Dodávky putují zhruba do 30 zemí světa a společnost disponuje vlastním vývojem, konstrukcí, technologií a výrobou. Společnost nabízí dodávku celků, jako jsou výrobní linky, jednotlivé stroje nebo jen jejich součásti včetně servisu a renovace dílů, jedná se převážně o zakázkovou výrobu, kterou je nutno řídit projektově.

Naše společnost ve svých začátcích využívala jednoduchý účetní systém spolu s pouhou evidencí zakázek, výrobních postupů, výstupních kontrol apod. Po její první expanzi došlo k nákupu nového účetního SW a pořízení výrobního systému na míru. S dalším růstem se pak nabalovaly nové funkce systému, to ale pro rozšiřování jak personální, prostorové, technologické i kapacitní již přestávalo splňovat potřebné požadavky. Vedení společnosti si plně uvědomovalo, že stávající řešení již nedostačuje, a začalo hledat nového dodavatele plnohodnotného řešení. Po několika měsících pátrání na poli databázových systémů, konzultacích a referenčních návštěvách se vedení společnosti AWELD rozhodlo koupit Dialog 3000Skylla české firmy CONTROL. Přesvědčil nás variabilní rozsah modulů, který pojme všechny procesy spojené s naším podnikáním, dobré reference stávajících klientů, příjemné uživatelské prostředí a jednoduché ovládání systému, všeobecně dobrá komunikace se zastupujícími konzultanty i ochota přizpůsobit základní verzi našim potřebám.

Jak probíhala implementace

Na jaře 2018 jsme celý proces nevratně spustili. Po aktivní spolupráci při implementační analýze a stanovení přesného rozvrhu celého téměř ročního procesu se konzultovalo, školilo, analyzovalo… Nakoupili jsme dostatečné množství modulů, aby byla pokryta práce a souvislosti v jednotlivých úsecích: marketing, obchod – nákup / prodej / skladové hospodářství, finance a účetnictví, mzdy a personalistika, docházka, řízení výroby, projektový manažer, tvorba konstrukční a technologické dokumentace. Zde i v jiných oblastech bylo nutné provázat IS Dialog s námi používaným SW pro tvorbu modelů a výkresové dokumentace a vytěžování dat z dokladů. I v tomto směru byla spolupráce s konzultanty společnosti CONTROL výborná. Zpočátku byli všichni uživatelé školeni v testovací databázi, postupem času jsme přešli na model práce v ostré databázi. Doba, kdy bylo potřeba „nakrmit“ jednotlivé číselníky stovkami položek, se zdála nekonečná. Mnohdy trvalo déle dát jednotlivým oblastem řád, než je zaplnit. Přestože bylo již něco stanoveno analýzou, praxe nás kolikrát přesvědčila, že je nutné vrátit se na začátek a vymyslet to jinak. Nejednou jsme stáli ve slepé uličce a měli co dělat, abychom si zachovali důstojnost při vzájemných jednáních. Někdy jsme se přistihli, že opět „šijeme na míru“, což dodavatel nevidí rád, uživatel ale potřebuje. Ale jak už to bývá, na to horší se rychle zapomíná a dnes po dvou letech od zahájení spolupráce a po roce plného provozu jsme se systémem spokojeni a vidíme mnoho přínosů.

Máme několik obchodních zástupců, kteří jsou převážnou většinu své pracovní doby na cestách, aby udrželi kontakt se zákazníkem, na místě identifikovali jeho aktuální potřeby, případně v roli technika zajistili základní parametry poptávaných dílů. Díky vzdálenému připojení a zanesení všech získaných dat do marketingového modulu jsou v neustálém kontaktu s našimi obchodními referenty, kteří si tato data mohou převzít bez jakéhokoliv osobního kontaktu a začít tak zpracovávat nabídku. Prakticky to znamená, že obchodní zástupce může reagovat zákazníkovi s nabídkou ještě dříve, než se z cesty vrátí, což je bezesporu v dnešním světě obchodu velmi žádoucí.

V případě úspěšnosti nabídky je přijata prodejní objednávka, tato je kompletně zaevidována, potvrzena zákazníkovi, jsou vygenerovány všechny s ní související doklady. Na pozadí v projektovém manažeru je vygenerován několikaúrovňový projekt, který nám slouží jako „šanon“, ke kterému jsou postupně nahrávány veškeré související informace – od pokynů obchodních zástupců, záznamů z přejímek zboží k renovaci, existujících kalkulačních listů po úkoly pro jednotlivé úseky, jako např. způsob označení a balení, požadavek na expedici. Veškeré tyto úkoly jsou adresovány konkrétnímu úseku, jdou za konkrétním uživatelem a mají stanovený termín plnění. Tento termín je sledován hned v několika dalších krocích a hodnoceních, určuje časový průchod zakázky firmou a na jeho plnění je z části postaven i systém odměňovacích složek zaměstnanců.

Na základě informací z projektového manažera oddělení technické přípravy výroby zpracuje výkres, kusovník, technologický postup a vydá soubor výrobních průvodek pro danou zakázku. Zároveň s tímto krokem začíná pracovat nákupčí, který denně sleduje požadavky na nákup materiálu, které jsou výstupem z právě vydaných průvodek. Přebíráním zůstatků těchto požadavků tvoří nákupní doklady, na jeho práci po přijetí zboží navazuje skladník a dispečer výroby. Zástupci výrobního úseku si přebírají do plánovacích tabulí aktuální frontu nových operací a požadavků na kooperace. Zde velmi pozitivně hodnotíme nástroj pro tvorbu nestingů, resp. pálicích plánů pro naše pracoviště na výrobu vlastních výpalků.

Vše je „živý“ organismus, jakmile je průvodka vydaná, je možné si zakázku zkontrolovat v jakémkoliv kroku, na jakémkoliv pracovišti. V přehledu je vidět aktuální spotřebovaný materiál, který máme ošetřen automatickým výdejem, je velice dobře dohledatelné množství odčipovaných operací. Po závěrečné kontrole dílu je zakázkový list mistrem zkontrolován a „ukončen“, respektive díl je předán na sklad hotových výrobků.

Fakturace/logistika si díl dále přebírá do prodejních dokladů a po expedici zboží a vyřízení všech potřebných formalit projekt uzavírá. Nesporným benefitem tohoto systému je, že procesy na sebe navazují, a je-li dodržena správně veškerá metodika, můžeme dohledat souvislosti a referenční doklady od začátku do konce průběhu zakázky.

Díky zakoupení modulu pro tvorbu sestav (Finanční kancelář) jsme si nechali zpracovat několik interních vyhodnocovacích ukazatelů, např. dosažení plánované kontraktace, ziskovost jednotlivých zakázek, dodržení projektem stanovených termínů atd., které využívá vedení společnosti ke sledování a hodnocení aktuální situace ve všech oblastech.

Samostatné úseky, jako je například personalistika a mzdy, pracují bez obtíží. Informační systém je napojen na všechny potřebné úřady a instituce a není zde zásadních výhrad.

Hlavní přínosy nového IS

Jaké jsou hlavní přínosy pořízení informačního systému a kde máme ještě rezervy? Díky nově zavedenému informačnímu systému sledujeme všechny procesy a potřebná data pouze v prostředí jednoho SW nástroje. Přestože bylo potřeba zásadně posílit HW a náklady spojené s celým projektem implementace znatelně překročily původní rozpočet, tato investice se vyplatila. Díky tomu, že nás koncept systému donutil podrobně zpracovávat technologické postupy, je práce ve výrobě lépe organizovaná, lépe plánovaná a správně vykazovaná. Výrobní časy se nám podařilo výrazně zkrátit, tím ušetřit čas i finance a dodržovat slíbené dodací termíny. Máme možnost kdykoliv nahlédnout do aktuálního stavu zakázky. Díky „online“ vykazování spotřeby práce, materiálu a kooperací má kdokoliv ze zmocněných uživatelů možnost ihned vyhodnotit stav zakázky, aniž by tyto informace zdlouhavě získával otázkami na zástupce výroby. Jednoznačně jsme získali jasný přehled o stavu skladů, materiál se nám neztrácí, netoulá se po firmě.

V souvislosti s materiálem a jeho skladováním vidíme rezervu v možnosti používání E-skladu, kdy by byl materiál přijímán a vydáván pomocí čteček (PDA) a štítků s čárovými kódy. Druhým cílem je důslednější využívání kapacitního plánování na všech našich pracovištích.