V prvotní fázi potenciální zakázky, kdy se společnost rozhoduje, zda je schopna novou zakázku zrealizovat, představuje dostatečný přehled o obsazenosti kapacit a dostupnosti zdrojů jeden z nejdůležitějších rozhodovacích nástrojů firemního managementu. V pozdějších fázích probíhající zakázky je harmonogram klíčovým podkladem manažerů zakázek. Jeho přínos je zřetelný zejména při řízení vlastního průběhu zakázky a uchování celkového přehledu o plánovaných, probíhajících a dokončených činnostech a milnících v rámci zakázky. Zejména finanční milníky pak poskytují cenný zdroj pro výhled zakázkového cash flow, které tvoří podstatnou součást celkového cash flow společnosti.

Tvorba harmonogramu

Samotné vytvoření výchozího harmonogramu zakázky v informačním systému obvykle není problematické. Mnohdy je vyžadovaný harmonogram přímo poskytnut zákazníkem v elektronické podobě. Potom je důležité, aby jej byl informační systém schopen importovat se zachováním struktury i případných vazeb mezi jednotlivými činnostmi. Není-li výchozí harmonogram k dispozici, je třeba, aby informační systém disponoval nástroji pro jeho snadné vytvoření.
Sestavený provozní harmonogram zakázky ovšem nikdy není pasivním dokumentem, právě naopak. Prakticky vždy se reálný vývoj zakázky od původního harmonogramu odchyluje a je třeba jej často aktualizovat. Jedním z hlavních důvodů, proč manažeři zakázek obvykle odmítají jeho nepovinné sestavení, je právě nutnost častých aktualizací v systému, mnohdy uživatelsky komplikovaných. Snadné provádění takovýchto změn v informačním systému je proto klíčové pro ochotu uživatelů k tvorbě a používání harmonogramu.
Běžný harmonogram zakázky zpravidla obsahuje dva typy řádků. Prvním typem jsou řádky představující určitou činnost, jejíž průběh je označen datem zahájení a ukončení. Druhým typem řádků jsou milníky zakázky, které naopak bývají prezentovány datem jedním. Oba typy řádků mají v informačním systému odlišné další využití.

Plánování zdrojů

Řádky představující v harmonogramu činnost je vhodné využít pro naplánování celkových kapacit společnosti. Ty mohou být interní i externí. Tyto kapacity není nutno chápat pouze jako lidské zdroje, protože v systému lze plánovat i další typy zdrojů, zpravidla s omezenou kapacitou.
Obecně lze říci, že každá společnost má jiné požadavky na míru detailu plánování zakázkových zdrojů. Míra detailu se vždy liší časovým horizontem sestavení plánu, často také druhem plánovaných zdrojů.
Abychom omezili počet zdrojů pro zařazení do plánu, což přispívá k přehlednosti a usnadnění plánování, je vhodné mít jednotlivé zdroje zařazeny do skupin. V rámci každé skupiny bývá vytvořen jeden tzv. obecný zdroj, který slouží jako výchozí při plánování. Pro obecný zdroj je v systému zadána přibližná kapacita odpovídající celkové výchozí kapacitě zdrojů ve skupině. Dále už záleží na požadované podrobnosti plánování. V určitých případech je dostačující naplánování práce jen na obecný zdroj skupiny (tj. naplánování na skupinu jako celek), výhodnější je ovšem provést dílčí rozplánování na jednotlivé zdroje skupiny. Nejčastěji se používají obě metody. Plánování ve vzdálenějším časovém horizontu se provádí na úrovni obecného zdroje skupiny, přičemž pro krátkodobé plánování, v řádu dnů či týdnů, se provádí rozplánování na jednotlivé zdroje skupiny. Při aktualizacích plánu se pak postupně snižuje zátěž obecného zdroje a přiřazuje se konkrétním zdrojům v čase.
Pro rychlý návrh plánu je vhodné, když systém disponuje pružnými metodami plánování, kdy je na základě libovolných čtyř z následujících parametrů vypočten pátý parametr.

Klíčovými parametry pro naplánování kapacity zdrojů jsou:

• datum zahájení,
• datum ukončení,
• počet potřebných hodin,
• účinnost zdrojů v procentech,
• počet potřebných zdrojů.

Důležitým faktorem pro kapacitní plánování je také možnost použití různých kalendářů, které definují kapacitu zdrojů. Je vhodné, když tuto základní kapacitu lze použít jako výchozí a systém následně umožní naplánování práce i na základě jiného zvoleného kalendáře. Takto je možné vytvářet i více variant kapacitního plánu zakázky s následnou možností volby nejvhodnější z nich.

Grafické plánování

Plánování harmonogramu nebo kapacit zdrojů zpravidla získá na atraktivitě, pokud systém umožní uživateli pracovat v grafickém prostředí. Pro zobrazení se používá osvědčeného Ganttova grafu. Veškeré změny provedené v grafickém prostředí se samozřejmě projevují i v základním tabulkovém přehledu, se zachováním všech stávajících vazeb v systému.
Grafický nástroj je vhodné použít především pro aktualizace harmonogramu, kdy lze pomocí označení provést časové přesuny několika činností i milníků současně se zachováním odstupů mezi jednotlivými položkami. Pokud k přesouvaným činnostem harmonogramu existuje kapacitní plán zdrojů, systém při změně umožní přesunout také související plán čerpání kapacity zdrojů, aby tuto vazbu zachoval. Graficky lze zpravidla znázornit a zadat rovněž skutečné plnění jednotlivých činností harmonogramu, zároveň s procentuálním vyjádřením.
V případě kapacitního plánování na jednotlivé zdroje je možnost práce v grafickém rozhraní nezbytná. Pro přiřazení plánu skupiny na konkrétní zdroje lze pomocí označení jednotlivých bloků (představujících čerpání kapacity) přesunout kapacitní zátěž na individuální zdroje ve skupině, které se zobrazují na obrazovce skupiny. Je výhodné, pokud systém na požádání zobrazí celkovou zátěž zdroje, kterou představuje celkový plán, včetně jiných zakázek, na kterých určený zdroj pracuje. V grafickém plánu lze zpravidla zobrazit časovou osu v různé míře detailu – dny, týdny, měsíce. Systém podle detailu zobrazení upravuje zobrazovanou celkovou kapacitu i využitou kapacitu zdrojů.
Obdobně jako lze přesouvat kapacitní zátěž z obecných na jednotlivé zdroje, lze přesuny provádět i opačným směrem, případně mezi jednotlivými zdroji ve skupině stejně jako v čase, opět s možností označení více bloků přestavujících zátěž.

Cash flow zakázky

Harmonogram zakázky by měl obsahovat milníky. Informační systém obvykle nabízí uživatelské vytvoření jejich druhů. Pokud lze milníky zobrazit v Ganttově grafu různými barvami podle jednotlivých druhů, přispívá to k přehlednosti harmonogramu. Celkovou užitnou hodnotu harmonogramu dále zvyšuje, pokud je systém schopen za zadané milníky automaticky generovat úkoly pro manažera zakázky, případně jiné odpovědné osoby.
Zvláštní rozšířenou funkčnost nabízí milníky finanční, představující plánované přijetí či vystavení dokladu, obvykle faktury či zálohové faktury. Je výhodné, pokud lze v harmonogramu zadat kromě plánovaného data vystavení či přijetí dokladu také jeho datum splatnosti. Z takových řádků lze po doplnění částky vygenerovat podklad pro zakázkové cash flow. Pokud však systém nabízí funkčnost pro vytvoření cash flow zakázky na základě finančních milníků harmonogramu, musí umožnit následné zachování vazeb mezi těmito nástroji, a to zejména při jejich aktualizacích. Vždy je třeba definovat, jak se má systém zachovat při vzniku možných konfliktních situací, a je výhodné, pokud navrhne řešení, případně více variant, ze kterých může uživatel vybrat.

Přínosy harmonogramu

Harmonogram, jako jedna ze součástí zakázkového řízení, představuje v komplexním informačním systému důležitý nástroj, jehož využití zde přesahuje hranice specializovaných systémů pro tvorbu harmonogramu. Díky provázanosti dat v informačním systému lze aktualizovaný harmonogram využít v několika oblastech řízení společnosti. K těm nejzásadnějším patří plánování kapacit, zakázkového cash flow a vytváření úkolů pro manažery zakázek a další členy zakázkových týmů. Jeho výstupy zároveň využívá management jako součást celkového obrazu fungování společnosti.

Martin Ilek
Autor článku působí jako senior konzultant společnosti Navisys.