Pro koho je ideální?

Pro každou společnost, která potvrzuje velké množství dokumentů, nejčastěji smluv. Průkopníky jsou společnosti z oblasti financí, hlavně pojišťovny a banky. Nicméně elektronický podpis se ve světě prosazuje v oblasti utilit, telekomunikací, automotive, služeb, stavebnictví a realitním byznysu, logistice, retailu, administrativě, zkrátka všude, kde lze využít výrazných výhod řešení elektronického podpisu. Moderní řešení už spíš ignorují podpisové tablety, ale pracují s dotykovými mobilními telefony a běžnými tablety.

Hlavní výhody elektronického podpisu?

Elektronické podepisování je tzv. „bezpapírové“, a proto i rychlé, pružné (podepsat dokument mohou lidé nezávisle na sobě a na různých místech), šetří náklady, a nakonec i přírodu. Kromě toho umožňuje pohodlnou archivaci a správu dokumentů. Podpis se díky těmto i dalším výhodám postupně stává novým standardem potvrzování vůle.

Je z právního hlediska bezpečný?

Kvalitní řešení, jako je například InSign od společnosti Dreamview, splňují všechny parametry bezpečnosti, které stanoví pravidla Evropské unie i České republiky. Zmíněné řešení InSign má navíc i prestižní německé certifikace jako TUV a Bipro. Společnost Dreamview k tomu ještě disponuje několika posudky znalců v oblasti digitálního práva, které právní validitu elektronického podpisu InSign potvrzují.

Jak tedy přivést elektronický podpis do firmy?

Podívejme se na to, jak proces probíhá konkrétně v případě biometrického podpisu InSign od Dreamview. Na začátku specialisté z Dreamview vytvoří na počkání instanci aplikace v německém cloudu jak pro testovací, tak produkční využití, a poskytnou klientovi URL a přihlašovací údaje.

Tento server obsahuje jak vlastní GUI aplikaci pro vaše uživatele podpisu, kteří tak mohou okamžitě podepisovat, tak API přístup pro privilegované technické uživatele. Server a aplikace InSign je extrémně konfigurovatelná a většina změn probíhá za běhu serveru v administračním rozhraní. Server lze snadno nastavit tak, aby odpovídal požadavkům klienta (jako je logo, barvy, typografie či rozložení prvků), dál se klient o provoz nestará – vše je koncipováno jako služba, u Dreamview navíc s garancí téměř 99,99% dostupnosti služby.

Pro potřeby customizace lze webovou aplikaci InSign konfiguračně napojit na klientské SMS/e-mailové brány, time-stamping autority, LDAP/ AD pro autorizaci uživatelů, je možné dokonce i nahrát vlastní certifikáty pro šifrování a podpis dokumentů a plně nastavit konfiguraci vzhledu a podepisovacího flow a možností.

Pokud chce klient podepisovat ve vlastních systémech, je nejvhodnější srovnání s platební bránou – při platbě online dochází k přesměrování na obrazovku bezpečného poskytovatele plateb. Podobné je to v InSign, kde se však uživateli zobrazí podepisovaný dokument k přečtení, doplnění a podpisu a následně jej může podepsat. Po dokončení se vrátí automaticky do klientského systému/aplikace, a klientské systémy obdrží certifikované PDF, které obsahuje certifikáty, šifrovanou biometrii, metadata a další informace, které jsou klíčové. Toto PDF je pak třeba pouze uložit, nebo je ponechat ve dvojitě šifrovaném úložišti InSign nekonečně dlouho.

Je integrace složitá?

Ačkoliv je InSign velice sofistikovaný software, samotná integrace InSign serveru do klientské infrastruktury a systémů probíhá v několika jednoduchých krocích:

• Povolení prostupů – pokud je klientův business schovaný před vnějším světem za firewally a vnitřní sítí, je nutné zajistit si prostupy pro API na IP adresu, kterou Dreamview poskytne. Tuto adresu budou volat systémy via REST API a posílat si mezi sebou šifrovaná data.
• Rozšíření klientských systému – jak bylo zmíněno, veškerá integrace je stejně jednoduchá jako integrace na platební brány. S pomocí poskytnuté technické dokumentace lze integrovat volání InSign s pouhými 3 službami! První služba je /configureSession, která vrací unikátní URL, druhou službou je /checkstatus, ta slouží pro zjišťování stavu podepisování, a lze ji kompletně nahradit webhookem a konečně třetí služba je /getDocuments, která stáhne PDF dokumenty dle požadavků klienta.
• Business příprava dokumentů a tiskových šablon, které se budou podepisovat. Do nich je třeba doplnit podpisová pole, která se dají přidat jednoduše např. v Adobe Acrobatu. Pokud není možná úprava šablon, jednoduše se informace o podpisových polích přidají jako jeden atribut ve volání /configureSession a InSign doplní podpisová pole sám. V podpisovém procesu je také možné nechat uživatele přidat vlastní podpisová pole, kamkoliv bude chtít.

V principu je celý přestup na elektronické podepisování dokumentů technicky jednoduchý, jak ostatně dokazuje řada příkladů, kterými disponují například v už zmiňované společnosti Dreamview. Přechod k biometrii se zdá být neodvratný a zkušenosti společností, které už tento krok učinily, říkají, že čím dříve, tím lépe.