V současné době má ústav kolem 60 pracovníků a vlastní více než 1 000 včelstev umístěných po celé ČR v šesti lokalitách s různými snůškovými a klimatickými podmínkami. K hospodářství patří dvě plodné vinice a přes 10 hektarů pokusných pozemků. Zdejší vědci řeší řadu výzkumných projektů podporovaných ministerstvy zemědělství, životního prostředí a školství. Ústav spolupracuje se Státní veterinární správou, Českým svazem včelařů a řadou mezinárodních institucí. Zdejší laboratoře poskytují také komerční služby, jako jsou diagnostika nemocí, analýzy včelích produktů. V neposlední řadě ústav také pořádá specializované kurzy pro včelaře.

Je tedy samozřejmé, že takto náročnou činnost již v dnešní době nelze vykonávat bez pomoci sofistikovaného informačního systému. Zpočátku zde však nešlo o HELIOS, nýbrž jiný systém od jiného producenta.

Vyměnit starý za nový

„Nějakou dobu jsem sledoval, že původní systém technologicky zaostává za konkurencí. Zejména v možnostech integrace s dalšími systémy a přizpůsobení se potřebám firmy,“ vysvětluje Ing. David Pokorný, vedoucí ICT, důvody přechodu na nový systém. „Vlastním impulzem pro změnu byla pak zpráva o ukončení podpory současné verze systému a nabídka přechodu na novou verzi, která však v tu chvíli nepřinášela potřebné inovace. Namísto přechodu na novější verzi původního systému jsme se však rozhodli pro úplnou výměnu ERP. Systém HELIOS iNuvio jsme vybrali mimo jiné kvůli jeho otevřenosti k úpravám a možnostem integrace, což dobře koresponduje s různorodostí našeho podnikání. Další roli hrála jeho velká rozšířenost i reference,“ dodává.

Nový systém zde začali implementovat v říjnu 2020 a základní implementace trvala do prosince 2020. Od roku 2021 je v ostrém provozu.

Běh na dlouhou trať

„Implementace nebyla legrace, byl to náš největší ICT projekt za poslední roky,“ vzpomíná David Pokorný. „Znamenal zásah do zaběhnuté práce řady zaměstnanců. Díky jejich každodennímu úsilí a ochotě se učit se podařilo přejít na nový systém bez vážných problémů. Úspěch implementace stál na profesionálním, zároveň vstřícném a přátelském přístupu konzultantů a jejich kolegů z Asseco Solutions.“

Před implementací byla dodavatelem vypracována úvodní studie, která pomohla odhalit některá úskalí a nastavila rámec pro implementaci nového systému. Analýza však sloužila jako výchozí dokument, od kterého bylo v případě potřeby možno se odchýlit. Díky tomu byl podle slov Davida Pokorného průběh implementace flexibilní a odrážel postupný vývoj situace.

„Pokud jsme narazili na oblast, kterou jsme zvládli vyřešit vlastními silami – např. migrace dat z původního systému, pak jsme ji realizovali sami,“ vysvětluje Pokorný. „Naopak pokud jsme narazili na oblast, kde jsme si nikdo nevěděl rady, v našem případě šlo o nastavování účetních kontací, nebyl pro Asseco Solutions problém tuto oblast naimplementovat za nás. Vždy se fakturovala reálně odvedená práce. Dobře zvládnutý byl ze strany ASOL projektový management. Pravidelně jsme dostávali zpětnou vazbu o faktickém průběhu implementace i čerpání rozpočtu. Projektový manažer pravidelně komunikoval a řešil vzniklé problémy k naší spokojenosti.“

Samotná migrace, tedy překlopení stávajících agend z původního systému do HELIOSu, podle něj v podstatě probíhala 1:1. HELIOS se v drtivé většině případů podařilo přizpůsobit původním procesům výzkumného ústavu. Tam, kde základní funkčnost nestačila, pomohli vývojáři systému se zakázkovými úpravami.

„V některých věcech jsme se přizpůsobili my HELIOSu. Ať už proto, že nebyla jiná rozumná možnost, nebo proto, že jsme postupy HELIOSu zhodnotili jako vhodnější,“ konstatuje David Pokorný.

Stálo to za to

Na začátku ostrého provozu byl systém připravený ve svém základu. Konec implementace tak byl však spíše formální a před oběma týmy byl stále velký kus práce.

„Chyběly nám cenné zkušenosti, které lze získat jen prací v systému,“ říká David Pokorný. „Od školení a vzorových transakcí ve cvičném prostředí až ke zvládnutí každodenních problémů vede dlouhá cesta. Různorodost je v našem podnikání obrovská, a tak jsme mnoho situací řešili až za provozu. Bylo to náročné a oceňuji nasazení všech zúčastněných. Pomoc jsme našli u HELIOS Hotline i u konzultantů, kteří byli ochotni řešit problémy doslova ve dne v noci.“

Po půl roce ostrého provozu mají lidé z Výzkumného ústavu včelařského již dostatek transakčních dat, sestav, tiskových formulářů, automatů a dalších objektů, které jim každý den pomáhají pracovat efektivněji.

„Je zřejmé, že v následujícím roce již nebudeme řešit problémy typu, jak vystavím přijatou fakturu bez nároku na odpočet DPH do výzkumného projektu a jak ji zaúčtovat, ale že se budeme věnovat optimalizaci a rozvoji,“ těší se David Pokorný.

Každý měsíc lépe

Na otázku, zda již nyní lze hodnotit přínosy nové systému, Pokorný odpovídá: „Po zahájení ostrého provozu se většina zaběhnutých procesů zpomalila. Postupy, které byly roky zakořeněné, se změnily a přišly nečekané problémy. Některé procesy běžely hladce hned od začátku, např. pokladní prodej. Jiné, složitější procesy, zejména účetnictví, jsme ladili delší dobu. S tím, jak docházelo k adopci systému uživateli i k ladění postupů, byly každý měsíc vidět další pokroky. Nakonec jsme se dostali zpět k plynulým procesům, které v některých oblastech předčily původní systém a naplnily naše očekávání.“

Podle slov Davida Pokorného vedení ústavu očekává, že přínosy z hlediska úspory času budou zřejmé příští rok, až se vše zcela zaběhne. Významnou úsporu očekává též v oblasti prodeje z detašovaných pracovišť díky zavedení HELIOS MEET a v oblasti vyřizování došlých objednávek díky napojení internetového obchodu a dalších systémů přes HELIOS API.

„Na systému HELIOS navíc oceňujeme, že je otevřený vývojářům,“ dodává Pokorný. „HELIOS API je dostatečně zdokumentováno a obsahuje i SDK balíček s nástroji pro vývojáře. Díky tomu jsme zvládli vyvinout vlastními silami komunikační vrstvu, která zajišťuje výměnu dat mezi HELIOSem a dalšími systémy za využití REST API HELIOSu (eServer).“