Nemocnice Třebíč se rozhodla změnit mzdový a personální software. Z dodavatelů vybrala českou společnost Vema, která má na svém kontě již stovky implementací ve zdravotnických zařízeních. Výsledkem nasazení celého balíku aplikací Vema formou služby ASP je zásadní zvýšení bezpečnosti a snížení personální administrativy v nemocnici.

Zákazník

Nemocnice Třebíč je příspěvkovou organizací zřizovanou krajem Vysočina. Se svojí více než stoletou tradicí patří k významným poskytovatelům zdravotní péče v kraji, její přímá spádová oblast překračuje 110 tisíc obyvatel. Kromě ambulantní a lůžkové zdravotní péče poskytuje nemocnice také lékárenskou, vědeckou, vzdělávací a informační činnost a sociální služby. Díky širokému spektru poskytovaných služeb je nemocnice významným regionálním zaměstnavatelem.

Dodavatel

Vema, a. s., je předním dodavatelem personálních informačních systémů ve státních i privátních organizacích v České a Slovenské republice. Od roku 1990 vyvíjí a implementuje vlastní informační systém.

Výchozí situace

Nemocnice Třebíč zpracovávala mzdy a vedla personální agendu do konce roku 2010 pro zhruba 1 100 pracovníků (včetně přibližně tří set dohod o pracovní činnosti nebo dohod o vykonání práce) v informačním systému UNICOS na platformě DOS. Nejistota v možnosti provozování dosavadního systému a potřeba zefektivnění personální práce vedla nemocnici k hledání nového dodavatele softwaru pro řízení lidských zdrojů.
Cílem bylo zpracovávat od ledna 2011 mzdy programem, který je prověřen a využíván ve velkých zdravotnických organizacích ČR. Současně měl zákazník zájem sjednotit procesy vzdělávání a navázat je na centrální personalistiku.

Řešení

Jako ideální řešení zákazník zvolil využívání všech aplikací formou služby ASP, kdy vlastní informační systém i data jsou provozovány na chráněném serveru společnosti Vema a jeho jednotliví uživatelé mají klientský přístup ke všem potřebným funkcím a údajům.
V této formě byly v třebíčské nemocnici implementovány aplikace Mzdy, Personalistika, Vzdělávání, Komunikace s ČSSZ a také speciální modul pro zaúčtování mezd do stávajícího účetního systému GORDIC. Pro migraci dat z původního mzdového a personálního systému byl využit speciální migrační modul. Převedená data poté překontrolovaly mzdové účetní zákazníka. Mimořádnou pozornost věnoval implementační tým především individuálním rozvrhům pracovníků, nárokům na dovolenou a nastavení zaúčtování mezd do účetního systému.
Konzultant Vema asistoval také při uzavření a vyplacení prvních mezd za leden. Na konci měsíce února zbývalo doladit nastavení aplikací Personalistika, Vzdělávání a Komunikace s ČSSZ. V poslední řadě bylo třeba upravit prostředí aplikace Personalistika tak, aby zohledňovalo kategorii nositelů zdravotních výkonů.

Výsledek

Implementace personálního informačního systému v Nemocnici Třebíč započala v listopadu 2010 a byla ukončena počátkem května 2011. Díky vysokému nasazení implementačního týmu probíhala hladce a v plánovaných termínech.
V této situaci sehrála důležitou a velmi pozitivní roli skutečnost, že zákazník se rozhodl využít služby ASP. Tak bylo možné vždy operativně vyřešit vzniklé problémy „na dálku“ – přihlášením se vzdáleně k datům zákazníka. Také díky tomu, že šlo o migraci dat z původního systému s využitím speciálního migračního modulu, nedošlo k velkému rozdílu mezi odhadem pracnosti a skutečností.
„Zpracování mezd se nyní urychlilo a mám také daleko větší možnosti při výstupech a rozborech dat. Díky tomu jsem schopna okamžitě reagovat na požadavky vedení,“ zhodnotila výsledek zavedení aplikací Vema vedoucí personálního oddělení nemocnice Eliška Coufalová.

Miroslava Navrátilová
Autorka je konzultantkou HR ve společnosti Vema.