Hlavní strana -> Zprávy
AI a Business Intelligence, Aktuality -> Analýzy - Dnes

AI má pracovat s vámi, ne místo vás

Jak začít s robotizací kanceláře?

-PR-

Kolik peněz vaši firmu každý měsíc stojí ruční přepisování dat? Ceny, PDFka, tabulky, faktury, data v různých formátech – rutina bez přidané hodnoty, často vnímaná jako nutné zlo, která spolyká desítky hodin lidského času a vytváří dvojí náklad: přímé mzdové výdaje i ztrátu prostoru pro práci s vyšší přidanou hodnotou. Možná už víte, že tato opakující se zátěž brzdí výkon, snižuje motivaci a omezuje růst. A možná také tušíte, že díky rozvoji AI ji lze efektivně automatizovat. Otázka tak často není „zda“, ale „jak a kde začít“, aby se řešení skutečně vyplatilo.


Právě s tímto problémem jsme se museli vypořádat i ve společnosti ANAFRA. Neustále hledáme způsoby, jak nové technologie využívat ve svůj prospěch i ve prospěch našich zákazníků. Věříme, že řešení, která se osvědčí u nás, mohou přinést hodnotu i dalším firmám. Příkladem jsou aplikace vyvinuté naším interním týmem, které kolegům dlouhodobě šetří desítky hodin rutinní práce.

AI jako rozšíření lidských schopností, nikoli náhrada

Cílem není nahradit lidi umělou inteligencí, ale podpořit jejich koexistenci, která otevírá nové možnosti a zvyšuje efektivitu i motivaci zaměstnanců. Klíčem k úspěchu není nejpokročilejší AI model, ale chytré propojení výpočetní síly AI s lidskou kreativitou. Dobře integrované AI nástroje, které přes API řeší konkrétní a jasně definované úkoly, posilují lidské schopnosti, snižují chybovost, zrychlují interní procesy, uvolňují lidem prostor pro kreativnější a smysluplnější práci a zlepšují pracovní podmínky.

Využití AI pro sběr, strukturování a urovnání nestrukturovaných dat do databází

1. Poptávky

Výchozí stav: V segmentu HW komponent dochází k častým změnám cen, které je nutné průběžně aktualizovat v ERP systému. Týdně přijímáme více než 80 nabídek v různých formátech, bez jednotného datového feedu, proto bylo doposud nutné aktuální ceny do informačního systému zadávat ručně, což kolegům z nákupního oddělení zabralo v průměru dvě hodiny denně. 
Řešení: AI aplikace je vytrénovaná tak, aby z přijatých nabídek automaticky vytěžila všechny relevantní informace, doplnila chybějící údaje, převedla je do strukturované podoby a odeslala je do systému Helios. Komunikace probíhá e-mailem a časová náročnost klesla na 15–20 minut denně. Aplikace zároveň umožňuje ukládat i další data využitelná do budoucna, která se dříve z časových důvodů nezadávala.

2. Faktury, objednávky

Výchozí stav: Přijímáme faktury od více než 240 dodavatelů z 30 zemí světa. Každá má odlišný formát a jejich ruční navádění do IS zabíralo přibližně 60 hodin měsíčně. Žádný z dostupných nástrojů na trhu neodpovídal našim potřebám, protože většina z nich je trénována na standardizované typy faktur. Zároveň jsme potřebovali řešení, které dokáže zpracovat nejen hlavičku faktury, ale i jednotlivé položky. 
Řešení: Interně jsme vytrénovali AI aplikaci, která převádí soubory v PDF či JPG do strukturovaných dat pro ERP. Automaticky načítá dokumenty ze složek a e-mailových schránek, zpracovává hlavičky faktur, jednotlivé položky i DPH a ověřuje je s daty v systému. Odpovědný pracovník pak extrahovaná data pouze validuje, což mu zabere přibližně 15 hodin měsíčně.
 

 

3. Parametry a popisky na e-shopu

Výchozí stav: Provozujeme e-shop s 15 000 položkami. Doplňování popisů a technických parametrů z datasheetů zajišťoval tým part-time kolegů, který této agendě věnoval 120 hodin měsíčně. Šlo o opakovanou činnost s minimem kreativity a maximálním důrazem na přesnost, kterou lze jednoduše robotizovat, a uvolněný lidský potenciál využít pro jiné projekty. 
Řešení: AI aplikace automaticky prohledává webové stránky výrobců a z dostupných podkladů generuje produktové popisy a parametry do IS v předem definované struktuře, odkud jsou importovány do e-shopu. Pracovní čas se díky automatizaci zredukoval na pouhých 12 hodin v měsíci.
Všechny aplikace využívají open-source jazykové modely. S ohledem na citlivost zpracovávaných dat mohou běžet lokálně na vlastním serveru nebo v public, hybridním i privátním cloudu.

Proč samotná AI nestačí

Uvedené příklady potvrzují, že AI aplikace na míru mohou výrazně snížit časovou náročnost rutinních procesů. AI však není zázračný a univerzální lék, který funguje sám o sobě. Využití jejího plného potenciálu závisí na kvalitních digitálních datech, propojených systémech a srozumitelně nastavených procesech. Bez digitální transformace zůstane i ta nejmodernější technologie jen nevyužitým nástrojem. 
Právě s tímto základem vám umíme pomoci. Od hloubkové analýzy IT a procesů přes digitální opatření a nasazení klíčových systémů až po smysluplnou integraci AI do každodenní práce s okamžitě měřitelným přínosem a skutečnou hodnotou pro vaši firmu.
S digitalizací a integrací AI vám ráda pomůže:
Ing. Gabriela Chumchalová,
IT Solutions sales director
v ANAFRA s.r.o.
 
gabriela.chumchalova@anafra.cz
www.anafra.cz