodních procesů

Zde je šest kroků ke zvýšení produktivity vaší organizace pomocí iniciativy vylepšování firemních procesů.

  1. Definujte si plán pro vylepšování procesů
    Samotné vylepšení procesů je procesem samo o sobě, který má své kroky a nástroje. Prvním krokem je navrhnout jasný plán ke změně, kde by měly být stanoveny cíle, nástroje a systémy, které budou použity, a obchodní cíle, kterých se budete snažit dosáhnout.
  2. Zmapování obchodních procesů
    Poté, co máte plán, je důležité zmapovat obchodní procesy a podrobně prozkoumat každou fázi. Tímto způsobem můžete identifikovat nedostatky a hledat způsoby, jak je zefektivnit nebo automatizovat. Při tomto kroku je dobré zapojit i střední a nižší management, např. vedoucí týmů, aby určili místa, kde vznikají problémy, a aby bylo možné se zaměřit zblízka na neefektivní činnosti.
    V některých případech nemusí být procesy zcela automatizo­va­tel­né, ale i tak může být užitečné automatizovat některé fáze, což může ušetřit čas a zdroje a zvýšit efektivitu.
  3. Analýza procesů a identifikace chyb
    Dalším krokem je analýza formálních procesů s cílem identifi­ko­vat chyby a nalezení prostoru pro vylepšení. Formální pro­ce­sy jsou ty, které mají stanovené postupy, dokumentaci a kroky, například zasílání faktur klientům nebo správu citlivých dat o klientech. Tyto procesy mohou mít své kroky již nasta­ve­né, ale má smysl přezkoumat postupy ke zvýšení efektivity a omezení chyb a nadbytečných činností. Automatizace obchodních procesů může umožnit automatické fakturování klientům ve vybraných intervalech nebo zpracování interních pohledávek.
  4. Zapojte i vedení firmy a širší tým
    Je také důležité, aby bylo vedení firmy i samotní zaměstnanci zapojeni do procesu optimalizace. Týmy, které se přímo podílejí na daných procesech, mohou být v nejlepší pozici, aby poskytly užitečné nápady na vylepšení. Zajistěte, aby byli zaměstnanci motivováni ke sdílení svých nápadů a aby měli prostor k inovaci.
    Kromě toho je nezbytné, aby byly výsledky procesu optimali­za­ce dokumentovány. Takové dokumenty by měly zahrnovat popis provedených změn, jakmile byly implementovány, jaké výhody přinesly a jaké problémy byly vyřešeny. Tento dokumentační proces pomůže udržovat záznam o výkonnosti procesů a bude sloužit jako základ pro budoucí vylepšení.
    V neposlední řadě je důležité mít na paměti, že proces vylepšování je kontinuální a nejlepší výsledky se často dosahují postupně. Vedení by mělo být trpělivé a trvale podporovat iniciativy vylepšování. Snažte se vytvářet prostředí, které podporuje inovaci a experimentování, aniž by se zaměstnanci báli selhání.
  5. Zaveďte ověřené techniky „business processimprovement“
    Existuje mnoho osvědčených metodik, které můžete použít k vylepšování procesů, například LeanThinking, TotalQuality Management nebo Six Sigma. Je důležité zvážit, jaká metoda nejlépe odpovídá Vašim podnikatelským cílům a struktuře.
    Pokud je tedy Vaše firma připravena zavést optimalizační ini­ci­a­ti­vy, je důležité zvážit, jak váš proces bude vypadat, pro­zkou­mat různé metodiky a vybrat si jednu (nebo více), která nejlépe odpovídá vašim podnikatelským cílům a struktuře.
  6. Využijte automatizaci obchodních procesů na maximum
    Automatizace oceníte především, pokud se vaše obchodní procesy opakují, jsou založené na určitých podmínkách či jsou pracné a zabírají vašemu týmu hodně času. Takové procesy jsou pak silnými kandidáty na automatizaci, která vám pomůže zefektivnit manuální úlohy, snížit náklady, zvýšit efektivitu a lépe se rozhodovat.

Zefektivněte své firemní procesy s Caflou

Caflou je all-in-one manažerský firemní systém, který umožňuje malým firmám získat kontrolu nad projekty, týmem i firemními financemi, díky čemuž zvýšíte profit a produktivitu firmy.

S workflow engine, kterým Caflou disponuje, můžete snadno automatizovat manuální činnosti, vykazování nebo vytvářet opakující se obchodní akce (např. projekty, faktury, úkoly s určitou frekvencí).

Caflou vám také umožní řídit důležité procesy na jednom místě. Efektivně tak můžete spravovat interní workflow, prodejní cyklus, řízení projektů, úkolů a času nebo ekonomiku firmy na jedné centralizované platformě.

Manažerský systém Caflou dále nabízí možnost sledovat nejen výkon firmy nebo projektu, ale také výkonnost zaměstnanců. Sledujte a měřte, které týmy – nebo členové týmu – vytvářejí pro vaši firmu největší příjmy pomocí ekonomických reportů Caflou.

Začněte vylepšovat své obchodní procesy s aplikací Caflou zdarma.