facebook

Podpora projektového řízení v ERP systému KARAT

KARATPodpora projektového řízení patří mezi nástroje, bez nichž se neobejde žádný vyspělý ERP systém. Základní rámec projektu lze obecně vymezit třemi veličinami, jimiž jsou předmět (cíl), časový harmonogram a potřebné zdroje.


Předmět obvykle definujeme nejen na základě technických parametrů projektu, ale i s ohledem na finanční kritéria vyplývající z konkrétní zakázky, tj. předpokládané náklady a výnosy.

Harmonogram projektu vychází nejen z časové náročnosti jednotlivých aktivit (etap) a podřízených úloh (požadavků), ale zohledňuje i jejich vzájemné vztahy a návaznosti.

Úspěšná realizace projektu vyžaduje rovněž odpovídající alokaci zdrojů (zaměstnanců, strojního vybavení), které budou k dosažení předmětu/cíle projektu zapotřebí. V zásadě se tak jedná o plánování výrobních a nevýrobních zdrojů, kterými daná společnost disponuje.

V pojetí ERP systému KARAT je specifikace předmětu projektu založena na výčtu etap, požadavků a finálního produktu. Zatímco etapa představuje časově a předmětně ohraničenou aktivitu, která vede k dosažení cíle (předmětu) projektu, požadavky tvoří jednotlivé úkoly v rámci příslušné etapy. Výběr způsobu provázání etap a jejich požadavků má klíčový význam pro plánování celého projektu. Uživatel přitom není odkázán na vlastní invenci, ale může využít připravených projektových šablon, nebo převzít etapy a požadavky z jiných projektů podle vlastního uvážení.

V oblasti kusové zakázkové výroby nelze pominout finanční kritéria spojená s příslušným projektem. Jejich posouzení usnadňuje agenda běžných a operativních plánů, které mohou uživatelé zakládat ke každé etapě, případně nad celým projektem. Struktura plánu vychází z kalkulačního vzorce používaného danou společností. Plán umožňuje zadavateli definovat náklady i výnosy projektu, případně vybrané etapy, pro aktuální nebo budoucí účetní období až na úroveň jednotlivých kalendářních měsíců. Vzhledem k tomu, že systém dokáže automaticky kumulovat hodnoty plánů podřízených etap, není nutné aktualizovat plán na všech úrovních projektu.

Kalkulační list zakázky

ERP systém KARAT rozlišuje dva druhy plánů. Prvním z nich je běžný plán, který by měl v zásadě reflektovat výchozí kalkulaci nákladů a výnosů projektu, např. náklady a výnosy kalkulované k datu uzavření kontraktu. Druhý typ představuje operativní plán zachycující operativní náklady kalkulované na základě konstrukčního kusovníku a technologického postupu finálního produktu. Informace o skutečných nákladech a výnosech spojených s příslušnou etapou nebo projektem se čerpají přímo z účetních dokladů. Pokud jde o plánování výnosů, ERP systém KARAT nabízí možnost využití dalšího nástroje, tzv. fakturačního plánu, který usnadňuje tvorbu zálohových faktur a daňových dokladů, jež lze provázat s konkrétní etapou nebo milníkem.

Fakturační plán

Jak bylo zmíněno, základní rámec projektu z časového hlediska tvoří harmonogram etap a požadavků, tj. termíny pro splnění projektových aktivit a souvisejících úkolů. Každý požadavek navíc obsahuje informaci o zdroji, respektive řešiteli daného úkolu. Obecně lze říci, že projektové zdroje představují zpravidla zaměstnanci společnosti, kteří se na realizaci projektu podílejí, například konstruktéři nebo technologové. Plánování zdrojů vyčleněných pro potřeby daného projektu může probíhat na několika úrovních. V prvé řadě mohou uživatelé využít Operativního plánování zdrojů projektu, které umožňuje rychlé a jednoduché rozvržení kapacit nevýrobních zdrojů na projektové požadavky. V zásadě se jedná o plánování práce po kalendářních dnech, přičemž frontu práce představují přidělené požadavky. V projektovém řízení ERP systému KARAT platí pravidlo, že na jakýkoli zdrojový požadavek lze vykazovat odvedenou práci. Porovnáním předpokládané časové náročnosti a skutečně vykázaného času je potom možné průběžně sledovat stav plnění, případně náklady související s realizací příslušného úkolu.

Harmonogram

Dává-li uživatel přednost pokročilejším nástrojům, může využít Ganttova diagramu, který nabízí automatické i ruční plánování projektu a požadavků s ohledem na kapacity a zdroje. Jeho hlavní přednost spočívá ve vizualizaci a snadné úpravě plánovaných požadavků, které jsou rozloženy na časové ose.

Ganttův diagram

Nespornou výhodou projektového řízení v ERP systému KARAT je provázanost s dalšími dokladovými agendami souvisejícími s daným projektem. V praxi se jedná nejčastěji o poptávky, nabídky, objednávky, faktury vydané nebo přijaté, příjmové nebo výdajové listy, výrobní dokumentaci apod. Neodmyslitelnou součást řešení ERP systému KARAT představuje integrace projektového řízení se správou dokumentů (DMS). Díky ní mohou uživatelé snadno vyhledávat a spravovat veškeré dokumenty evidované k danému projektu.

Projektové řízení ERP systému KARAT představuje robustní řešení, které výrazně usnadňuje nejen samotnou realizaci projektů, ale i monitorování projektových rizik. Uživatelům nabízí řadu možností, jak projekt nejlépe strukturovat s ohledem na dílčí činnosti a úkoly, případně napomáhá k optimálnímu rozvržení kapacit projektových zdrojů v čase. Navíc umožňuje průběžné sledování vývoje nákladů a výnosů souvisejících s konkrétním projektem, čímž ulehčuje identifikaci finančních rizik, které by mohly ohrozit jeho rentabilitu. V neposlední řadě okamžitý přístup k informacím o průběhu realizace příslušného projektu usnadňuje přijetí adekvátních nápravných či preventivních opatření.