O směřování informačních systémů ve světě podnikové informatiky k portálovým aplikacím v současné době není pochyb. Již nestačí široké portfolio nabídky informačních systémů pro jednotlivé agendy a jejich špičková kvalita. Reálné zpřístupnění různorodých agend co nejvíce pracovníkům je nesporným přínosem pro fungování každé organizace. Přináší nejen větší informovanost pracovníků s ohledem na jejich pracovní pozici, ale umožňuje příslušníkům různých profesních skupin podílet se efektivně na řešení různorodých procesů napříč agendami i profesemi, aniž jsou jejich účastníci v souvisejících agendách, softwarových produktech atd. specialisty, aniž je nutné je školit či instalovat u nich softwarové produkty pro všechny potřebné agendy. Nespornou výhodou je i bezpečnost poskytovaných dat – každý má přístup přesně k tomu, k čemu přístup má mít. Tento trend mimo jiné zvýšil tlak na vývoj a následně rutinní využívání informačních systémů pro řízení firemních procesů v co nejširším spektru – aplikace na bázi workflow.
Všude, kde je potřebná spolupráce více lidí na řešení společného pracovního úkolu (procesu), se workflow může stát velmi efektivním a současně uživatelsky přirozeným pracovním nástrojem, který organizaci ušetří mnoho problémů.

Zmapování firemních procesů

Prvním přínosem je již příprava na začlenění workflow do řízení firemních procesů. Před vlastním nasazením je nezbytné jako součást implementačního projektu důsledně zmapovat firemní procesy a rozhodnout, které z nich jsou adepty na efektivní využití workflow. Již tato fáze je pro organizaci velmi přínosná, protože je příležitostí k ujasnění, co, kdo a proč vlastně v organizaci dělá a zda je to tak správně. Je nutné procesy precizně popsat a výsledkem bývá doladění procesů nastavených dobře a větší či menší změny těch ostatních. Zapracování dohodnutých postupů formou workflow potom nejen stanoví precizní pravidla pro řízení firemních procesů, ale současně je uvádí reálně do života, a to včetně kontrolních mechanismů.

Minimalizace chyb způsobených „lidským faktorem“

Oproti oběhu dokumentů e-mailem (tím spíše papírových dokladů) má využití workflow řadu metod, jak minimalizovat lidské chyby. Operace s dokumentem jsou omezeny pouze na ty, které má ten který pracovník provést – jsou implementovány kontrolní mechanismy při pořizování údajů, respektive při jejich přímém zápisu do databází spolupracujících informačních systémů, v daném kontextu může pracovník provádět pouze smysluplné akce atp. Rovněž předávání dalšímu účastníku procesu může být zcela automatizováno, nebo alespoň kontrolováno, v jeho nepřítomnosti je proces automaticky předán pracovníkovi, který je uveden jako jeho zástupce. Jsou ošetřeny nestandardní požadavky, například když pracovník neví, co má udělat, komu dále předat, potřebný následný řešitel procesu není dostupný apod., workflow proces předá předem definovaným osobám pro jednotlivé situace. Navíc dokument se sice nachází vždy právě u pracovníka, který má v dané fázi procesu s dokumentem něco udělat, ale současně (na rozdíl od dokumentu v osobní e-mailové schránce nebo na papíře) je přístupný i dalším oprávněným osobám, které mohou průběh procesu kontrolovat, jsou hlídány lhůty pro jednotlivé části procesu i proces jako celek, účastníkům jsou automaticky posílány informativní e-maily.

Jasná odpovědnost účastníků procesu

Na rozdíl od papíru či e-mailu volně se pohybujícího po organizaci je u procesů řízených jako workflow v každém okamžiku jasné, kdo jej má právě v řešení, a tedy aktuálně zodpovídá za jeho řádný průběh. Institut tzv. vlastníka procesu potom stanovuje globální zodpovědnost i nadstandardní pravomoci pro daný proces, takže má nejen přehled o tom, co se s jeho procesy děje, zda nejsou v prodlení, co a jak již proběhlo, ale může i ošetřit nestandardní požadavky a změnit průběh řešení procesu podle aktuálních podmínek. Veškeré úkony, které jsou v rámci řešení daného procesu, jsou protokolovány, a je tedy snadno zpětně dohledatelné, kdo, kdy a co udělal.

Vždy dostupné kompletní podklady

Při správně navrženém workflow pro určitý typ procesu je zajištěno, že jeho řešitel má k dispozici všechny informace, které v daném kontextu potřebuje – aktuální informace ze všech potřebných databází včetně číselníků, další související doklady, informace o dosavadním průběhu řešení procesu, poznámky předchozích účastníků řešení procesu aj.

Workflow Vema

Společnost Vema, a. s., vyvíjí již několik let obecný systémový nástroj pro řízení procesů. Ve spolupráci s aplikacemi, které řeší jednotlivé typy agend zejména v oblasti lidských zdrojů, vznikly a dále vznikají workflow aplikace modelující specifické typy procesů. Tzv. workflow engine (WKF) zabezpečuje dovednosti obecně potřebné při řízení procesů různých typů. Nadstavbové aplikace potom doplňují řešení o specifika jednotlivých problematik a spolupracují s databázemi potřebných aplikací.

• Nástroje pro modelování průběhu procesu – jaké typy úloh (činností) jsou součástí daného typu procesu, jaká je jejich posloupnost, za jakých okolností se aktivují, kdo kdy přebírá řešení procesu, jak se řeší nestandardní operace atd. Úlohy pro jednotlivé řešitele procesu mohou představovat jednoduchou posloupnost činností, ale i paralelní úlohy pro více řešitelů současně či hierarchické procesy.
• Informovanost účastníků – rozesílání e-mailů řešitelům a ostatním zainteresovaným osobám, hlídání lhůt.
• Přehledy procesů s ohledem na oprávnění – „co mám nyní udělat“, „co se děje s mými procesy“, „co se děje s procesy mých podřízených“, historie, ... Výhodou je, že pracovník najde vše, co má aktuálně vyřídit, na jednom místě, i když se to týká různých problematik.
• Zastupování pracovníků v době jejich nepřítomnosti.
• Protokolování celého průběhu řešení procesu.
• Striktní respektování bezpečnostního modelu organizace, zvláštní ochrana důvěrných údajů.

Personální portál je kromě významné pomůcky pro řízení kvality i nejlepší propagací práce oddělení HR.

Příklady některých typů procesů

Schvalování personálních změn

Typickým procesem probíhajícím prakticky v každé organizaci je potřeba navrhnout personální změny a nechat je projít schvalovacím kolečkem. Oprávněný pracovník založí změnový list, do něj se mu načtou aktuálně platné údaje o zvoleném pracovníkovi a může zapsat změny, které jsou potřeba – přeřazení na jinou pozici, na jiné pracoviště, změna výše úvazku, platu a jeho složek a další. Přitom má k dispozici pomocné údaje – informace z číselníků, srovnávací hodnoty pro rozhodování (obvyklý plat pro danou pozici, přípustné hodnoty v daném kontextu), nápovědy. Do formuláře lze přidávat poznámky, které mají další řešitelé k dispozici. Po vyplnění formuláře jej odešle dalšímu řešiteli – může to být nadřízený, odpovědný personalista nebo jiný pracovník v závislosti na tom, jak jsou předdefinovány jednotlivé úlohy tohoto typu procesu. Posloupnost úloh včetně jejich parametrů lze modifikovat ručně, lze využít automatický návrh apod. Jednotliví řešitelé procesu dostávají upozornění e-mailem, ve kterém najdou přímo odkaz na svou úlohu. Když proces projde všemi naplánovanými úlohami, respektive i dodatečně přidanými podle potřeb, a je schválen (není zamítnut nebo zrušen), zapíší se schválené nové údaje do aplikace Personalistika. Formulář lze vždy vytisknout. Obdobou je nástupní list, díky kterému lze zadat a schválit nového pracovníka.

Rozdělování odměn

V organizacích bývá rozdělování odměn obvykle jeden ze složitých procesů, neboť je potřeba vedením navržené odměny nechat projít celou hierarchií organizace odshora dolů po jednotlivých liniích, umožnit na všech úrovních revidovat jejich výši, proces vrátit nadřízenému a zase zpět na nižší úroveň, hlídat nepřekročení určených souhrnných limitů a po definitivním schválení poslat do mezd konkrétních pracovníků náležité částky. Při správně definovaných datech v databázích HR (bezpečnostní model, struktura organizace atd.) jde o velmi efektivní i efektní pomůcku pro management i oddělení HR.

Dotazovací procesy

Stále větší význam nabývají procesy typu „zeptejme se svých pracovníků, vyhodnoťme výsledky, vyvoďme závěry“. Organizace si uvědomují, že jejich zaměstnanci mohou být zdrojem důležitých informací pro zefektivnění práce. Portálové workflow umožňuje poslat ke všem pracovníkům dotazy, které mohou pomoci pochopit, co pracovníkům vyhovuje, s čím jsou problémy, proč od nás chtějí odejít atd. Na rozdíl od prostého pohovoru či papírové dotazníkové akce lze s údaji dále pracovat – vyhodnotit „známky“ jako ve škole, procento výskytu odpovědí, srovnávat oddělení či profese apod.

Plánování a schvalování nepřítomnosti

Jeden z typických procesů, který řeší každá organizace libovolné velikosti, je plánování a schvalování nepřítomnosti. V našem pojetí umožňuje aplikace pokrýt různé scénáře této problematiky podle potřeb organizace – roční plán dovolených a jeho schválení, evidence, respektive plán dalších nepřítomností z důvodů sociálních či zdravotních, systém žádanek o nástup na dovolenou a jejich schvalování, hlídání oprávněnosti požadavků na nepřítomnost, kontrola proti mzdám atd. Organizace může použít pouze ty části funkčnosti, které potřebuje. Pro všechny scénáře jsou k dispozici různorodé přehledy s plánem a čerpáním nepřítomností potřebných typů, upravené s ohledem na pozici pracovníka – vedoucí pracovníci či běžní zaměstnanci.
Obdobně je řešeno například i plánování a schvalování služebních cest firemními auty – kdo, kdy, kam, s kým bude cestovat, jakým autem, kdo bude řídit, příkazy k jízdě a související evidence.

Dagmar Hrušková
Autorka je vedoucí analytičkou ekonomiky a logistiky ve společnosti Vema.