Hlavní strana -> Zprávy
ERP systémy, Účetní a ekonomické systémy, Aktuality -> Analýzy - Dnes

Digitalizace potřebuje pevný základ, jinak jen násobí chaos

-PR-

Excel, e-mail, několik specializovaných aplikací a k tomu informační systém, ve kterém je jen část důležitých údajů. V mnoha firmách jde dlouho o funkční kombinaci. S růstem společnosti se ale může změnit v prostředí, kde jednotlivá oddělení pracují s rozdílnými informacemi a nikdo si není jistý, která data jsou skutečně aktuální.
Právě roztříštěnost informací bývá jedním ze signálů, že nastal čas uvažovat o ERP systému. Obchod nezná aktuální stav zakázky, výroba obtížně plánuje kapacity, sklad čeká na správné podklady a management získává čísla až po ručním zpracování několika tabulek.


„Za posledních deset let jsem byl u výběru a zavedení ERP ve více než 200 společnostech. Opakovaně se potvrzuje, že samotná implementace je jen část úspěchu. Firma musí především vědět, co od systému očekává a jak je na změnu připravená,“ říká Ondřej Antonín, obchodní ředitel QI GROUP. 

Jedna firma, jedna verze dat

Smyslem ERP není pouze převést stávající agendu do počítače. Dobře nastavený systém propojuje klíčové procesy a vytváří společnou datovou základnu, ze které čerpají různá oddělení.
Obchodník má k dispozici stejné informace o zakázce jako výroba, sklad nebo ekonomické oddělení. Vedení zároveň nemusí čekat, až někdo údaje složitě posbírá z několika zdrojů. Důležité podklady jsou dostupné na jednom místě, průběžně aktualizované a připravené k okamžitému využití.
Výsledkem je méně ručního přepisování, nižší riziko chyb a rychlejší přístup k informacím potřebným pro rozhodování.

ERP se musí umět vyvíjet s firmou

Při výběru systému proto nestačí porovnávat seznam funkcí nebo pořizovací cenu. Důležitá je jeho komplexnost, flexibilita a schopnost přizpůsobit se budoucím potřebám.
Výrobní podnik může potřebovat plánování výroby, APS a řízení skladu, velkoobchod například WMS, nákup nebo podporu B2B prodeje. Současně je výhodné, pokud lze v jednom řešení pokrýt ekonomiku, finance, personalistiku a další společné agendy.
Jedním z tuzemských řešení postavených na tomto principu je ERP systém QI, který vyvíjí česká společnost QI GROUP. Systém umožňuje propojit například výrobu, sklad, nákup, obchod, ekonomiku a další podnikové procesy nad společnými daty. QI je na trhu od roku 2000 a má za sebou přes 1 500 implementací v Česku a na Slovensku.
Důležitá je také možnost dalšího přizpůsobení. Firma totiž málokdy funguje za pět let úplně stejně jako dnes. ERP by proto mělo umožnit rozšiřování funkcionalit nebo úpravu procesů, aniž by kvůli každé změně vznikala další samostatná aplikace.

Cloud, nebo vlastní servery?

Součástí rozhodování je také způsob provozu. Cloud může snížit nároky na vlastní infrastrukturu a interní správu IT. On-premise řešení naopak dává firmě větší kontrolu nad technickým prostředím.
Ani jedna varianta není automaticky správná pro všechny. Rozhodovat by měly požadavky na bezpečnost, integrace, dostupnost systému, interní IT kapacity a celkové provozní náklady.
Stejně důležitá je schopnost ERP komunikovat s okolím. Při výběru je proto vhodné prověřit možnosti API a propojení s dalšími aplikacemi, veřejnými registry nebo službami státní správy.

Dodavatel by měl rozumět i byznysu

Zkušenosti z praxe zároveň ukazují, že kvalitu výsledku neurčuje pouze samotný software. Stále větší roli hraje partner, který ERP zavádí.
Implementace totiž není instalace programu. Dodavatel musí nejprve pochopit fungování firmy, její procesy i problematická místa. Následuje nastavení systému, příprava a migrace dat, školení uživatelů, případné úpravy a teprve poté ostrý provoz.
Dobrá digitalizace proto neznamená mít aplikaci na každý problém. Znamená vytvořit prostředí, ve kterém jsou procesy propojené a lidé se mohou spolehnout na stejná, aktuální data.