Skvělým základem pro zefektivnění dokumentových procesů jsou tzv. DMS systémy (Document Management System), které umí zajistit relativně snadnou centrální správu dokumentů i řízení jejich oběhu pomocí workflow.

Systémy DMS nachází uplatnění snad ve všech myslitelných odvětvích včetně zdravotnictví. To je v ledasčem specifické, ať již jde o charakter dokumentů, o zákonné povinnosti nebo třeba o ochranu dat – a zdaleka nejen osobních údajů. Sice záleží na tom, zda jde o malé zdravotnické zařízení nebo o velkou fakultní nemocnici, ale podstata je pořád stejná.

Směrnice i servis

Většinu z nás v souvislosti s dokumenty ve zdravotnictví napadnou lékařské zprávy. Zní to logicky, ale těžiště DMS systémů je v případě tohoto odvětví jinde. V řízené dokumentaci. Například při práci s interními směrnicemi a nařízeními, a to z pohledu jejich tvorby, distribuce i průkaznosti seznámení s obsahem. Skupiny dokumentů lze přiradit konkrétním profesím a s využitím funkcí DMS pro workflow řídit seznámení příslušných zaměstnanců s jejich obsahem. Samozřejmě je možné rozlišovat, zda jde o nové zaměstnance – a tedy o vstupní seznámení – nebo o stávající pracovníky, kteří musí projít periodickým proškolením. V některých organizacích jsou tyto procesy zajišťované v rámci e-learningového systému, ale vstupem či přímo obsahem studijního materiálu mohou být opět dokumenty uložené v DMS.

Systémy pro centrální správu dokumentů jsou výborným pomocníkem i při řízení péče o zdravotnickou techniku. Slouží např. k uložení protokolů z pravidelného prověřování zdravotnických přístrojů, od sterilizátorů až po radiodiagnostická zařízení. Drtivá většina těchto přístrojů vyžaduje pravidelný servis, o kterém je potřeba vést přesnou evidenci v intencích daných zákony i výrobcem. Systémy DMS lze využít nejen na uchovávání servisních protokolů, ale i na realizaci souvisejících procesů – od automatického oběhu objednávek až po sledování platnosti posledního osvědčení o způsobilosti přístroje.

Pomoc při komunikaci s pacientem

Lékařské zprávy v DMS nehledejme, na to mají zdravotnická zařízení svou vysoce specializovanou „výrobní“ aplikaci – to ale neznamená, že bychom se zde s „pacienty“ potkat nemohli. Systémy DMS ve zdravotnictví umí podpořit i komunikaci s pacienty v případě jejich stížností na léčebný postup, případně jako podporu pro řízené řešení jakýchkoli jejich dalších požadavků a dotazů. Administrativní pracovníci, ombudsman, lékaři, sestry i další zdravotnický personál mohou – v návaznosti na svoji roli a zapojení do daného procesu – využít všech výhod DMS, včetně schvalovacích koleček nebo správy jednotlivých verzí. Nicméně je nutné pochopit, že DMS systémy se při léčbě jako takové obvykle nevyužívají.

Někdy ale spojitost mezi DMS a poskytováním zdravotní péče najít můžeme – v systému mohou být obsaženy i dokumenty s tzv. informovanými souhlasy pacienta a ty již s primárním účelem existence zdravotnických zařízení souvisí. Obdobně mohou být touto formou spravovány i podrobnější popisy jednotlivých zákroků, obecné informace o léčbě apod.

DMS jako opěrný bod

Kvalitní zdravotní péče je neodmyslitelnou součástí naší civilizace a systém DMS může být jedním z opěrných bodů moderního zdravotnictví. Byť nepřímou formou účinné podpory naplňování interních nařízení, certifikačních požadavků včetně ISO 9001 i legislativních nároků. Od řízeného zpracování dokumentů až po jejich archivaci, od zajištění souladu s bezpečnostními směrnicemi včetně GDPR až po celkové zefektivnění provozu.

Pavel Nykl Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.