facebook
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Partneři webu
Compas automatizace
ERP systémy 2 , ERP systémy

Jak si poradit s výběrem ERP systému?

Základní předpoklady úspěchu při výběru a implementaci ERP systému

Petr Sodomka


V praxi se velmi často setkávám s tím, že si na úvodní otázku nedokáže většina manažerů správně odpovědět. Není divu. Výběr a implementace ERP systému je natolik komplexní a složitá věc, že ji jen málo firem dokáže správně uchopit a uskutečnit, ať už ji řeší vlastními silami, nebo za pomoci specializovaných poradenských firem. Záleží totiž na mnoha faktorech. Ty nejdůležitější se pokusím shrnout v následujícím textu.


Základní motivace

Jaké důvody vedou firmu k úvaze o výměně ERP systému? Obvykle jsou to viditelné problémy, jako jsou např. nekonzistence v datech, chybovost prezentovaných údajů a absence jednotné verze pravdy na všech výstupech systému. Dalším častým problémem je přetěžování zaměstnanců při získávání dat, např. pro reporting. Chybí totiž provázanost agend ve stávajícím řešení roztříštěném na více softwarových aplikací a uživatelé pak vyhledáváním a zpracováváním údajů ztrácejí neúměrné množství času. Viditelné potíže mohou mít i ty společnosti, které již nějaký ERP systém používají. Může je zatěžovat například velké množství nákladných zakázkových úprav, které jim brání systém pružně inovovat. Nespokojené mohou být i se službami stávajícího dodavatele, které si na počátku neuměly správně nadefinovat do smlouvy o podpoře. A tak bych mohl pokračovat v dalším výčtu obvyklých viditelných problémů.

Provozní slepota

Podstatné jsou ovšem i málo viditelné nebo skryté potíže, které si mnoho firem neumí dát do kontextu se špatně fungujícím informačním systémem, resp. nedokáže je odhalit a nadefinovat k nim adekvátní cíle a požadavky. Jde především o odpověď na otázky: Jak by se mohly zlepšit vaše hospodářské výsledky, kdybyste začali používat moderní ERP systém? V jakém čase by se vám taková investice vrátila a vrátila by se vůbec? I na tyto otázky lze odpovědět, ovšem jen velmi zřídka to dokážou přímo pracovníci firmy nebo její management. Důvod je jednoduchý: Zcela logický nedostatek znalostí a zkušeností v této komplexní a složité věci a provozní slepota.

Celkové náklady na vlastnictví

Chcete-li začít z gruntu uvažovat o výměně stávajícího a pořízení nového ERP systému, pak se primárně zaměřte na ekonomickou stránku problému. Odpovězte si na otázku, kolik vás pravděpodobně budou stát požadovaná zlepšení plynoucí z výměny systému, a uvažujte, zda je příslušný poměr nákladů/přínosů pro vás efektivní. V této fázi dělá nejvíce firem zásadní chybu v tom, že se pokouší pracovat s cenou ERP řešení a nikoliv s celkovými náklady na vlastnictví, a to jak vnějšími, tak vnitřními v předem daném časovém horizontu (5–10 let). Cena je obvykle poněkud zavádějící faktor pro hodnocení nabídek, neboť odráží spíše obchodní politiku dodavatele než náklady, které za ERP řešení zaplatíte. Naopak celkové náklady na vlastnictví lze v rámci výběrového řízení poměrně přesně zafixovat a uzavřít na určité časové období tak, aby firma zbytečně finančně nekrvácela. Tímto know-how však většina organizací nedisponuje a od dodavatelů se jej samozřejmě nedočká.

Kvalitní zadání

A jak je to se samotnými přínosy a požadovanými zlepšeními? Ty lze nadefinovat a zajistit ve smlouvách i během implementace poněkud hůře. A pokud se už o nich uvažuje, zásadní překážkou je, že firmy v drtivé většině případů neumí správně připravit zadávací dokumentaci. Tento dokument je zcela zásadní pro výběr ERP systému a jeho dodavatele. Kromě obligatorních podmínek by měl zahrnovat požadavky, které prostřednictvím implementace ERP systému povedou k naplnění strategických cílů. Stěžejní součástí zadávací dokumentace je procesní analýza a procesní mapa.

Procesní analýza a mapa

Procesní analýza slouží k co nepřesnějšímu strukturovanému popisu, jaké ve firmě máte procesy, jak jsou tyto procesy dekomponovány až na činnosti (např. řízení ekonomiky a financí => finanční účetnictví => dodavatelské faktury), jaká zlepšení u nich požadujete, jaké z nich chcete mít manažerské výstupy, popř. jaké ukazatele výkonnosti (KPI) potřebujete ke každému procesu naplnit. Procesní mapa pak je určena k „přetavení“ těchto požadavků na konkrétní a závazné odpovědi dodavatelů, pokud je celý proces dobře řízen. Tyto odpovědi pak zahrnují např. procenta potřebných zakázkových úprav, člověkodny, které je na ně třeba věnovat, a další a další důležité aspekty, které je třeba přesně nacenit do nabídek.

Shrnutí

Kritických faktorů výběru ERP systému je velké množství a v každé oblasti celého procesu existuje etalon těchto faktorů, které není radno pominout. Chcete-li úspěšně realizovat výběr a následně implementaci ERP systému, pak je třeba celý proces uchopit jako celek a nepodcenit žádné z jeho kritických míst. Velmi silně zde totiž platí známé pravidlo, které říká, že úspěch celého procesu je silně limitován nejslabším článkem – nejvíce podceněným kritickým místem. Bohužel právě implementace ERP systémů jsou na toto pravidlo zvláště citlivé. Jen jedno takové špatně ošetřené kritické místo může vést přímo k nedotaženým nebo nedokončeným implementacím, neúměrným vícenákladům a nerealizovaným přínosům. Proto je třeba celý proces velmi dobře zvažovat a důkladně připravit.

Petr Sodomka
Autor článku působí jako ředitel a jednatel poradenské společnosti CVIS Consulting. Již 20 let se specializuje na poradenství v oblasti IS/ICT se zaměřením na audit, strategické řízení, výběr a implementaci informačních systémů. Více na stránkách: http://www.cvisconsulting.cz.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.
Control


Inzerce

Propojení mezi konstrukčním softwarem a ERP systémem

ve společnosti ŘETĚZY VAMBERK

11-vision-01Společnost Řetězy Vamberk, spol. s r. o., je tradičním výrobcem řetězů a řetězových kol a patří k největším ve svém oboru ve střední Evropě. Cca 75 % jejich produkce je určeno pro export. Poskytují komplexní servis od návrhu a vývoje přes výrobu až po montáž a technickou podporu. Denně zpracují více než 100 požadavků od zákazníků z celého světa. Z toho důvodu se firma neustále zabývá zlepšováním a zefektivňováním provozu, zejména cestou využívání moderních technologií a softwaru.