Počet dokumentů, které do každé společnosti přichází či z ní odchází, je neustále větší. A i když nárůst dokumentů v digitální podobě je obrovský, papírových neubývá. Zůstává problém, jak tyto dokumenty efektivně spravovat. V tomto zamyšlení se budeme snažit poukázat na to, v čem je přínosné mít jeden společný systém, který centrálně spravuje všechny příchozí, odchozí i ve společnosti vzniklé dokumenty.
Důležité dokumenty (faktury, objednávky, smlouvy, ...) jsou při vložení do takového systému opatřeny daty, tzv. košilkou, sloužící k identifikaci a sledování jejich pohybu. Data v košilce umožňují dokument uložit do archivu a začlenit do virtuální hierarchie sloužící k rychlému a snadnému vyhledávání. Elektronická správa dokumentů je tedy systém, který spravuje všechny dokumenty, ať už byly do společnosti doručeny elektronickou poštou, datovou schránkou, dodejkou na expedici nebo jakýmkoliv jiným způsobem. Zařadí je do hierarchie dokumentů vyplněním metadat (košilky) a zabezpečí workflow (WF), tzn. proces vyřízení dokumentu. Tento systém je použitý pro všechny agendy, tedy například účetnictví, zákaznické smlouvy nebo klientskou dokumentaci. S omezením přístupových práv je proto pro kteréhokoliv zaměstnance společnosti jednoduché používat okamžitě potřebnou informaci.

Impulzem k implementaci systému správy dokumentů – DMS ELO Enterprise do pojišťovny byly vydané zákony 499/2004 Sb. a 190/2009 Sb., dle kterých musí některé definované typy organizací od 1. července 2012 používat elektronickou spisovou službu (ESSL). Zákonná definice vyžaduje od ESSL, aby dokumenty v ní uložené byly nejen digitální, ale měly hlavně zabezpečenu důvěryhodnost a dlouhodobost uložení. Digitálním dokumentem se rozumí buď naskenovaný dokument, byl-li doručen v papírové (analogové) podobě, nebo je uložen originál elektronického dokumentu ve formátu PDF/A, MS Word a podobně. Za důvěryhodný dokument se považuje dokument, který má přesně doložitelnou historii od svého vložení až po skartaci. Dlouhodobost znamená uložení v takové formě a formátu, aby byla zaručena čitelnost i za několik desítek let.

Organizace, v tomto případě zdravotní pojišťovna, již používala systém „elektronická podatelna“. Problém byl v nesplnění požadavků na „3D“ archiv, tj. nevyhovění znění zákona. Další motivací byla potřeba elektronickou spisovou službu napojit na všechny informační systémy, kterými mohou do zdravotní pojišťovny přicházet nebo pomocí kterých mohou z pojišťovny odcházet dokumenty, které musí ESSL evidovat. Kromě elektronické podatelny se jednalo například o interní software ke zpracování faktur od zdravotnických zařízení, portál zdravotních pojišťoven atd. Současně bylo nutné předefinovat spisový a skartační řád.

Nezbytnou součástí projektu bylo využití vlastnosti DMS ELO jako nástroje pro elektronické schvalování dokumentů (workflow), pro agendy smlouvy, objednávky, interní dokumenty (žádanky o dovolenou, schvalování docházky a podobně). Na obrázku 1 je schéma workflow určující, jakým způsobem budou schvalovány objednávky jednotlivými uživateli nebo skupinami uživatelů. Výhodou je zde jednoduchá definice procesu zadávána pomocí GUI rozhraní a z toho plynoucí jednoduchá a časově nenáročná správa změn.


Obr. 1: Schéma workflow objednávek
Nasazení aplikace elektronické správy dokumentů probíhalo standardním způsobem: analýza potřeb, detailní analýza, instalace DMS ELO, přizpůsobení systému uživatelským potřebám, školení klíčových uživatelů, testovaní klíčovými uživateli, školení ostatních uživatelů, příprava rutinního provozu a rutinní provoz. Celková délka nasazení celého projektu byla jeden rok.


Obr. 2: Náhled na obrazovku schvalovatele v procesu schválení objednávky
Při samotném nasazení systému správy dokumentů byla potřebná pevná součinnost ICT oddělení zdravotní pojišťovny. Hlavním důvodem bylo, že v oblasti napojení ESSL na ostatní systémy od jiných dodavatelů se společnost Exon jako dodavatel stala integrátorem celého řešení. V těchto případech bylo třeba požadavky projektu prosazovat či přímo realizovat právě ICT oddělením.


Obr. 3: Schéma propojení DMS/RMS a systémů třetích stran
V rámci implementace byl samozřejmě brán zřetel i na to, že pobočky zdravotní pojišťovny jsou rozmístěné po celé ČR. Její topologie obsahuje dvě velké podatelny a desítky podacích míst. Byly definovány procesy, dle kterých je nakládáno se všemi dokumenty, obdrženými na jakémkoliv místě a v jakémkoliv formátu. Značným objemem práce na projektu se ukázala redefinice spisového řádu a detailní analýza procesů jednotlivých agend.

Součástí projektu bylo taktéž řešení elektronických podpisů, elektronických značek a časových razítek. Systém podepisuje dokumenty uznávaným podpisem jednotlivých uživatelů, uchovává elektronický podpis na došlém dokumentu, umí všechny dokumenty podepsat elektronickou značkou a orazit je časovým razítkem.

Závěr

Celý projekt má pro zdravotní pojišťovnu tyto zásadní přínosy:

• Současný systém ESSL a „3D“ archiv ve spolupráci se všemi ostatními propojenými systémy splňuje požadavky zákona.
• Díky definovaným workflow procesům došlo ke zprůhlednění a narovnání procesů uvnitř zdravotní pojišťovny.
• V každé chvíli je jasné v jaké etapě schvalování se proces nachází.
• Došlo k výraznému zrychlení schvalování dokumentů.
• Je mnohem snazší a rychlejší dohledat jednotlivé dokumenty.
• Uživatelům na jednotlivých pobočkách jsou nyní přístupné i dokumenty z druhé strany republiky, které si dříve museli složitě dožadovat a nechat zasílat jejich kopie.
• Mnohem jednodušší je archivace dokumentů i jejich skartace.

Radek Chramosta
exon@exon.cz
www.exon.cz