facebook LinkedIN LinkedIN - follow

Je možné, aby zaměstnanci milovali nějakou IT aplikaci?

SOVA NETKaždý má dnes u sebe telefon 24/7, i dělníci ve výrobě, lidé běžně fungují dle sledování notifikací a projíždění zajímavých titulků ve zpravodajských webech. Zaměstnanecký portál šel ještě dál. První portál na míru od SOVA NETU vznikl pro Hyundai Motor Manufacturing Czech s.r.o. a následovaly firmy ONCOMED Manufacturing a ESSOX.


Jak digitalizaci uchopit dobře hned od začátku?

Lehce revoluční myšlenkou v oblasti IT je začít implementaci zaměstnaneckého portálu návrhem strategie personálního marketingu. „Pokud investujete do HR aplikace, která má ušetřit čas, peníze, snížit administrativní zátěž a zvýšit efektivnost práce, nesmíte zapomenout, že to bude fungovat jenom tehdy, když většina zaměstnanců bude nový nástroj sdílení informací aktivně využívat,“ upřesňuje Petr Mikšovič, CEO firem SOVA NET, SOVA STUDIO a BEZONES. Zásadním prvním krokem hned na začátku je rozklíčovat aktuální procesy ve firmě s ohledem na strategii propagace nového nástroje k zaměstnancům. Vstupní workshop vyžaduje součinnost majitele firmy, IT, HR oddělení a dodavatele aplikace. Na to, abyste zjistili, proč má aplikace málo uživatelů, nejsou aktivní nebo proč investice neplní svůj účel, je po implementaci již pozdě. Velkou inspirací dobře zvládnuté digitalizace interní komunikace je právě firma Hyundai Motor Manufacturing Czech s.r.o, jejich IT, PR a HR oddělení bylo připraveno promyslet a integrovat celé řešení do již efektivně fungujících procesů. Není divu, že na jejich youtube kanálu (Hyundai Nošovice) můžete sledovat reakce nadšených zaměstnanců, o které je očividně dobře postaráno. Proaktivitu při zavádění inovace a propojení s cíli personálního marketingu zvládli na jedničku.

Od tvorby person až po digitalizaci

Veškeré novinky z firmy, důležité informace od vedoucích, sdílené klíčové dokumenty a přehledné oficiální informace v případě nenadálých změn ve firmě na jednom místě - to jsou zřejmé benefity, které přináší vlastní zaměstnanecký portál. Zaměstnancům zcela jistě usnadní a zpříjemní pracovní život. „Na začátku spolupráce jsme s klientem vytvořili marketingové persony z pohledu IT a HR, pro které je portál určen. Tato metoda zahrnuje pozice, vlastnosti, potřeby, IT zařízení, přes které komunikují a typické parametry různých segmentů zaměstnanců. Takový postup propojení IT a personálního marketingu nám pomohl určit, jaké moduly, funkce a obsah bude zaměstnance nejvíce zajímat a pomůže jim snížit stres z chaotických informací nebo zdlouhavého procesu posílání si dotazů a odpovědí v emailech,“ doplnil Petr svou zkušenost z workshopu, který vedl jako konzultant digitální transformace.

Ukázka persony pro zaměstnanecký portál

Pavel Hrášek je vedoucí logistiky ve firmě XZ

Většinu své pracovní doby tráví koordinací řidičů ve vozovém parku. 70 % času ho zastihnete jen na telefonu (iOS), na PC (Windows, Google Chrome) jen brzy ráno a pozdě odpoledne. Řidiči, se kterými denně komunikuje, používají také telefony. Pavel je sportovec a ve firmě by rád využíval Multisport kartičku. Pavel nestíhá zjišťovat zpětnou vazbu na pracovní proces od svého týmu, někdy má pocit, že se jede v zajetých kolejích a nepřemýšlí se nad tím, jak systém práce optimalizovat, nebo odstranit nejčastější problémy a limity, které brzdí hladkou práci s řidiči. Zahlcuje ho administrativa spojená s HR agendou řidičů, kteří mu informace sdělují na nástěnce, e-mailem, jen tak z okénka na parkovišti nebo přes smsky. Pavel potřebuje, aby byla komunikace centrální, automatizovaná a ideálně napojitelná na další skladové aplikace (např. centrální ERP systémy) ve firmě.

Co bude Pavel milovat?

Zaměstnanecký portál v případě Pavla nabízí sekci benefitů, kde může využívat i výhody pro sport. Modul dotazníky a dotazy, kde se dá rychle zjistit zpětná vazba a nápady na optimalizaci procesů. Moduly nabízí i vyhledávání již zodpovězených témat a často kladených dotazů, které upotřebí ve své práci nejvíce pro řidiče. Možnost přidání i agenturních pracovníků do portálu, kde mají informace ke stažení, postupy, kontakty a termíny, důležité pro komunikaci s firmou. Portál umožňuje jednoduchou integraci s již zavedenými ERP systémy. Všechny informace jsou dostupné také v mobilním zařízení (iOS i Android) a na klíčové informace, jako například na změnu směny či omezení vjezdu do areálu firmy, jsou zaměstnanci upozorněni prostřednictvím push notifikací.

Portál přináší každému zaměstnanci personalizovaný obsah a aktuální informace

Firma, která má více jak 400 zaměstnanců, agenturní pracovníky, pobočky nebo dokonce holding s dceřinými firmami, řeší dnes a denně jednotnou komunikaci a centrální předávání informací různým skupinám zaměstnanců. Nastala doba zrušených nástěnek, dlouhých emailových vláken a papírových interních časopisů. Každý má dnes u sebe telefon 24/7, i dělníci ve výrobě, lidé běžně fungují na základě notifikací a projíždění zajímavých titulků ve zpravodajských webech. Zaměstnanecký portál OneTeam šel ještě dál, obsahuje rozhraní pro administraci a pro uživatele se sofistikovaným cílením obsahu na různé kategorie zaměstnanců. Každý uživatel vidí jen obsah, který je určen jeho kategorii (např. všichni zaměstnanci na HPP, ve firmě déle než 5 let apod.). Zprávy jsou pak zobrazeny jen na určitou dobu, po kterou sdělení platí. Systém tedy není zahlcen starými aktualitami, jak to často bývá na firemních webech.

Ukázka testovacího rozhraní zaměstnaneckého portálu OneTeam, který má vlastní brandové řešen Hyundai PLUS (logo, barvy, fonty atd.), reference SOVA NET

STARTujeme a digitalizujeme i v roce 2021! Přidejte se.

Firmy různých velikostí potřebují řešení, které jim bude sedět přesně na míru. Zaměstnanecké portály OneTeam jsou k dispozici ve verzi STANDARD, EMERGENCY i ENTERPRISE. Od dubna bude k dispozici nová cloudová verze produktu OneTeam START, která umožní jakékoliv firmě bez omezení počtu zaměstnanců pohodlně využívat skvělé funkce zaměstnaneckého portálu. Postupně bude portál nabízet zajímavé funkcionality jako např. propojení na měření teploty ve verzi EMERGENCY, gamifikace a napojení na benefitní systémy firmy, propojení s e-learningovými aplikacemi a mnohé další užitečné funkce, které budou podporovat angažovanost zaměstnanců a vtahovat je do firemního dění. Firmy, které s námi chtějí řešení posouvat a vytvořit společnou případovou studii, stačí napsat na: obchod@sovanet.cz, nebo si stáhnout ukázku zdarma o case study již proběhlé digitalizace.