facebook

Výhody DMS v kostce

OnlioDokumenty zatím stále vládnou světu. Elektronické i tradiční papírové a v rámci jejich zpracování je nutné pamatovat na širokou škálu pravidel i požadavků. Digitální forma sice ještě nemusí znamenat výhru sama o sobě, nicméně díky možnostem tzv. DMS systémů (Document Management System) je zpracování elektronických dokumentů výrazně snadnější. Může jít o čistě komerční uzavřený produkt nebo o řešení využívající open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition.

Mezi jednotlivými DMS systémy pochopitelně existují rozdíly, jak z pohledu technologického, tak funkčního. Pojďme se proto podívat na výhody, které přináší právě český eDoCat.

1. Řízený oběh

Systém eDoCat zajišťuje automatizovaný řízený oběh dokumentů napříč organizací, a to včetně podpory správy verzí a schvalovacích procesů. Řízený znamená především vynucené dodržování předem definovaných postupů a pravidel. Díky automatizaci se uživatelé o jednotlivé kroky dokumentového workflow nemusí starat a vždy pracují s aktuálně platnou verzí dokumentu.

2. Soulad s legislativou

Součástí systému eDoCat jsou předdefinované procesy, které výrazně zjednodušují naplnění legislativních požadavků a norem. Nechybí například automatické hlídání platnosti dokumentů, podrobná evidence revizí a změn nebo podpora prokazatelného seznamování s obsahem.

3. Komunikace s okolím

Jednou z výhod DMS eDoCat je integrace se systémem datových schránek. V rámci tohoto propojení lze dokumentové workflow nastavit tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně plné podpory následného zpracování. Stejně, jako kdyby šlo o jakýkoli jiný dokument. Navíc si eDoCat rozumí například i s centrálním Registrem smluv, umí mj. automatizovaně publikovat anonymizované podoby smlouvy.

4. Efektivní vyhledávání

Významným přínosem DMS eDoCat ve verzi 2019.R1 je zcela přepracované pokročilé vyhledávání včetně podpory prohledávání obsahu dokumentů a současně omezení dotazu podle jakéhokoli příznaku (metadat). Jednoduché vyhledávání dokumentů je také podporováno řízeným vkládáním dokumentů, kdy lze definovat povinnost vyplnit jednotlivá pole metadat.

5. Kategorizace

Systém eDoCat pracuje s dokumenty i na úrovni logických celků – umí propojovat související dokumenty do jednoho elektronického šanonu. Organizace může nad těmito celky aplikovat řadu funkcionalit systému, jako jsou např. individuální nastavení přístupových oprávnění nebo jednotného nastavení archivačních a skartačních plánů.

6. Informace a integrace

Systém eDoCat se může pochlubit podporou strojového vytěžování ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů. Může tak provádět komplikovanější ověřování, například automatickou kontrolu doby splatnosti na přijaté faktuře apod. Ve své podstatě lze jakýkoli z dokumentu zjištěný údaj ověřovat vůči ostatním prvkům podnikové informační architektury.

7. Vzdálený přístup

DMS eDoCat plně podporuje moderní způsoby práce včetně mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli.

8. Modularita

Celý systém je koncipován jako vysoce modulární, což zajišťuje snadné přizpůsobení konkrétním požadavkům zákazníka i flexibilní zapracovávání nových funkcí. Mezi nejoblíbenější moduly systému eDoCat patří Řízená dokumentace a Distribuční listy pro řízení procesů souvisejících s interními směrnicemi a také jejich hromadnou distribuci k seznámení.

9. Vlastní infrastruktura i cloud

Systém eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej klient provozuje na své vlastní infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým profesionálů.

10. Nízké náklady a vysoké úspory

Základem systému eDoCat je zdarma dostupná platforma Alfresco Community Edition a je tak možné jej nabízet za velmi výhodných podmínek. Stejně tak platí, že DMS systémy přináší firmám podstatné snížení nákladů spojených s administrativou a zefektivňují dokumentové procesy.

Otázkou není, zda DMS systémy ano či ne. Ty správné otázky jsou kdy, jaký systém, jak jej implementovat, kde jej provozovat a na jaké procesy se zaměřit. Zisk je vysoce pravděpodobný a možné přínosy nezanedbatelné. Stačí chtít – například eDoCat.
Pavel Nykl
Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio.