Snížit náklady spojené se zpracováním a archivací daňových dokladů, zlepšit objednávkový servis pro dodavatele nebo odstranit chybovost způsobenou manuálním zpracováním dokladů. To jsou jen některé z cílů v oblasti výměny obchodních dokladů, které se společnosti DATART podařilo vyřešit nasazením řešení EDI (Electronic Data Interchange) komunikace od CCV Informační systémy.

Fakta o projektu

Rychlá implementace

Samotná příprava implementace EDI trvala pouhý měsíc. Na straně společnosti DATART byla výhodou dobrá znalost vlastního informačního systému, která byla podpořena zkušeností interního IT oddělení. V průběhu fáze vlastní integrace proběhl implementační workshop následovaný testovacím provozem. Elektronickou výměnu dokladů se svými dodavateli zahájil DATART v posledním čtvrtletí roku 2014 prostřednictvím EDI zpráv objednávka (ORDERS), faktura (INVOIC), obchodní námitka (COMDIS) a dalších potvrzovacích zpráv. Od června 2015 bylo zahájeno také zapojování dodavatelů pro slovenskou část sítě DATART.

Projekt zapojování dodavatelů

Projekt zapojování dodavatelů, tzv. „roll-out“, využil na straně CCV Informační systémy praktickou znalost ERP systémů na českém i slovenském trhu a jejich modulů pro elektronickou výměnu dat. Byl proto dopředu navržen s pevně stanovenými cíli, měsíční cenou a jasnou délkou trvání.

„Nasazení EDI komunikace probíhalo rychleji, než jsme očekávali. První praktické přínosy zejména se zpracováním dokladů jsou velmi pozitivní. Úspora generovaná EDI v lidech na procesu likvidace faktur dosahuje 30 %. Po podpisu patřičných smluv s dodavateli se dále těšíme i na definitivní odstřižení papíru s využitím elektronického archivu. Dle očekávání k plné automatizaci procesů dojde až při vývoji zpracování dokladů v našem podnikovém systému. EDI je tedy podmínkou nutnou, nikoli dostačující k dosažení benefitů,“ říká Petr Nekola za finanční oddělení společnosti DATART.

Jako největší výhodu EDI komunikace vnímají dodavatelé především velmi rychlou zpětnou vazbu v celém obchodním a logistickém procesu. Zejména v případě faktury (INVOIC), kdy se díky notifikacím můžete téměř okamžitě dozvědět, že byl doklad přijat, či odmítnut, vidí jak malí tak velcí dodavatelé velký přínos. Důvěryhodná archivace těchto dokladů podle platné legislativy je potom třešničkou na dortu.

Integrace do podnikového informačního systému

Díky integraci EDI s podnikovým informačním systémem společnosti DATART (Microsoft Dynamics AX) dochází nejen k automatickému přenosu dat do systému, ale i ke zjednodušení zpracování daňových dokladů. Cílem je úplná bezpapírová likvidace dokladů.

Důležitým krokem byla kontrola tzv. inhouse formátů pro vstup a výstup z podnikového informačního systému Microsoft Dynamics AX. Jejím účelem je to, aby zprávy, které představují v datové podobě doklady, mohly být generovány a přijímány přímo informačním systémem. Tento inhouse soubor má XML formát a srozumitelnou a jasně definovanou strukturu.

Plán elektronizace dalších procesů

Rozvoj elektronické komunikace ve společnosti DATART dále probíhá nejen co do počtu zapojených dodavatelů, ale také používaných EDI zpráv. Na počátku roku 2016 zavedl DATART do své komunikace s dodavateli další EDI zprávu DESADV, která je elektronickou obdobou dodacího listu. „S rostoucím podílem obchodních a logistických dokladů zajišťovaných prostřednictvím elektronické výměny dat dochází k násobení výhod, které EDI přináší. Konkrétně v případě elektronického dodacího listu je jednoznačným přínosem odstranění manuálních zásahů v rámci příjmu zboží,“ vysvětluje David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy.