Společnost PRODECO je inženýrsko-dodavatelská firma orientovaná na dodávky a služby zákazníkům především na povrchových dolech a v tepelných elektrárnách. Projekty, na kterých pracuje, se časovou náročností pohybují v rozmezí týdnů až několika let. Dokumentaci k nim, včetně všech faktur, smluv a změnových řízení, mají přitom její pracovníci nyní k dispozici na jedno kliknutí. Díky Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn od společnosti NAVISYS.

Přístup k informacím byl alfou i omegou

Společnost PRODECO od počátku využívala podnikové informační systémy od lokálních výrobců. Ty však řešily pouze finanční řízení společnosti a nebyly schopny obsáhnout všechny procesy. Hlavní předmět podnikání firmy – řízení projektů a dodávek zařízení – tyto systémy nepodporovaly. S postupně narůstajícím objemem projektové dokumentace i elektronické a „papírové“ komunikace k jednotlivým projektům však absence přímého elektronického přístupu k informacím o projektech začínala být problematická. Nový management, který nastoupil v roce 2006, se rozhodl, že se tato situace musí změnit, protože bez aktuálních dat a rychlého přístupu k potřebným informacím už nebylo možné posouvat společnost dál.

Lokální řešení nebylo schopné se přizpůsobit

Firma zvažovala hned několik variant. Poté, co se implementace stejného systému, který používala mateřská společnost, ukázala jako časově i ekonomicky neefektivní, zkusila oslovit silného lokálního dodavatele, aby přizpůsobil svůj systém požadavkům, které firma měla. Jenže u něj nepochodila. Firma tak hledala jinou alternativu. Nový systém měl být dostatečně komplexní na to, aby pokryl všechny procesy, včetně projektového řízení a správy veškeré dokumentace k projektům v elektronické formě. Zároveň měl být schopen přizpůsobit se individuálním požadavkům firmy tak, aby si mohla zachovat svou hlavní konkurenční výhodu i desítky let budované unikátní know-how. Po několikaměsíčním hledání firma jako nejlepší alternativu vyhodnotila Microsoft Dynamics NAV – silné nadnárodní řešení s velkou mírou adaptability.

Microsoft Dynamics NAV jako podmínka

V roce 2009 bylo vypsáno výběrové řízení na dodávku právě Microsoft Dynamics NAV s cílem pokrýt všechny firemní procesy. Společnost NAVISYS nabídla kromě standardního ERP systému i vlastní oborové řešení BIZ4BuildIn, čímž řeší všechny klíčové procesy, od řízení obchodních příležitostí přes přípravu a realizaci zakázky, sledování a řízení projektů, řízení zdrojů a správu dokumentů až po řízení cash flow a controlling. Samozřejmostí je grafické plánování, včetně obvyklých Ganttových diagramů, a integrace kalkulačních systémů či integrace s intranetovým portálem na platformě Microsoft SharePoint Server. A právě tyto pokročilé funkce management společnosti PRODECO oslovily nejvíce.

Profil dodavatele

Společnost NAVISYS byla založena v roce 1997. Úspěšné implementace a kvalitní služby ji rychle posunuly mezi nejvýznamnější prodejce a implementátory Microsoft Dynamics NAV. V současné době působí především jako dodavatel komplexních vertikálních řešení pro oblasti logistiky dopravy, skladování, plánování a řízení výroby a projektově orientované společnosti. Společnost získala díky implementaci komplexního informačního systému ve společnosti PRODECO, a.s., prestižní cenu Microsoft Awards 2011 v kategorii Microsoft Dynamics ERP. V roce 2011 obdržel NAVISYS ocenění za své úspěchy a stal se členem Microsoft Dynamics PRESIDENT´S CLUB již podruhé během tří let.

Oborové řešení BIZ4BuildIn nabídlo vše

NAVISYS zahájil celý projekt implementace 1. července 2010. Ostrý start systému pak proběhl již 1. ledna 2011, tedy po pouhých šesti měsících. Microsoft Dynamics NAV výrazně usnadnil práci řady zaměstnanců. Reporting, který se dříve prováděl ručně do několika různých excelových tabulek, se nyní plně automatizoval. Výrazné ulehčení práce přinesl nový systém i pracovnicím finančního oddělení. Pravidelná finanční uzávěrka, na které se pracovalo dříve několik dní v měsíci, je teď hotová za jeden den. Vedení, které zhruba pětinu týdne tráví na cestách a obchodních jednáních, má nyní kdykoliv přístup ke všem informacím o dění ve firmě, a to do nejmenších detailů. Každý projekt, každou smlouvu, každou nezaplacenou fakturu má teď management k dispozici přímo v Microsoft Dynamics NAV během pár kliknutí.

Zdlouhavé hledání dokumentů zcela odpadlo

Největší posun, kterého si mohli všimnout i zákazníci a obchodní partneři společnosti PRODECO, však přineslo oborové řešení BIZ4BuildIn a integrace veškeré dokumentace k jednotlivým zakázkám přímo do prostředí Microsoft Dynamics NAV. Když nyní sedí obchodník na jednání se zákazníkem, může si ze svého notebooku ihned otevřít libovolný dokument vztažený k danému projektu, včetně například předávacího protokolu zaslaného poštou před dvěma lety. Zrychlilo se také jednání s obchodními partnery. Všechny informace o předchozích obchodních kontaktech, předchozí verze smluv nebo informace o vzájemném platebním saldu jsou hned k dispozici. Dříve přitom právě dohledávání papírových dokumentů bylo extrémně časově náročné. Získat k nim přístup přímo na jednání se zákazníkem nebo obchodním partnerem bylo prakticky nemožné. V desítkách šanonů s papírovými dokumenty nebylo jednoduché se vyznat. Díky elektronické podobě všech dokumentů lze v nich hypertextově vyhledávat, což značně usnadňuje zaměstnancům práci.

Nový systém pozitivně ohodnotili i auditoři

Společnost PRODECO klade velký důraz na profesionalitu a standardizaci všech procesů, má zavedený a certifikovaný Integrovaný systém řízení v rozsahu norem ČSN EN ISO 9001:2009, ČSN EN ISO 14001:2005, ČSN OHSAS 18001:2008. Právě důsledná dokumentace jednotlivých procesů a podrobné manuály výrazně pomohly urychlit celou implementaci Microsoft Dynamics NAV. Ten pak pomohl při recertifikaci pro ISO 9001. Auditoři navíc celou implementaci ohodnotili velmi pozitivně a potvrdili, že nový systém pomůže při dalším rozvoji firmy i z pohledu důrazu na standardizaci a dodržování nastavených procesů. Microsoft Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn tak zautomatizoval řadu klíčových procesů, výrazně zefektivnil oběh a zpracování projektové dokumentace a výrazně usnadnil získávání podkladů pro rozhodování managementu společnosti PRODECO.