facebook

Specializovaný software HELIOS Orange Energo pro energetické a plynárenské společnosti

Energo je specializované softwarové řešení pro správu zákaznických dat, vybudované na platformě ekonomického informačního systému HELIOS Orange, určené pro výrobce, distributory a obchodníky s energetickými komoditami.


Jedním z hlavních impulzů pro zavedení nového informačního systému, ve společnostech zabývajících se dodávkami elektřiny a plynu koncovým zákazníkům, může být potřeba datové integrace oblastí zákaznických dat a standardních ekonomických agend. Když se obě oblasti podaří postavit na platformu jedné SW aplikace, tak dojde ke sjednocení všech agend, datového i aplikačního rozhraní. A ve výsledku k velkému zjednodušení veškerých procesů, které jsou s činností těchto firem spojené.

U významného dodavatele plynu, který na českém trhu působí již více než 10 let, byl pro správu zákaznických informací a zajištění fakturace dodávek až do roku 2017 používán specializovaný software s řadou uživatelských přizpůsobení. Ekonomické agendy (zejména účetnictví, DPH, kontrolní hlášení, výkazy) byly zpracovávány externí účetní firmou, která pro tuto potřebu používala program HELIOS Orange (avšak bez specifické funkčnosti Energo pro prodej energetických komodit). Mezi oběma systémy byla zajištěna pouze částečná datová integrace – jednou měsíčně docházelo k přenosu účetních řádků faktur do účetnictví, kde byly dále zpracovány pro měsíční výkazy a DPH. S rostoucím objemem obchodní činnosti se tento mechanizmus jevil jako stále méně efektivní. Potřeba sledování analytických výstupů ekonomického charakteru, v přímém v kontextu s obchodně technickými daty, byla stále více zjevná.

PC Help


Navíc, v první polovině roku 2017 společnost plánovala rozšířit své aktivity i o novou činnost – vedle dodávek zemního plynu, se kterým v ČR obchodovala již od roku 2008, se rozhodla zahájit rovněž dodávky elektřiny. Záměrem bylo, aby první zákazníci mohli elektřinu odebírat již na podzim 2017.

Na přelomu roku 2016 proto byla zahájena jednání o implementaci integrovaného řešení HELIOS Orange Energo (tedy kompletního řešení jak pro běžné ekonomické agendy, tak i pro specializované funkce prodeje energetických komodit) s dodavatelem tohoto IS řešení – společností PC HELP, a.s.. S projektem byla spojena zejména tato očekávání:

  • sjednocení datového i aplikačního rozhraní,
  • zjednodušení a zrychlení práce uživatelů, a to při respektování dosavadních standardů,
  • zajištění prostředí pro zpracování nové komodity elektřina,
  • otevření možností dalšího rozvoje systému,
  • a neméně důležitá úspora provozních nákladů.

Nový systém proto musel nabídnout opravdu širokou škálu funkčností reprezentovanou jak ekonomickými moduly (zejména účetnictví, přijaté a vydané faktury, banka, pokladna, saldokonto, aj.), tak i moduly pro obchod s elektřinou a plynem (změny dodavatele, evidence odběrných míst a zákaznických smluv, předpisy záloh, vyúčtování spotřeb, komunikaci s OTE a další). To vše účelně v prostředí jedné SW aplikace a v rámci jednoho uživatelského rozhraní.

Cílem také bylo provést přesun stávající databáze HELIOS Orange ze serveru externí účetní společnosti na vlastní firemní server s tím, že uživatelé účetní společnosti budou s daty pracovat i nadále, avšak formou vzdáleného přístupu na server zadavatele. Nové pojetí informačního systému a jeho konfigurace měla rovněž významně rozšířit možnosti využití dat pro jejich interpretaci v rámci různých uživatelských sestav a analýz (např. pomocí speciálního modulu HELIOS Intelligence), které mohou kombinovat zdroje dat z účetních a obchodních agend.

Řešení

Před samotnou realizací projektu byla vypracována implementační studie menšího rozsahu, na základě které byl stanoven rozsah plánovaných činností. Samotná implementace probíhala v několika krocích, počínaje zprovozněním hlavních fakturačních agend (již na podzim 2017), přes podporu obchodních a akvizičních činností až po provoz zákaznického webového portálu. Paralelně s tím, jako nedělitelná součástí celého projektu, byl řešen také převod a rozšíření ekonomicko-účetních agend. Během projektu byl zahájen rovněž proces obchodu s elektřinou jako zcela nová aktivita. Právě řešení HELIOS Orange Energo, které poskytuje pro správu obchodu obou komodit jednotné prostředí, se v tomto případě velmi osvědčilo, a náběh obchodu v oblasti elektřiny významně ulehčilo.

PC Help

Zhodnocení průběhu

Implementace nového informačního systému se ukázala být projektem skutečně časově i technicky náročným. Velmi specifickou okolností byla zejména skutečnost, že původní zákaznický systém byl provozován v režimu SaaS (Software as a Service => Software jako služba) v externím cloudovém úložišti s pevně stanoveným datem ukončení přístupu. To samo o sobě vytvářelo nemožnost termínových odkladů jednotlivých implementačních milníků. Nové řešení proto muselo předchozí aplikaci, která byla v prostředí zadavatele v provozu mnoho let a obsahovala řadu specifických vlastností připravených jemu „na míru“, nahradit během krátké doby – to kladlo velké nároky jak na projektový tým dodavatele softwaru (společnost PC HELP, a.s.), tak na samotné uživatele zadavatele. Poměrně složité se ukázaly být i některé záležitosti, které bývají často považovány spíše za práce rutinního charakteru. Jednalo se např. o převody dat, kdy bylo nutné řešit návaznosti předchozích událostí řešených v původním systému na jejich následný vývoj v systému novém, a to ve chvíli, kdy původní datová evidence již nebyla k dispozici (např. oblast tvorby opravných dokladů vyúčtování). Převody dat proto musely vedle obvyklých datových sad obsahovat i kompletní historii změn. Velká pozornost byla věnována požadavkům zadavatele na systémové nástroje a prostředky, pomocí kterých dodavatel energií komunikuje se svými zákazníky = odběrateli energií. Pečlivě se proto ladily tiskové výstupy šablon smluv, faktur a jiných obchodních dokumentů, nastavovaly se notifikační procesy pro zasílání e-mailů a SMS zpráv.

Customizační úpravy se dotkly rovněž i zákaznického webového portálu. Důležité samozřejmě bylo, aby implementační proces nijak nenarušil ani nezpomalil proces růstu zákaznického portfolia. Zatímco při zahájení projektu (jaro 2017) společnost v komoditě plyn obsluhovala necelých 9 000 odběrných míst, na konci projektu (léto 2018) již toto číslo překročilo objem 12 000 odběrných míst.

Díky odpovědnému přístupu pracovníků dodavatele i zadavatele se všechny zadané úkoly podařilo splnit a systém byl zprovozněn v plném rozsahu ke spokojenosti obou stran. V létě 2018 byly předány poslední specifické úpravy a implementační projekt tak mohl být oficiálně ukončen.

Dnes již zcela rutinní provoz prokázal, že rozhodnutí pro HELIOS Orange Energo bylo dobrou volbou – zadavatel získal nástroj, který splnil jeho očekávání. Jako velmi výhodná se v tomto případě ukázala i sama koncepce licenčního uspořádání - vlastní server s trvalou SW licencí zajišťuje bezpečnou dostupnost dat a jejich aplikačního prostředí bez jakéhokoli věcného nebo časového omezení.

Více informací o informačním systému HELIOS Orange Energo najdete zde.

Autor článku:

PC HELP, a.s.

PC HELP, a.s.
Tým HELIOS Orange Energo


 
konference Datová centra pro business