- Přehledy IS
- APS (21)
- BPM - procesní řízení (23)
- Cloud computing (IaaS) (9)
- Cloud computing (SaaS) (29)
- CRM (49)
- DMS/ECM - správa dokumentů (19)
- EAM (16)
- Ekonomické systémy (68)
- ERP (87)
- HRM (27)
- ITSM (6)
- MES (32)
- Řízení výroby (47)
- WMS (28)
- Dodavatelé IT služeb a řešení
- Datová centra (25)
- Dodavatelé CAD/CAM/PLM/BIM... (40)
- Dodavatelé CRM (36)
- Dodavatelé DW-BI (50)
- Dodavatelé ERP (80)
- Informační bezpečnost (42)
- IT řešení pro logistiku (46)
- IT řešení pro stavebnictví (25)
- Řešení pro veřejný a státní sektor (26)
CRM systémy
Plánování a řízení výroby
AI a Business Intelligence
DMS/ECM - Správa dokumentů
HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů
EAM/CMMS - Správa majetku a údržby
Účetní a ekonomické systémy
ITSM (ITIL) - Řízení IT
Cloud a virtualizace IT
IT Security
Logistika, řízení skladů, WMS
IT právo
GIS - geografické informační systémy
Projektové řízení
Trendy ICT
E-commerce B2B/B2C
CAD/CAM/CAE/PLM/3D tisk
Nový level spisové služby úřadu
Spisová služba je páteřním systémem úřadu. Zároveň však chimérou, jejíž rozsah ztěžuje střednímu a vrcholovému managementu řízení úřadu. Jak se s ní popasovat, aby se stala „hodným sluhou“ a úřad se dostal na novou úroveň?
Základní pravidlo bohužel není jen jedno. Jedná se o celou řadu vzájemně souvisejících podmínek, které nakonec umožní vytvořit optimální řešení pro správu dokumentů. V prvé řadě je třeba mít spisovou službu napojenou na všechny související agendy úřadu. Je vhodné, aby k ní měl přístup každý pracovník, který s ní potřebuje pracovat a byla pro něj uživatelsky příjemná. Dodavatel spisové služby by měl garantovat, že byla naprogramována v souladu s platnou legislativou i pravidly Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) a umí komunikovat s dalšími agendami pomocí definovaného „obecného“ rozhraní. Neméně důležitá je možnost elektronické dokumenty dlouhodobě ukládat ve výstupních formátech a zajištění elektronického skartačního řízení. Vše by mělo vést k tomu, že budete moci v klidu spát, i pokud se ohlásí kontrola výkonu spisové služby ze strany místně příslušného archivu.
Systém však není vším. Podstatnou roli hraje také metodická podpora zpravidla poskytovaná dodavatelem. Jednou za čas lze vřele doporučit audit spisové služby, během kterého se zmapuje stávající stav, odhalí slabá místa a navrhne řešení, včetně například změny pracovních postupů, interní metodiky, spisového a skartačního plánu a spisového řádu. Důkladné proškolení zaměstnanců povede k dodržování pravidel často měnících se zákonných předpisů a jistotě referentů, že vědí, co mají dělat a jakým způsobem.
Pokud už máte takto perfektně vybudovanou základnu, je čas začít manažersky uvažovat nad daty, které spisová služba skrývá. K tomu poslouží Manažerský informační systém (MIS), resp. jeho část zaměřená na analýzu dat ze spisové služby.
Dozvíte se nejen o nakládání s dokumenty samotnými, ale také o lidském faktoru, který má na výkon obrovský vliv. Mezi údaje, které můžete zkoumat, patří například počet přijatých a vypravených písemností i počet stornovaných a neodeslaných vypravení na podatelně. Za jednotlivé odbory nebo celý úřad lze sledovat počty přidělených písemností, odpovědí na přidělené písemnosti či vlastní písemnosti. Můžete operativně reagovat na písemnosti po termínu, vyčerpaná časová razítka atd.
Veškerá data jsou přehledně zobrazena v grafech a tabulkách a umožňují pomocí prokliků zobrazit detailnější informace. Je tak možné zjistit, které odbory nebo konkrétní pracovníci jsou nejvíce vytíženi a výsledky v čase porovnat.
Informace o spisové službě v MISu nejvíce ocení vedoucí pracovníci, kteří získají nástroj podporující efektivní řízení úřadu. Mnoha referentům ušetří práci, protože nebudou muset vytvářet reporty, které druhý den už stejně nevypovídají o aktuálním stavu. Celkově tak nad páteřním systémem úřadu začne proudit nová energie, která může dostat úřad na nový level.
duben - 2024 | ||||||
Po | Út | St | Čt | Pá | So | Ne |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
29 | 30 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Formulář pro přidání akce