Informační systém požadoval objednatel integrovat do stávajícího prostředí technologického centra. Projekt přímo navazoval na stávající eGovernment strategie Královéhradeckého kraje a byl financován za podpory Evropské unie a Integrovaného operačního programu, specifický cíl 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě.

22 systémů do jednoho

Na základě veřejné zakázky „Jednotný ekonomický informační systém Královéhradeckého kraje“ se dodavatelem stala společnost GORDIC. Celý projekt byl rozdělen do dvou etap. První byla zahájena v dubnu 2015 a dokončena na konci téhož roku. Etapa zahrnovala důkladnou předimplementační analýzu, která se dotkla samotného KÚ i všech 129 příspěvkových organizací zřízených Královéhradeckým krajem (působících ve školství, sociálních službách, kultuře, zdravotnictví a dalších oblastech). Zde bylo do té doby využíváno 22 různých informačních systémů.

V průběhu analýzy došlo ke zmapování současného prostředí, procesů i způsobů řešení zpracování, oběhu a vyřizování ekonomických dokladů a dokumentů v organizacích. Zjištěné skutečnosti sloužily jako podklad pro optimalizaci celého řešení. Analýza se konkrétně týkala základních i ekonomických informací, personálního zabezpečení v oblasti ekonomických agend, používaných bankovních účtů, účetního deníku, pokladen i HW a SW vybavení.

Jako základ řešení využil GORDIC svoji softwarovou platformu GINIS. Pro JEKIS, naimplementovaný v technologickém centru, je využíváno jádro GINIS a dále subsystémy Ekonomika a Interface. Systém zajišťuje komplexně správu ekonomických procesů pro zmiňovaných 129 příspěvkových organizací dislokovaných na 181 pracovištích i pro samotný krajský úřad. Kromě analýzy, rozšíření HW technologického centra, dodávky licencí a instalace samotných softwarových produktů zahrnovala první etapa projektu i migraci dat, implementaci a spuštění produkčního provozu pro pilotní skupinu 20 organizací.

Druhá etapa projektu byla realizována v roce 2016. Byla při ní dokončena implementace a ke spuštění produkčního provozu již došlo i ve všech zbývajících organizacích, KÚ nevyjímaje. Po proškolení administrátorů a uživatelů proběhly zátěžové, akceptační a bezpečnostní testy.

Masivní integrace i jednotná metodika

K 1. 1. 2017 se již datuje zahájení produktivního provozu ve všech organizacích. Nahrazení široké škály původních systémů řadu procesů zjednodušilo. Přispěla k tomu i vytvořená vazba na aplikace třetích stran, konkrétně na oblasti majetku, datového skladu a speciální evidence. S využitím integrační platformy bylo dosaženo propojení JEKIS také s celostátními systémy, jako jsou ISZR, ISIR, Registr nespolehlivých plátců DPH, IISP, ARES, ISDS, ISRS, atd.

Zefektivnění práce je patrné v agendách účetnictví, rozpočet, výkaznictví, objednávky, kniha došlých faktur, evidence smluv, sklady, pohledávky a v celé řadě dalších. K nim byla zároveň zpracována jednotná metodika použití systému vycházející ze základní implementační metodiky s přihlédnutím ke specifikům jednotlivých organizací. Nastaveny byly konkrétní a přesné postupy, procesy, činnosti odborů, oddělení i jednotlivých pracovníků.

Kontrolní procesy nastaveny

Pro příspěvkové organizace byla vypracována ve spolupráci s KÚ jednotná účetní analytika. Díky tomu je možné sledovat a porovnávat hospodaření jednotlivých organizací. Dále došlo ke sjednocení výstupních sestav a zavedení elektronického oběhu dokumentů krajského úřadu včetně schvalovacích procesů pro řídící kontrolu.

Součástí projektu byla i série odborných workshopů, při kterých bylo proškoleno více než 500 uživatelů. Samostatně pak probíhalo školení administrátorů JEKIS. V této souvislosti je třeba poděkovat celému vedení projektu na straně KÚ za kvalitní součinnost nutnou pro úspěšnou realizaci i všem zainteresovaným pracovníkům, kteří si museli osvojit práci v prostředí nových aplikací.

I jejich zásluhou se podařilo uvést do provozu jednotný systém, který splňuje veškeré vymezené požadavky napříč organizacemi kraje a agregovat jejich jednotně strukturovaná data díky funkčnímu procesu kontrol a hlášení. Taková data se mohou stát cenným podkladem pro plány dalšího rozvoje a zvyšování efektivity fungování kraje.