ERP dokáže výrazně zefektivnit provoz organizace a automatizovat funkce, jako je účetnictví, nákup, projektový management, řízení vztahů se zákazníky, řízení rizika, dodržování standardů a provoz dodavatelského řetězce.

Je možné přitom využívat buď jenom jednu aplikaci ERP, nebo kompletní balíček aplikací ERP, který sjednocuje procesy v celé firmě a propojuje je dohromady, aby zlepšil komunikaci a sběr dat. Dnešní systémy ERP rozšiřují procesy tím, že poskytují nástroje pro spolupráci a digitální řešení, jež umožňují se efektivně spojit s partnery mimo organizaci včetně zákazníků, dodavatelů, dopravců, finančních institucí a dalších.

Jaké jsou výhody ERP?

Systémy ERP mají mnoho výhod. Ty sahají od optimalizace procesů přes usnadnění spolupráce jednotlivých oddělení až po zlepšování vztahů mezi firmou a jejími zákazníky. Níže nabízíme přehled několika hlavních výhod ERP.

Vyšší efektivita

Jednou z primárních výhod systémů ERP je to, že společnostem umožňují automatizovat manuální a rutinní funkce. Díky tomu mají zaměstnanci více času na úkoly, které přispívají k růstu výnosů, a běžné obchodní procesy jsou standardizovány. Vyšší efektivita vede k lepšímu předvídání poptávky, omezuje vznik úzkých míst ve výrobě, zkracuje dodací lhůty a nabízí větší transparentnost a flexibilitu v dodavatelském řetězci, nemluvě o obchodním růstu a schopnosti udržet si náskok před konkurencí.

Lepší spolupráce

Systémy ERP také propojují jednotlivé týmy a zlepšují tak komunika­ci i zapojení zaměstnanců. Díky systému ERP má každý schválený zaměstnanec na vyžádání přístup k provozním datům, aby mohl lépe pochopit všechny dílčí součásti firmy a vlastní roli. Lepší propojení jednotlivých oddělení a aktualizace informací o projektech v reálném čase usnadňují průběh práce a šetří náklady. Firma je také lépe schopná spolupracovat s externími entitami, jako jsou klíčoví obchodní partneři, což dále napomáhá plnění obchodních cílů.

Data v reálném čase a pokročilé vykazování

Jednou z největších výhod systémů ERP je, že slouží jako výkonné datové centrum. Systém ERP vám umožňuje sbírat, ukládat a analy­zo­vat data z celého provozu na jednom místě, takže máte k dispo­zi­ci jednotný zdroj přesných informací, který umožňuje strategičtější plánování. Díky centralizovaným datům může firma přistupovat k informacím v reálném čase a vytvářet užitečnější výkazy. Je tak možné porovnávat jednotlivé funkce napříč odděleními, aniž by na to bylo potřeba kombinovat spoustu tabulek a zdrojů dat, nebo každý den monitorovat různé obchodní aspekty, jako je stav zásob, pro přesnější řízení kapitálu. Data jsou nové zlato a nejnovější technologie umožňují propojit data s inteligentními AI systémy pro rozšířené analytické výkazy, jež mohou potenciálně poskytovat informace na vyžádání prostřednictvím hlasových příkazů.

Pomoc při dodržování standardů

Všechny tyto výhody by ale nebyly k ničemu, pokud by vaše firma nedodržovala předpisy. Velkou výhodou systémů ERP, která se často přehlíží, je to, že jsou navržené, aby vám pomáhaly sledovat změny v průmyslových standardech a předpisech. Díky tomu mohou firmy držet krok s právními požadavky, směrnicemi a specifikacemi.

Dostupnost v cloudu

Ačkoliv ERP systémy se tradičně nabízely jako on premise řešení, v posledních letech jsou stále oblíbenější cloudové ERP systémy. Hlavními výhodami ERP v cloudu jsou nižší zátěž pro IT oddělení, profesionální zabezpečení dat a mobilita. Když používáte cloudové řešení pro ERP, můžete se k systému připojit odkudkoliv a kdykoliv přes mobilní zařízení – stačí jenom připojení k internetu. Díky tomu můžete rychle jednat, aniž by bylo nutné mít celý tým pohromadě.

Lepší zákaznický servis

Mezi data, která systém ERP poskytuje coby ústřední datové centrum, patří také informace o zákaznících. Díky centralizaci mohou k datům o zákaznících různá oddělení firmy snadno přistupovat a spolupracovat na řešení zákaznických potřeb, což snižuje rychlost reakce a zlepšuje přesnost dodávek i objednávek. Obchodní zástupci se mohou soustředit na budování vztahů se zákazníky místo vedení tabulek a marketéři mohou vytvářet kampaně zaměřené na zákazníky.

Flexibilita

Jedna z věcí, kterou uživatelé dnešních systémů ERP velmi oceňují, je modularita. Modulární systém je takový, v němž lze jednotlivé aplikace používat samostatně, nebo společně jako celý balíček. Každá firma si může vybrat, které aplikace nejlépe poslouží jejím obchodním potřebám, aniž by musela kupovat něco, co nepotřebuje. Díky této flexibilitě se mohou firmy zbavit zastaralých systémů, které do té doby používaly.

Jaké jsou nevýhody ERP?

Ačkoliv výhody systémů ERP nad nevýhodami značně převažují, i tak je zde několik faktorů, nad kterými se musíte zamyslet, abyste zjistili, jestli je použití ERP pro vaši firmu aktuálně vhodné.

Počáteční náklady

Při zprovozňování ERP systému, a to zejména on premise, je nutné zvážit počáteční náklady, jako je cena implementace a údržby, školení a potenciálních softwarových doplňků od třetích stran. Počáteční náklady se jednodušeji spravují v případě cloudového řešení ERP. Cloudová řešení ERP se obvykle nabízejí formou měsíčního předplatného, takže se náklady v čase rozloží. V každém případě ale platí, že tuto nevýhodu bohatě vyváží dlouhodobá úspora nákladů, kterou systémy ERP přinášejí.

Školení

Abyste ze systému ERP dostali maximum, je nezbytné řádné školení. Toto školení by mělo pokrývat všechny funkce systému ERP a být realizováno s ohledem na obchodní procesy. Stejně tak je potřeba vyškolit zaměstnance IT, kteří se budou starat o technické aspekty systému. Aby se zabránilo ztrátě znalostí v případě, kdy vyškolení zaměstnanci firmu opustí, je rozumné investovat do tvorby školicích plánů pro ERP, manuálů a dalších zdrojů, aby se mohli se systémem noví členové týmu rychle seznámit.

Podpora ze strany zaměstnanců

Provádění změn ve firmě vždy zabere hodně času a vyžaduje neustálou komunikaci se všemi zapojenými aktéry. To platí dvojnásob v případě, kdy zavádíte nějakou novou technologii. Celý proces obvykle vyžaduje získání souhlasu a podpory ze strany vyššího vedení, což může být složité v případě, kdy tito lidé nechápou, v čem je výhoda ERP. Po implementaci systému pak může být obtížné některé kolegy přesvědčit, aby ho začali používat a naučili se efektivně pracovat s jeho funkcemi.

Přizpůsobitelnost

Aby bylo možné využít výhod systému ERP naplno, měl by být vyladěn na potřeby konkrétní společnosti. Ať už používáte hotový systém nebo systém vyrobený na míru, vždy platí, že pro úspěch je zcela zásadní upravit ho pro konkrétní obchodní potřeby a postupy. Každá firma musí být připravena věnovat čas tomu, aby zajistila, že systém ERP má všechny funkce, které potřebuje, a žádné funkce, které nepotřebuje. Jinak by to příliš rozumná investice nebyla.

Naštěstí jsou tu adaptivní řešení ERP od QAD, která tyto nevýhody kompenzují či minimalizují a poskytují výhody a příležitosti k návratnosti investic, díky nimž je přesvědčení zbytku organizace méně složité.

Ve kterých odvětvích jsou ERP systémy nejužitečnější?

Systémy ERP jsou velmi všestranné a jejich schopnost zvyšovat efektivitu firmy se hodí pro téměř jakékoliv odvětví. Mezi obory, kde se používají nejčastěji, patří:

• Automobilový průmysl
• Spotřební zboží
• Potravinářský a nápojový průmysl
• Technologie
• Průmyslová výroba
• Zdravotnická výroba

Výhody ERP pocítí zejména všechny firmy, které se věnují výrobě. ERP ve výrobě dokáže radikálně optimalizovat provoz a maximalizovat tak využití zdrojů, šetřit čas, omezit náklady a zajistit měřitelný růst.

Pomohla by mojí firmě implementace (nebo modernizace) systému ERP?

Varianty systémů ERP, které jsou dnes na trhu k dispozici, nabízejí tolik výhod, že obchodní argument může být velmi přesvědčivý. Pokud se nemůžete rozhodnout, jestli do nich investovat, nebo ne, položte si následující otázky, které vám pomohou určit, jestli by modernizace nebo implementace systému ERP přinesla vaší firmě nějaké výhody.

1. Potřebujete přesnější obchodní data? Typy a množství dat, které vám systémy ERP umožňují shromažďovat, vykazovat a využívat při rozhodování, představují obrovskou výhodu.
2. Roste vaše firma nebo byste chtěli, aby rostla? Je možné, že vaše aktuální technologie není schopná růst s vámi nebo vám růst zajistit. Správně nastavený systém ERP vám pomůže dostat se tam, kde chcete být.
3. Jsou vaši zákazníci spokojeni? Pokud ne, moderní systém ERP vám pomůže odstranit bolestivá místa, kvůli nimž jsou zákazníci nespokojení.
4. Jsou vaše obchodní systémy integrované? Jedno celopodnikové řešení může sjednotit vaše týmy a zajistit tak lepší komunikaci i efektivitu.
5. Hledáte způsoby, jak snížit náklady? Efektivita, kterou vám nabízí systém ERP, vám umožňuje snížit výdaje různými způsoby od lepšího plánování zásob a přesnějšího předvídání až po optimalizaci výrobní haly a snížení výdajů na nákup a přepravu.

Jak jsme na tom s ERP systémy v České republice?

České podniky a pobočky nadnárodních holdingů v ČR jsou informačními technologiemi velmi dobře vybavené. Troufám si říci, že nenajdete podnik nad 50 zaměstnanců, který by neměl ERP systém nebo systém, který si zkratku ERP alespoň vkládá do svého popisu. Potýkáme se zde však se dvěma hlavními nedostatky, které brání firmám naplno využít výše popsané výhody ERP systému:

1. Firmy mají ERP systémy s nedostatečnou funkcionalitou a špatně integrovanými podnikovými procesy.
2. Firmy mají špatně implementované ERP systémy.

Uvedu pár příkladů:

Před rokem jsem prováděl analýzu podnikových procesů ve výrobním závodě japonského holdingu z oblasti automotive. Přijel jsem na domluvenou schůzku a čekal jsem hodinu na svého klíčového uživatele. Když konečně přišel, oznámil mi, že byl na poradě, má na mě 15 minut a pak musí na další poradu. To se opakovalo ten den ještě dvakrát. Nejdříve jsem se domníval, že jsem si vybral špatný den, nebo že došlo k nějaké havárii, ale po čase jsem zjistil, že v této firmě je několik porad denně běžnou rutinou. A postupným mapováním situace ve firmě jsem zjistil i příčinu: Podnik používal množství různých aplikací navzájem velmi špatně integrovaných namísto komplexního ERP systému. Porady zajišťovali tok informací napříč procesy – tedy to, co standardně automatizuje ERP systém! Dovedete si představit náklady, které jsou s takovým fungováním firmy spojené? A ke kolika chybám a nedorozuměním musí zákonitě docházet? A jak je vše pomalé?

Dalším příkladem je firma, která pořídila vyspělý drahý ERP systém, ale očekávané přínosy se nedostavily, takže si u nás objednala nezávislou analýzu pro identifikaci příležitostí ke zlepšení. Po několika dnech rozhovorů s klíčovými uživateli se ukázalo, že základním problémem je nefunkční plánování výroby a nákupu. ERP systém zkrátka navrhoval nesmyslné požadavky na nákup a výrobní příkazy. A příčiny? Otevřené nákupní objednávky s termíny v historii, o které se již nikdo nestaral, ale ERP systém stále počítal s tím, že dodávky přijdou nejpozději dnes. Výrobní příkazy uvolněné do výroby s prošlými termíny, o nichž všichni věděli, že nebudou dokončené ani za týden, ale systém počítal s okamžitou realizací. Špatně nastavené pokročilé plánování do omezených zdrojů, které nereflektovalo specifické vlastnosti klíčových výrobních zdrojů.

Stačilo by několik člověkodnů schopného konzultanta a situace by se výrazně zlepšila, ale kde jej vzít, když dodavatel ani jeho partneři takového nemají? V obou případech nezbývá, než implementovat nový ERP systém a soustředit se při jeho výběru i na kvalitu konzultantů, kteří jej budou implementovat. Úspěch totiž nezávisí na hezkých obrazovkách systému, ale na tom, zda výrobní podnik ve finále získá funkce, které budou efektivně podporovat jeho podnikání a IT partnera, který mu bude schopen dlouhodobě pomáhat v rozvoji.

Vladimír Bartoš Autor článku je ředitelem pro strategii ve společnosti Minerva ČR.