Pro menší a střední firmy pak jde o úvahy mimo jejich oblast zájmu. Jsem přesvědčen, že je to škoda! Rád bych dnes procesní řízení rehabilitoval a ukázal, že je možné ho použít jako velmi praktický nástroj. A to i v případě, a skoro bych řekl zejména v případě, středních a menších firem.

Abych blíže vymezil téma, které mám na mysli, nebudu používat pojem procesní řízení, ale pojem workflow. Přičemž pod pojmem workflow chápu posloupnost kroků a operací, které je třeba provést, aby byla daná činnost řádně a kvalitně provedena. Tato definice mi současně umožňuje vyzdvihnout dva hlavní přínosy, které workflow prakticky přináší.

Za hlavní přínos považuji to, že workflow je srozumitelný a jednoznačný návod, jak správně provést danou činnost. A je jedno, jestli se jedná o vypracování nabídky, vyřízení objednávky, organizaci školení nebo třeba příjem nového pracovníka. V poslední době se opět dostávají do popředí checklisty a obdobné nástroje. A workflow můžeme chápat i tímto způsobem. Jako seznam úkolů, které je třeba odškrtnout, aby vše dobře dopadlo. Přičemž je možné upravit takovýto checklist pro každý případ. Jinak má například probíhat zpracování objednávky na jeden druh zboží a jinak na jiný. Jinak v případě malého objemu, jinak u velkého objemu apod. Všechny takovéto podmínky lze při definici workflow v IS KARAT zohlednit a při zpracování konkrétního případu je tak požadovaná posloupnost kroků aktuální bez toho, aby provádějící pracovník musel vyhodnocovat, zda se v tomto případě má, nebo nemá daný krok provádět. Jednoduše vše, co workflow vygeneruje jako úkol, je potřeba splnit.

Dalším významným přínosem, a opět jde často o slabinu zejména u menších firem, je popis provádění dané činnosti. Na různých implementacích jsem nesčetněkrát viděl nějakou formu „sešitu“. „Sešit“ je papír nebo soubor, ve kterém má dotyčný svými slovy popsáno, co a jak má dělat. Obvykle vznikl při jeho nástupu tak, že mu jeho předchůdce říkal, co a jak dělá, a on si to zapsal tak, jak to pochopil. Že tak postupem času dochází ke zkreslení obdobně jako ve hře na tichou poštu, je nasnadě. Stejně jako to, že v případě dovolené, nemoci nebo náhlého ukončení pracovního vztahu je další provádění příslušné činnosti závislé na dostupnosti a pochopitelnosti tohoto „sešitu“ někomu dalšímu. Workflow elegantně řeší oba tyto problémy. Protože celá činnost je rozdělena na jednotlivé kroky a u každého z nich je popsáno, co, kdy a jak je potřeba provést. To významně snižuje náročnost na zaškolení nového pracovníka nebo zástupu. Navíc není fungování firmy závislé na konkrétním člověku, protože know-how je zachycené v systému, nikoliv v hlavě konkrétního pracovníka.

Řešení workflow v IS KARAT přidává k oběma výše uvedeným přínosům řadu dalších nástrojů a hlavně pohodlí jak pro pracovníky, kteří definovanou činnost provádějí, tak pro management, který její provádění řídí a kontroluje.

Každý pracovník má k dispozici tzv. deník úkolů workflow. V něm najde všechny úkoly napříč všemi činnostmi firmy, které má v danou chvíli provádět. U každého úkolu pak má k dispozici všechny informace, které pro jeho provedení potřebuje. Může jít o popis činnost, dokument, který se k němu vztahuje, vazby do souvisejících evidencí apod. Lze říct, že při správné definici firemních workflow je tento deník úkolů hlavním a téměř jediným místem, které je potřeba pro práci v IS KARAT.

A díky možnosti sledovat termíny, stavy a indikátory procesů má management k dispozici nástroj, který mu umožní efektivně řídit provádění workflow, rychle rozpoznat případný problém a operativně i zpětně vyhodnocovat provádění firemních činností. A to může následně vést k dalšímu vylepšení těchto činností a větší produktivitě.