Výzvy

V České národní bance pracuje přes 1 500 uživatelů, kteří využívají elektronickou poštu. Veškerá poštovní infrastruktura musí být nejen striktně chráněna proti případným malwarovým nákazám, ale e-maily musejí být také ukládány po dobu 10 let s možností jejich přístupu. Vzhledem k tomu, že denně v organizaci přibývají e-maily o objemu 2 až 4 GB, bylo jasné, že v takovémto rozsahu elektronickou poštu nelze ukládat pouze v poštovních schránkách jednotlivých uživatelů, protože by docházelo k velké zátěži poštovního serveru.

Na základě rozhodnutí bankovní rady ČNB archivovat veškerou e-mailovou komunikaci, byl interně vytvořen vlastní archivační systém. Avšak ten umožňoval přístup k archivovaným e-mailům ve výjimečných, přesně definovaných případech, běžní uživatelů ke svým starším e-mailům v tomto systému přístup neměli. V důsledku toho si uživatelé stále archivovali svou poštu s pomocí exportu do objemných PST souborů, ve kterých bývá hledání konkrétních e-mailů či obnova ztracené pošty velmi zdlouhavé.

Řešení

Proto bylo vypsáno výběrové řízení na nový archivační systém, ve kterém zvítězilo řešení GFI Archiver. Po implementaci a uvedení do provozu byl poštovní archiv poprvé zpřístupněn také běžným uživatelům. Archivuje se veškerá doručená a odeslaná pošta uživatelů, pro zjednodušení správy bez možnosti vytváření adresářových složek. V současné době ČNB využívá GFI Archiver v nejnovější verzi 12 v rozsahu 1 700 e-mailových schránek.

Obecný princip řešení GFI Archiver 12 spočívá v tom, že archivuje všechny příchozí, resp. odchozí e-maily ještě předtím, než dorazí do poštovní schránky uživatele, resp. ihned po odeslání z jeho PC. Díky úplnému archivu podnikových e-mailů a souborů odolnému proti neoprávněným manipulacím tak minimalizuje rizika nesplnění zákonných norem. Nabízí okamžitý přístup k e-mailům a jejich přílohám z Outlooku kdykoliv a kdekoliv z PC, tabletu či chytrého telefonu. A nakonec dovoluje ulehčit poštovnímu serveru a snížit náklady na úložiště udržováním jediné centralizované kopie e-mailů a radikálním omezením objemných PST souborů.

Přínosy

Administrátoři v ČNB si na řešení cení zejména toho, že nemusejí zvyšovat objemy schránek uživatelů, kterým se všechny e-maily nyní automaticky archivují. Díky menšímu objemu elektronické pošty v systému se tak ulehčilo provozu poštovnímu serveru Microsoft Exchange v organizaci. Uživatelé nyní mohou vyhledávat i několik let staré e-maily, rychle a komfortně, aniž by je museli ukládat na svém počítači, kde je vyhledávání oproti řešení GFI Archiver mnohem komplikovanější. Zajímavou funkcionalitou v rámci řešení se zákazníkovi jeví také MailInsights, která dokáže generovat okamžité přehledy týkající se komunikačních toků, objemů a typů příloh, celkové i dostupné kapacity archivačního úložiště apod. využitelné k další optimalizaci správy elektronické pošty.

„Z technického pohledu je archivace naprosto nutný proces, protože nemá cenu neustále držet v ostrých systémech obrovské množství dat, ať již z pohledu vlastního provozu, tak z hlediska případné obnovy,“ řekl Petr Schlegr, hlavní systémový inženýr z České národní banky a dodal: „K největším výhodám nasazení řešení GFI Archiver proto spatřujeme v rozložení zátěže e-mailové komunikace a v odložení starší elektronické pošty do jiného úložiště. Nastavení, které nyní v oblasti e-mailů máme, je ideálním kompromisem mezi rychlou dostupností maximálního množství informací a bezproblémovým provozem poštovního serveru.“