Při fakturaci se obvykle setkáte s 8 druhy faktur. Doklady se liší podle účelu nebo typu dodavatele – plátce DPH má jiné povinnosti než neplátce, živnostník musí uvést na faktuře jiné informace než nepodnikatel. Zopakujte si základy, ať si o fakturaci udržíte přehled.

1. Běžná faktura, neplátce DPH

Základní typ faktury. Na dokladu od neplátce DPH musí stát:

• jméno a příjmení dodavatele (pokud jde o živnostníka),
• název firmy (pokud se jedná o s.r.o.),
• fakturační adresa (tj. sídlo),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jde dodavatele dohledat (živnostenský či obchodní rejstřík).

Pokud navíc vedete účetnictví, nesmí na vámi vydaných fakturách chybět ani:

• údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
• popis zboží nebo služby, za které fakturujete,
• fakturovaná částka,
• datum vystavení faktury.

Vše ostatní je u běžných faktur od neplátců DPH nepovinné.

2. Běžná faktura, plátce DPH

Na takové faktuře musí být veškeré informace relevantní pro neplátce (viz výše). Kromě nich na doklady patří:

• daňové identifikační číslo dodavatele,
• označení odběratele,
• rozsah a druh dodávaného služby či množství a druh výrobku,
• jednotková cena bez daně,
• základ daně,
• sazba a výše daně,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění (pokud se liší od data vystavení faktury),
• evidenční číslo dokladu.

Povinnosti pro tvorbu faktur pro fyzické osoby a firmy jsou shodné.

3. Běžná faktura od nepodnikatele

Takové faktury vystavují lidé, kteří si jen příležitostně přivydělávají. Pokud součet jejich ročních příjmů nepřesáhne 30 000 korun, nemusí nic danit nebo jakkoli evidovat příjmy.

Příkladem je hobby cukrář, který dvakrát ročně upeče dort na svatbu.

Faktura od nepodnikatele nemá předepsanou podobu. Pro lepší přehled doporučujeme, aby se tam objevily následující informace:

• jméno a adresa dodavatele,
• informace o odběrateli,
• popis služby,
• fakturovaná částka,
• způsob úhrady.

Pokud patříte mezi nepodnikatele, dejte si pozor, aby vaše roční příjmy nepřesáhly 30 000 korun. Jinak musíte výdělek zdanit. A v případě pravidelných výdělků si zřiďte živnost.

4. Zálohová faktura

Nyní se dostáváme k členění faktur podle účelu. Zálohová faktura slouží k proplacení alespoň části zakázky předem – např. vytvoříte fakturu na 30 % celkové částky.

Zálohových faktur můžete vytvořit více, nejprve zmíněných 30 %, poté dalších 30 % a zbylých 40 % zákazník doplatí při převzetí zboží nebo vykonání služby.

Tzv. zálohovka není účetním ani daňovým dokladem, nevstupuje do účetnictví nebo DPH. Jedná se tedy o jakousi výzvu k platbě. Pokud zákazník nezaplatí, nemusíte zálohovou fakturu stornovat.

5. Proforma faktura

Běžně lidé nerozlišují proformu od zálohovky. V praxi se ale odlišují: zálohovou fakturu vystavujete na část celkové částky, proforma fakturu vytvoříte, když po zákazníkovi dopředu vyžadujete uhrazení celé sumy.

Jinak platí, že proforma nevstupuje do účetnictví nebo evidence. Pokud tedy klient platbu neuhradí, můžete proforma fakturu nechat být.

6. Vyúčtovací faktura

Pokud zákazníkovi vystavíte zálohovou fakturu (nebo proforma fakturu), musíte po připsání úhrady vystavit vyúčtovací fakturu – někdy se označuje jako konečná faktura.

Tento typ faktury už je účetním dokladem a patří tedy do účetnictví. Pokud patříte mezi plátce DPH, jsou vaše vyúčtovací faktury i daňovým dokladem.

Na faktuře určitě uveďte, jakou část ceny už klient zaplatil a kolik mu zbývá doplatit – u proforma faktury to pravděpodobně bude něco jako:

• zákazník už zaplatil 50 000 Kč,
• zbývá doplatit 0 Kč.

7. Dílčí faktura

Tento typ faktury se zpravidla vystavuje za služby, které jste zákazníkovi už odvedli. Často je používají třeba stavební firmy, které chtějí zpětně proplácet dokončenou práci.

V zásadě se tedy jedná o variantu zálohové faktury – jen s rozdílem, že neplatíte dopředu, ale zpětně.

Dílčí faktura vstupuje do účetnictví a u plátců DPH je daňovým dokladem. Pokud používáte dílčí faktury, je možné na konci zákazky vystavit vyúčtovací fakturu (viz výše).

8. Zápočtová faktura

Ačkoli legislativy tento pojem nezná, v praxi se zápočtové faktury používají. Jedná se o zápočet vydané faktury proti faktuře přijaté.

Tento typ faktury podnikatelé používají, pokud je jejich odběratel zároveň i dodavatelem. Modelová situace je následující:

• vystavíte fakturu na 25 000 korun,
• klient vám zašle fakturu na 15 000 korun,
• provedete zápočet pohledávek a závazků,
• klient vám doplatí 10 000 korun.

U doplatku je nezbytné vystavit fakturu na celých 25 000 korun, jinak budete mít v účetnictví nepořádek.

Jakoukoli fakturu vystavíte s iDokladem

Fakturační služba iDoklad vám usnadní vystavování faktur, ať už jste plátce, nebo neplátce DPH, ať už používáte zálohovky, nebo dílčí faktury.

Díky intuitivní aplikaci vystavíte jakoukoli fakturu na pár kliknutí. Vyzkoušejte si iDoklad na 2 měsíce zdarma. A poté bude na vás, jestli vám stačí tvorba faktur zdarma, nebo zvolíte některý z placených tarifů.