Co je reimplementace

Reimplementace je vlastně nová implementace stávajícího systému, který již firma dobře zná a řadu let používá, ale v novém pohledu na aktuální stav a s ohledem na aktuální potřeby daného podnikání. K hlavním změnám dochází zejména v klíčových procesech společnosti, k systémovým integracím jsou využívány modernější technologie (například API) a dochází k očištění od historických pohledů a postupů, které v současné době nikdo nepoužívá nebo je používá neefektivně.

Ačkoliv reimplementace nezavádí do firmy nový systém, představuje rozsáhlý projekt, v němž je stávající a mnohdy zastaralé řešení firemních procesů zcela nahrazeno řešením novým, které:

• reflektuje aktuální potřeby a procesy společnosti,
• směřuje k co největšímu využití standardní funkčnosti,
• přispěje k vytvoření celkově čistšího a modernějšího systému.

Reimplementace je pro firmu zároveň vhodnou příležitostí k revizi vlastních procesů a revizi rolí a práv k systému.

Jak se liší reimplementace od implementace

V průběhu reimplementace jsou součástí projektového týmu zpravidla zkušení uživatelé, kteří stávající ERP velmi dobře znají a mají často vyšší očekávání. Na druhé straně mohou u některých procesů používat postup, který není systémový, nebo nevede nejkratší možnou cestou ke správnému cíli. Zásadní úlohou dodavatele od začátku projektu reimplementace je nahlížet po celou dobu na firemní procesy v jistém nadhledu a komplexně. V zájmu naplnění účelu celé změny je také vhodné vést uživatele k tomu, že ERP nabízí v mnoha oblastech systémová řešení a že lze po zaškolení využívat standardní procesy.

Reimplementace sama o sobě nevede k tomu, že v novém systému nebudou žádné zakázkové úpravy – v některých případech se jim nevyhnete. Měla by však vést k tomu, že většina zakázkových úprav se odehraje na úrovni automatizace již existujících systémových procesů. Díky tomu, že procesní i funkční oblasti, které představuje původní ERP, objektivně zhodnotí architekt celého řešení, získáte nezatížený pohled, který umožní navrhnout optimalizaci procesů i funkcí. Oproti implementaci tedy klade reimplementace vysoké nároky na uživatele v průběhu analýzy požadavků. Úspěch projektu závisí na jejich ochotě přijmout změnu, znalosti aktuálních procesů i různých nedokonalostí současného řešení.

Výhodou pro analýzu řešení navrhovaného v rámci reimplementace je skutečnost, že analytik má v případě potřeby k dispozici pohled na aktuální data společnosti a příslušné doklady. Nelze však předpokládat, že analýza probíhá rozborem stávajícího řešení bez interakce s uživateli – naopak interakce s uživateli je nesmírně důležitá, neboť tato spolupráce přináší objektivní pohled nezatížený konkrétní historickou implementací. S tím zpravidla souvisí také jedna nevýhoda. Uživatelé systému se nechtějí nebo neumí oprostit od vlastností, postupů a prvků původní implementace, proto je velmi důležité umět jim vysvětlit výhody, které nové řešení nabízí.

Pro koho je reimplementace vhodná

Reimplementace je obecně vhodná pro jakoukoliv firmu, která informační systém používá typicky pět a více let, dynamicky se rozvíjí a cítí aktuální potřebu změnit formu nebo míru automatizace svých vnitřních procesů. Existují však i další příležitosti k reimplementaci. V některých případech může firma dokonce stát před rozhodnutím, zda naimplementovat úplně nový ERP systém. Právě tento okamžik je vhodný pro porovnání vstupních i následných nákladů na implementaci nového systému ve srovnání s reimplementací toho stávajícího, kdy náklady na reimplementaci jsou násobně menší.
Typickými příležitostmi k reimplementaci jsou:

• přechod na jinou databázovou platformu,
• fúze společností,
• nedostatečná rychlost systému způsobená velkým objemem dat, z nichž některá nejsou potřebná,
• plánovaný větší rozvojový požadavek (například zavedení polohovaných skladů), který je efektivní spojit s reimplementací.

Z praxe například vidíme, že obchodní společnost si může vytyčit jako cíl reimplementace zvýšení udržitelnosti systému a snížení nákladů na jeho údržbu. Zároveň definuje potřebu naladění a automatizace některých procesů. Reimplementace proto cíleně automatizuje procesy takovým způsobem, který je technicky řešen na logické úrovni, a nikoliv ve vizuální. Uživatelé ve výsledku na některých místech poznají změnu více, jinde méně, ale technické jádro implementace je kompletně vystavěno novým způsobem.

Pokud bychom nahlédli do oblasti výrobních firem, typickým impulzem k reimplementaci ERP je rozsáhlejší změna výrobních postupů, přechod na modernější výrobní linky, potřeba automatizovat odvody práce pomocí PLM terminálů nebo efektivnější řešení skladových procesů s automatizovanou expedicí.

Úskalí reimplementace, a jak se na ni připravit

Před reimplementací je důležité vhodně stanovit analytický, a tedy i budoucí implementační tým. Mělo by se jednat o uživatele znalé firemních procesů i jejich řešení ve stávajícím informačním systému. Zároveň však musejí být dostatečně otevření k případné změně, často i kompletnímu redesignu zavedených procesů. Velmi důležitá je role interního lídra projektu, tedy osoby, která bude projekt reimplementace interně obhajovat a prosazovat. Stávající ERP systém může mít jak odpůrce, kteří by nejraději volili cestu zcela nového systému, tak zastánce, kteří by na současném stavu nechtěli nic měnit. Obě tyto skupiny je třeba nadchnout pro změnu, dobře komunikovat její přínosy a motivovat je pro zapojení v projektu. Vhodnou příležitostí může být například menší či větší rozvoj v oblasti, která je pro ně důležitá a která je již delší dobu trápí.

Na první fázi projektu, analýzu, je vhodné se pečlivě připravit. Prvotní analýzu je možné provést i bez přítomnosti analytika. Spočívá v identifikaci procesů, které nefungují tak, jak mají, nebo jsou nepotřebné. Důležité je také definovat procesy, které jsou naopak velmi dobře funkční a není vhodné do nich z uživatelského pohledu jakkoliv zasahovat. Tím se pro reimplementaci definují klíčové oblasti pro zlepšení. Projektový tým dodavatele by měl následně vypracovat přehled očekávání vztahující se k reimplementaci a její případná omezení (prodejní sezona, závislost na třetí straně apod.). Na základě těchto informací vznikne komplexní analýza pro reimplementaci.

Vyplatí se reimplementovat?

Reimplementace ERP přináší do firmy ve své podstatě nový informační systém, který dokonale respektuje aktuální potřeby a budoucí plány firmy a maximálně efektivně řeší současné firemní procesy. Výsledkem je úspora času, nákladů i personálního obsazení, zrychlení a provázanost postupů. Snadnější je i zaškolování uživatelů, kteří systém již znají. S reimplementací přichází také revize přístupových práv a rolí i revize vlastních procesů a jejich následná optimalizace.

Obecně lze reimplementaci ERP systému zařadit mezi strategické součásti efektivního řízení každé firmy. Pokud chce management podpořit růst společnosti, měla by pro něj být udržitelnost systému jednou z hlavních otázek. Vyvolává pravidelnou revizi firemních procesů, jejichž efektivní řešení dokáže zajistit právě reimplementace ERP systému.

Tomáš Gühl Autor článku působí jako Delivery Manager ve firmě ABRA Software, kde řídí implementace informačního systému ABRA Gen novým zákazníkům a rozvojové projekty.