Pokud zalovíte v literatuře zabývající se „šokujícími statistikami o projektovém řízení“, dočtete se, že 30–95 % projektů je problémových a potýká se s komplikacemi, které se projeví nedodržením termínu, plánu, rozpočtu nebo úplným nedokončením projektu jako takového. Důvodů může být celá řada a často jimi jsou vnější faktory, které nelze ovlivnit. Ale nedramatizujme to.

Základním předpokladem úspěšného projektu je bezesporu schopný projektový manažer. Díky své odbornosti a zkušenostem, které přenáší na projekty, má klíčový vliv na jejich výsledek. Pokud jeho schopnosti zkombinujete se správnou sadou pokročilých SW nástrojů, máte našlápnuto k tomu, abyste se výše uvedené statistice vyhnuli. A protože jsme v IT, možností je celá řada. Od jednodušších aplikací pro správu projektů, které se soustředí pouze na tvorbu harmonogramů a plánování a evidenci cash flow. Po pokročilejší softwary, které projektovým manažerům pomáhají přiřazovat zdroje, tvořit prognózy budoucího vývoje projektů, sledovat zapojené zdroje v čase, evidovat požadovanou dokumentaci nebo generovat podklady pro související finanční operace.

Ta nejlepší řešení navíc pokryjí i velmi složité procesy, jako plánování zdrojů s ohledem na jejich odbornost, utilizaci a efektivitu a jejich provázanost na související firemní procesy.

Projektový mismanagement

Zatímco žádné dva projekty nejsou stejné, negativní faktory, které je mohou ovlivnit – a potenciálně ohrozit – jsou často velmi podobné. Na pomyslném žebříčku nejčastějších failů, které mohou projekty svést ze správné cesty, se pravděpodobně umístí následující:

• Nedostatečná komunikace – na začátku i v průběhu projektu. Vždy musí proběhnout kick-off, kde si projektový tým a všechny zainteresované strany definují očekávání, role a odpovědnosti. Ty je třeba v průběhu projektu aktualizovat, aby bylo dosaženo stanoveného cíle.
• Chybná prioritizace dílčích cílů – každý rozsáhlejší projekt je potřeba rozdělit na etapy, které mají dílčí cíle, a poté stanovit jejich priority.
• Špatný people management – mnoho projektových manažerů se zabývá rozsahem, kvalitou, náklady a harmonogramem projektu a zcela zapomínají na správné řízení lidí, v opačném případě sklouznou k micromanagementu.
• Scope creep – aneb „tichý zabiják projektů“. Projekťácký terminus technicus pro situaci, kdy se v průběhu projektu (často nenápadně) nabalují vícepráce. Výsledkem je fatální překročení rozsahu projektu a původní vize.
• Nepřizpůsobení se změnám.
• Pozdní identifikace potenciálních rizik.
• Neaktuální dokumentace.

Zjednodušeně… projektový manažer musí komunikovat s dodavateli, investory a řídit subdodavatele i vlastní zdroje. Současně musí mít v každém okamžiku dokonalý přehled o finančním i časovém stavu zakázky a přizpůsobovat se změnám, což zvyšuje potřebu kvalitních informací a klade vysoké nároky na pořizování a vyhodnocování dat. Jak to podpořit?

Jakým SW podpořit vedení projektů?

Výběr nástroje závisí na povaze projektů a na tom, jak sofistikované řízení procesů se od daného SW očekává a do jaké hloubky je třeba ho integrovat s dalšími systémy. Například s finanční agendou v ERP, DMS, CRM apod. Je těžké třídit SW nástroje pro projektové řízení dle rozsahu funkčností, protože pro každou společnost jsou klíčové jiné funkčnosti. Pro příklad uvedeme následující:

Intuitivní a snadno dostupné

Pokud nechcete do SW nástrojů příliš investovat a zároveň se chcete posunout od uchovávání dat v Excelu a termínů v Outlooku, můžete začít s jednodušší aplikací, která klade důraz na řízení spolupráce (jako Basecamp, Trello, Asana nebo MS Project). Takové appky mohou mít skvělé vizuální znázornění stavu projektů a úkolů. Některé umožňují pracovat se šablonami pro často se opakující činnosti nebo zjednodušeně řídit zakázky, CRM procesy nebo zákaznický servis.

Nástroje pro pokročilé analýzy

Pokročilejší nástroje umí pracovat s klíčovými ukazateli výkonnosti (KPI), které jsou nezbytné pro měření a sledování výkonu, průběhu a dopadu projektu. Díky nim jsou všechny články účastnící se projektu informovány o aktuálním vývoji a přeneseně o hodnotě jejich investic do daného projektu. A především KPI umožňují projektovým manažerům a zapojeným týmům pochopit, za jakých podmínek bude projekt úspěšný a jaké úpravy bude nezbytné v průběhu udělat a kdy. Obchodně-analytické nástroje (například Cyfe) pomáhají projektovým manažerům zachytit a přeměnit tvrdá data na informace, které je možné uplatnit při rozhodování a spolupráci na projektu.

Nástroje pro řízení změn

V některých typech businessu může kýžený efekt přinést správný nástroj pro správu změn v projektech (jako je TD/OMS nebo Whatfix). Takové nástroje pomáhají projektovým manažerům a specialistům na management změn změny identifikovat, zajistit, aby se jim všechny zapojené strany adekvátně přizpůsobily, mapovat tyto změny a zajistit jejich promítnutí do dokumentace a pracovních procesů.

Nástroje pro komplexní správu projektů

High-level nástroje pro řízení projektů jsou nezbytné pro zajištění komunikace a spolupráce po celou dobu životního cyklu projektu. Umožňují projektovému manažerovi kooperovat s celým týmem, plánovat kapacity, sledovat průběh úkolů a významných milníků, nastavit a sledovat rozpočty, uchovávat podrobná data o projektu, zajistit požadovanou kvalitu a včas identifikovat potenciální rizika projektu.

Mnoho českých softwarových společnosti vyvíjí takové řešení jako samostatný produkt nebo jako nadstavbu integrovanou do nejpoužívanějších podnikových informačních systémů (jako je Dynamics NAV, Dynamics 365 nebo SAP). Jedná se o univerzální platformy implementovatelné jak on-premise nebo v oblíbené cloudové variantě. Můžete nakoupit trvalé licence nebo je využívat flexibilně formou předplatného.

Přínos pokročilého řešení

Spojením robustního ekonomického základu v podobě ERP systému a specializovaného oborového řešení máte v ruce komplexní nástroj pro plánování a řízení následujících procesů:

Příprava zakázky

Projektový manažer a management firmy má přehled nad zakázkami v reálném čase. Lze tak kontrolovat nejenom včasné dodržování termínů zakázek, ale především udržovat jejich ziskovost. Každé pokročilé řešení klade důraz na pokrytí celého procesu vedení zakázky. V rámci přípravy je možné řídit poptávkové řízení, výběr dodavatelů, kalkulaci nabídky, položkového rozpočtu a vytvořit podrobný harmonogram projektu. Samozřejmostí je pokročilé grafické plánování.

Realizace a řízení zdrojů

Hladký průběh projektu jde ruku v ruce s jeho kontinuálním sledováním a systematickým řízením zdrojů – dodavatelů, subdodavatelů i interních kapacit. Kvalitní kapacitní plán vychází z již vytvořeného harmonogramu projektu. Díky tvorbě soupisů provedených prací, pravidelným rekapitulacím klíčových dat a záznamům o vykázané práci lze reálněji plánovat, a to i s ohledem na efektivitu a odbornost jednotlivých zapojených zdrojů.

Správa související dokumentace

Ucelená správa a evidence dokumentů výrazně usnadňuje práci s připojenými dokumenty a často používanými šablonami a také urychluje tvorbu smluv a schvalování dokumentů. Automatizace celé řady činností výrazně snižuje chybovost při zpracování způsobenou lidským faktorem. Navíc může být podpořena integrací s intranetovým portálem či systémem pro správu dokumentů.

Cash-flow a controlling

Důležitou součástí pokročilého řešení je využití projektového řízení pro finanční řízení společnosti. Díky napojení na standardní finanční modul z ERP systému je možné generovat celkový výhled cash flow společnosti. Cash flow slouží jako podklad pro fakturaci dodavatelům a zároveň i jako plánovaný tok peněz a je možné jej navázat na jednotlivé úlohy projektu. Může opět vznikat automatizovaně z harmonogramu projektu a při změně harmonogramu dochází vždy k jeho přepočtu.

Finanční controlling nahlíží na projekt z pohledu manažerského účetnictví a sleduje plánovaný a skutečný krátkodobý hospodářský výsledek zakázky. Controlling lze navíc provádět nejen z pohledu finančního, ale i časového a kapacitního. Zároveň je vyhodnocována celková alokace nákladů a dodržení plánovaných rozpočtů.

Každý projekt je jiný a byla by chyba hledat „one-size-fits-all“ řešení. Selský rozum napovídá a zkušenost ukazuje, že neexistuje softwarový nástroj, který by univerzálně řídil všechny potřeby na řízení projektů v tom či onom odvětví. Klíčová je jeho kombinace s tím nejdůležitějším článkem – lidským faktorem – panem projektovým manažerem.

Ing. Kateřina Tillingerová Autorka článku je manažerka marketingu společnosti NAVISYS.