facebook

Jak efektivně začít s business intelligence

ABRAVizualizace dat vám pomůže při plánování, controllingu a organizaci firemních procesů. Každá firma potřebuje vidět informace ve svých vlastních souvislostech. K tomu je nejvhodnější využít pokročilé nástroje business intelligence.


Aby však BI sloužilo k efektivnímu rozhodování, je nutné před implementací důkladně definovat všechna relevantní data. Jak k implementaci přistoupit a jak co nejlépe nastavit samotnou vizualizaci?

Jak začít

Účelem všech nástrojů controllingu, včetně vizualizace, je usnadnění práce, a především dosažení správného a rychlého rozhodnutí. Smyslem není pracné generování reportů pro reporty samotné, ale získávání informací v potřebných souvislostech. Správně nastavené a používané nástroje vizualizace umožňují data třídit, propojovat a seskupovat tak, aby každému jednotlivému uživateli uvolnila ruce pro skutečnou práci.

Před samotnou implementací je tedy vhodné zohlednit, jaké informace, přehledy, statistiky a souvislosti uživatelé systému nejčastěji hledají a jaké otázky, na které systém může nabídnout odpovědi, si uživatelé při své práci kladou. Ve všech bodech je dobré mít na paměti hlavní cíl – získání znalosti potřebné k rozhodnutí.

Jak shromáždit potřebná data

Před každou implementací je důležité posoudit, z jakých dat bude business intelligence čerpat informace a zda je má firma k dispozici. V případě softwarového nástroje ABRA BI jsou primárním zdrojem data z informačního systému ABRA Gen včetně situací, kdy firma využívá několik oddělených systémů (například v České republice a na Slovensku). Ta lze doplnit z jiných systémů či externích zdrojů (měnové kurzy ČNB, plány či přehledy v XLS tabulkách apod.).

Stejným nástrojem lze zajistit také jednotný pohled do více databází, tedy i do jiných systémů, bez nutnosti jejich faktické integrace na úrovni primárních dat. Firma tak může mít například samostatný výrobní systém, ale data z něj se zobrazí v ABRA BI stejně, jako kdyby byla zanesena do ABRA Gen. Stejně tak lze sledovat historická data bez nutnosti jejich náročné migrace do systému.

Při posuzování, jaká data vzít v úvahu a jak s nimi pracovat, je zásadní zohlednit z jakých informací a o jakých skutečnostech uživatelé rozhodují. To je chvíle, kdy je namístě naslouchat osobám ve firmě a přizpůsobit nastavení již od počátku.

„Musíte vědět, co chcete a pozorovat, na co se ptají lidé ve firmě, co jim k práci schází, co potřebují. Když mají informace, dobře se jim pracuje, neztrácí čas a vše funguje.“ vysvětluje Petr Dobeš ze společnosti Bricol-M, která používá ABRA BI již několik let a dodává: „Nejdříve získáváme data a pak ukážeme výsledek přímo zaměstnancům, aby věděli, proč data zadávají a proč je jejich přesnost důležitá také pro jejich práci.“


ABRA BI

Přínosy a nástrahy agregace dat

Agregace dat, tedy jejich slučování a kombinace, je jednou z hlavních funkcí vizualizace. Pro přesné výsledky a skutečně průkazné informace je třeba vycházet z primárních údajů zanesených v agendách systému. Pokud by byla data slučována nebo kombinována (např. sčítáním zisků za dané období do jednoho číselného údaje) ještě před zahájením jejich cílené a účelové agregace v rámci ABRA BI, výsledky by byly zkreslené a neplnily by svůj účel.

Naopak dostatečně kvalitní a podrobná data na vstupu jsou skvělým základem pro získání hodnotných a spolehlivých informací – pak vizualizace nabízí skutečný obrázek o chování firmy, zákazníků, obchodníků i dalších procesech ve firmě. Úroveň agregace je nutné nastavit podle konkrétního cíle. Například při porovnání výnosů a nákladů postačí pohled do přehledu účetnictví, naopak při potřebě navázání na skladové pohyby je třeba sledovat prvotní doklady. Pro dva odlišné účely mohou sloužit dvě odlišná nastavení a formy zobrazení.

Díky vlastnímu systému práv má každý uživatel nastavena přístupová práva dle své práce. Podle toho má k dispozici konkrétní přehledy nastavené přesně na míru svojí práce.

ABRA BI není jen controlling

ABRA BI je velmi často využívaná zejména k plánování objednávek, nákupu, prodeje, činnosti obchodníků apod. Plánovat lze buď na úrovni účetnictví v ABRA Gen nebo propojením BI s existujícím plánem v Excelu získat přehledné srovnání a výsledky. Všechny informace a přehledy z ABRA BI lze stáhnout, odesílat na e-mail, ukládat na vlastní server atd.

Díky vysoké míře automatizace při práci s daty lze v BI plánovat úlohy, během nichž jsou data zpracovávána do konečné podoby, například pravidelné odesílání reportů ve formě PDF či XLS souborů na e-mail, což je vhodné zejména při agregaci většího množství dat (např. přes noc).

„Díky BI odhalujeme vlastní úspěchy i chyby, plánujeme nákup i obchodní činnost, máme perfektní přehled o zákaznících i produktech a zde také vyhodnocujeme parametry pro interní odměňování,“ doplňuje Peter Dobeš.

Zajímavým usnadněním a zrychlením práce jsou také tzv. snapshot tabulky, které zobrazují data za určené uplynulé období. Data sice nejsou tzv. živá, tedy online a v reálném čase, ale dovolují práci se značným objemem dat v krátkodobém horizontu.

Při nastavení tzv. break pointů (např. když objednávka či faktura překročí určený limit), lze využít také možnost notifikace formou SMS či e-mailu.

Získání potřebných informací a podpora rozhodování je ulehčeno také využitím tzv. dimenzí v ABRA Gen. Kromě povinného střediska, které je vždy nastaveno v ABRA Gen, lze využít také další tři dimenze, použitelné takřka univerzálně – obchodní případ, zakázku a projekt. Tak lze zobrazit např. faktury vydané konkrétním obchodníkem v dané zakázce apod.

Nástroje vizualizace lze velmi účinně využít také k predikci vývoje, např. cash flow – také zde však musí existovat relevantní data, která umožní předpokládat vývoj s dostatečnou přesností.

Dalším zajímavým „necontrollingovým“ použitím vizualizovaných informací, které se osvědčilo již několika zákazníkům, je motivace zaměstnanců, a to jak v případě pravidelných reportů o výkonu (např. obchodníků) zasílaných do e-mailu, tak jejich zveřejněním např. ve společných prostorách firmy.


 
EDU Trainings IT školení