Skvělým základem pro zefektivnění interních procesů jsou specializované systémy pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, tzv. DMS (Document Management System), které umí zajistit relativně snadnou centrální správu dokumentů. Pokročilé DMS– jako je například DMS eDoCat české společnosti Onlio – jsou ještě trochu dál a zajišťují automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč celou organizací.

Pravděpodobně prvním typem dokumentu, který každého při diskusích o zdravotnictví napadne jsou lékařské zprávy. Těžiště DMS systémů ve zdravotnictví je ale jinde, právě v řízené dokumentaci. Mimo jiné při práci s interními směrnicemi a nařízeními z pohledu jejich tvorby, distribuce i průkaznosti seznámení s obsahem. Skupiny dokumentů lze přiradit konkrétním profesím a s využitím funkcí DMS pro workflow řídit procesy seznámení příslušných zaměstnanců s jejich obsahem.

Druhou velkou oblastí využití centrální správy dokumentů je péče o zdravotnickou techniku. Drtivá většina těchto přístrojů, od sterilizátorů až po radiodiagnostická zařízení, vyžadují pravidelný servis, o kterém je nutné vést přesnou evidenci v intencích daných výrobci i zákony. Systémy DMS lze využít nejen na uchovávání servisních protokolů, ale také na realizaci souvisejících procesů – od automatického oběhu objednávek až po sledování platnosti posledního osvědčení o způsobilosti přístroje. A v neposlední řadě také na zdokumentování prokazatelného proškolení obsluhy.

Přece jen pacienti …

Systémy DMS ve zdravotnictví umí podpořit i komunikaci s pacienty, např. v případě jejich stížností na léčebný postup, případně je lze využívat pro řízené řešení jakýchkoli jejich dalších požadavků nebo dotazů. Administrativní pracovníci, ombudsman, lékaři, sestry i další zdravotnický personál mohou – v návaznosti na svoji roli a zapojení do daného procesu – využít všech výhod DMS, včetně schvalovacích koleček nebo správy jednotlivých verzí.

V DMS mohou být spravovány jakékoli dokumenty, tedy např. informované souhlasy pacienta, případně s podrobnějšími popisy jednotlivých zákroků, obecné informace o léčbě apod. Je ovšem nutné pochopit, že při léčbě jako takové se obvykle DMS nevyužívají, jejich hlavní cíl je podpora dobré a bezproblémové organizace dokumentace.

Běžný život organizace

Každá česká právnická osoba včetně zdravotnických zařízení musí povinně využívat datové schránky a stále častěji se můžeme setkat s podporou této oficiální komunikační platformy i ze strany DMS. V rámci integrace lze dokumentové workflow nastavit tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně následného zpracování. Systém eDoCat si vedle datových schránek rozumí také s centrálním Registrem smluv – umí například odesílat anonymizované podoby smlouvy.

Kvalitní zdravotní péče je neodmyslitelnou součástí naší civilizace a systém DMS může být jedním z opěrných bodů moderního zdravotnictví. Například i z hlediska rozličných certifikací nebo naplnění legislativních nároků včetně zajištění souladu s nařízením GDPR. A hlavně z pohledu pomoci s celkovým zefektivněním klíčových i podpůrných činností organizace.

Pavel Nykl Autor je obchodní ředitel společnosti Onlio.