„Díky přesnému a rychlému zpracování dat v rámci podnikového systému mohou společnosti nejen zefektivnit provoz a výrobu přímo v dílnách a výrobnách, ale také redukovat plýtvání ať už časem, nebo materiálem a tím samozřejmě znatelně snížit náklady,“ vysvětluje Pavel Štancl, Presale Consultant ze společnosti InfoConsulting Czech, která je dodavatelem informačního systému IFS Applications. Ten je podle Gartner Peer Insights Zákaznickou volbou roku 2020 právě v oblasti ERP systémů.

Skladové zásoby pod dohledem

S podnikovými systémy bývá nejčastěji spojována právě efektivnější výroba, digitalizace a celková modernizace společností. Důležitým tématem jsou ale i konkrétní finanční úspory, které nemusí být vždy na první pohled vidět. Jednou z oblastí, na které si reálné úspory firmy rychle ověří, jsou například skladové zásoby, jejich evidence a kontrola.

Díky správně nastavenému ERP systému přizpůsobenému konkrétnímu typu výroby je možné ušetřit finanční prostředky vázané v zásobách nebo se vyvarovat komplikací ve výrobě kvůli nedostatku disponibilního materiálu. Vše může začínat predikcí poptávky na základě historických dat o prodejích či dalších souvisejících dat, jejichž vazba na výkyvy poptávky může být analyzována prostřednictvím strojového učení. Tím je zajištěno, že firma bude s vysokou pravděpodobností vyrábět tolik výrobků, kolik potřebuje k uspokojení poptávky.

Dále mohou firmy využít standardní MRP plánování (plánování materiálových požadavků), které porovnává požadavky na materiál či polotovary a jejich zásobu, včetně zohlednění dodacích dob ať již od dodavatelů, tak například z jiných lokalit, ve kterých společnost podniká. Vedle MRP figurují často také nastavování pojistných zásob nebo úrovní obslužnosti. „Novým nástrojem pro efektivní materiálové plánování je DDMRP (Demand Driven MRP), který má velký smysl v současné pandemické krizi, kdy dodavatelské řetězce často nefungují dle optimálních představ a je třeba počítat s určitými výkyvy dodávek. DDMRP umožňuje umístit před klíčová místa ve výrobě zásobníky, tzv. buffery, jejichž velikost je dynamicky dopočítávána systémem. Tyto zásoby vyrovnávají případné výkyvy v dodávkách a zajišťují plynulost výroby. IFS Applications je jedním z prvních ERP nástrojů, který tento způsob plánování materiálu svým uživatelům umožňuje,“ popisuje konkrétní příklad Pavel Štancl.

Rozhodovací procesy nemusí zdržovat obchody ani výrobu

Zejména v případě velkých společností někdy rozhodovací proces trvá tak dlouho, že se ve finále odrazí v efektivitě výroby nebo v počtu uzavřených obchodů. Díky analýze dat mají společnosti přesný přehled o tom, kolik je toto zdržení nakonec stojí navíc. Problémy se schvalováním obvykle vznikají proto, že vedoucí pracovníci mají zkrátka tak nabitý program, že na složitý proces schválení konkrétního rozhodnutí musí hledat čas. Díky ERP mají k dispozici data v reálném čase o reálném průběhu ať už jde o výrobu, obchod nebo skladové operace, což jejich rozhodování značně urychluje.

Právě podnikový systém IFS Applications umožňuje autorizovat a monitorovat výdaje i schvalovat plány přímo v systému. Transakce umožňuje více uživatelům, podle toho, jak si firma nastaví individuální pravidla. Pokud není k zastižení jeden z manažerů, proces autorizace nemusí stát a s ním i obchody nebo výroba. „V tomto případě je důležité, aby firma dokázala využít veškerého potenciálu podnikového systému. Nepodcenila implementační proces a nastavila konkrétní kritéria pro jednotlivé uživatele systému nebo pracovní pozice,“ upozorňuje Pavel Štancl ze společnosti InfoConsulting Czech, která právě na implementace ve firmách dohlíží.

Včasná kontrola kvality přináší značné úspory

Díky propojení dat z kontroly kvality s informacemi o dodavatelích je zase možné předcházet problémům s dodávkami potřebného materiálu. Položky, které neprojdou kontrolou kvality sice způsobují problémy a náklady navíc v jakékoli fázi výrobního procesu, nicméně čím později je vadná část zachycena, tím jsou škody větší.

ERP systémy mohou v tomto případě pomoci hned dvěma způsoby. Zaprvé společnosti snadno identifikují problémové položky a tím i dodavatele, u kterých se problém vyskytuje opakovaně. Ve chvíli, kdy je položka identifikována, lze k ní v rámci systému přiřadit specifický kód pro následnou analýzu. Společnosti pak mohou u jednotlivých položek nebo dodavatelů zvýšit úroveň kontroly a zachytit tak potenciálně problematické položky včas.

A zadruhé mohou firmy díky ERP systémům přesně vypočítat náklady, které vznikají při odmítnutí položky nebo přepracování výrobku. Kvantifikovat mohou i náklady vzniklé tím, že výroba musela být na nějaký čas přerušena. Klíčové je, aby firma měla přehled o těchto skrytých nákladech, uměla je měřit a analyzovat. Díky podnikovým systémům jako je IFS Applications může firma přesně řídit i zavedení nápravných a preventivních opatření spojených s případnou nekvalitou.

Ať už se firma potýká s jakýmkoli ze zmíněných problémů, je zřejmé, že ERP systém má potenciál vzniklé náklady významně snižovat. Mnohdy firmám pomáhá odhalit i skryté náklady, se kterými původně ve svých analýzách nepočítaly.