facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 10/2011 , ITSM (ITIL) - Řízení IT

Pravidla licencování podnikového softwaru (3. díl)

Pořizování a přidělování nových licencí



Přecházení softwaru ze stádia do stádia, od nového k zastaralému, od pořízeného k nasazenému, od zařazeného k vyřazenému může pro mnohé představovat strašáka, se kterým se snaží mít co nejméně společného. Na každého však jednou dojde – a to se týká i softwarové kontroly. Pokusíme se vám nabídnout pomocnou ruku v podobě návodu, jak se k softwarovým metamorfózám profesionálně postavit.


V prvním díle našeho miniseriálu jsme si objasnili, že alfou a omegou práce s legálními licencemi je jejich přidělování. Mentální akt, který nemá přesně definovanou podobu, ale musí být učiněn tak, aby v případě potřeby bylo možno věrohodně doložit, že k němu došlo. Víme, že se licence podle povahy přiděluje buď fyzickému zařízení, nebo uživateli. Z tohoto jednoduchého pravidla existuje několik výjimek, ale ty nejsou předmětem tohoto pojednání a je třeba je studovat v konkrétních licenčních ujednáních.

Software jako služba se eviduje snáze

Než ale dojde na přidělování licencí, je potřeba je nejprve nakoupit. Již dříve jsme si řekli, že cest k pořízení softwaru je možná více, než by si jeden přál, ale ne všichni o nich vědí. Je jasné, že z hlediska práce s licencemi a převádění softwaru je nejlépe se vyhnout takovým modelům, které dělají ze softwaru nehmotný investiční majetek, a je lépe volit ty, v nichž se software i po účetní stránce chová jako služba. Ušetříme si spoustu práce jeho zhodnocováním, „znehodnocováním“ a vyřazováním.
Modely tohoto typu postupně nabízí více a více výrobců. Trochu úzkým hrdlem ovšem jsou pak jejich prodejci, kteří často koncovému zákazníkovi neumějí progresivní model nabídnout, protože jej prostě neznají a neumí si poradit s pravidly, která různé ty pronájemní a splátkové modely vyžadují. Obrňte se přesvědčením, že většina velkých hráčů a šikovných štik v rybníce softwarových producentů modely pro dočasné licence má, a hledejte prodejce tak dlouho, dokud nenarazíte na toho šikovného, který to umí.
Jednotlivé přebohaté nákupní modely ma jí své vlastní konsekvence, jakmile dojde na převádění majetku, zhodnocování či vyřazování. Významnou pomocí pro účetní oddělení, na jehož bedrech obvykle tato část práce leží, je nejen vhodně a výhodně zvolený způsob pořízení, ale také v prvním díle již zmíněná metodika. Základní pravidla správy a účtování softwarových licencí, která je k nalezení na webových stránkách www.legalnisoftware.cz.
Pokud jste zatím zvyklí pořizovat software jen tradičními způsoby – OEM, krabice, trvalé multilicence – rozhodně při příštím nákupu zvažte cestu k dočasnému vlastnictví. Přechodové postupy jsou definovány a jde jen o to, najít prodejce, který vám je bude umět poradit. Máte-li obavu z příliš radikálních změn, je pro vás dostatek modelů i na hranici mezi oběma světy:

  • splátka je z účetního pohledu vlastně služba, dokud není celá licence splacena a pak se stává trvalou,
  • pronájmy často nabízejí i odkoupení, kterým se licence opět převede do starého známého režimu.

A ještě jeden argument pro zlepšení vztahu k dočasným licencím! Pokud dojde k zeštíhlení firmy, licence trvalé nelze dost dobře efektivně využít. V podstatě je musíte zahodit... Výrobci nepovolují prodej části licencí nabytých v rámci výhodnější multilicence. Výjimkou jsou případy, kdy dojde k rozdělení nebo slučování firem, ale i ty podléhají schválení výrobce, majitele autorských práv. Proto je nevýhodné investovat prostředky do licencí trvalých vždy, když nemáme jistotu, že je všechny budeme chtít využívat trvale. (To se netýká licencí pořízených jako OEM, které lze převádět společně s celým zařízením – protože jsou prostě po všech stránkách součástí hardwaru, s nímž byly zakoupeny, a licencí krabicových, které jsou tak drahé mimo jiné i proto, že jejich licenční ujednání povoluje i převod či prodej licence novému uživateli.)

Čí vlastně je ta licence?

Je dobré si uvědomit, že i když po nákupu licence rozdělíme (přidělíme) konkrétním uživatelům, nestanou se tím „jejich“. Majitelem uděleného práva k užívání zůstává ta společnost, která si za ně zaplatila. Pokud uživatel z firmy odejde, neodnáší si samozřejmě přidělené licence s sebou do nového působiště. Licenci mu prostě odeberete a přidělíte jeho nástupci. Stejně tak, pokud se změní jeho pracovní zařazení a potřeba používat nějaký konkrétní software pomine, lze licenci odebrat (jestliže jim pominula minimální lhůta pro trvání předchozího přidělení) a vrátit do tzv. licenčního poolu, jakéhosi banku, odkud je možné ji opětovně vzít a přidělit jinému potřebnému. Tím ale odpověď na otázku v nadpisu nekončí. Z praxe známe časté případy, kdy více společností sdílí či chce sdílet jedno softwarové řešení, aby mezi sebou mohly rozložit náklady na jeho pořízení a provoz. To lze většinou jedině v případě, že jde o tzv. afilace, příbuzné společnosti. Žádný z výrobců softwaru není pochopitelně zvědavý na to, aby se společnosti sdružovaly volně bez ladu a skladu, jen proto, aby si za vyšší odběr vysloužily lepší ceny. Proto je společné využití softwarových licencí obvykle povoleno jen společnostem, mezi nimiž již tak existuje majetková vazba. V případě společnosti Microsoft je definováno, že tato vazba musí být majoritní. Není přitom řečeno, kdo musí software nakupovat – zda společnost mateřská nebo dceřiná. Udělá to prostě ta, která má k řešení IT otázek blíže. Z pohledu dodavatele se pak takto provázané společnosti chápou jako jeden zákazník a sdílení řešení není považováno za porušení podmínky, která nedovoluje poskytnout software třetí straně. Příbuzné společnosti mohou software pořizovat volitelně jak centrálně na jednu smlouvu, tak odděleně v rámci jedné smlouvy, ale s prováděcími subkontrakty, a nakonec i zcela samostatně – a přesto se potkat v jednom reálném řešení. Tady pak trochu vzniká oříšek pro účtaře, aby si poradili se správným rozložením nákladů, které nebude odporovat principům zákona o účetnictví.

Sejdeme se na serveru

Nezvyklý ovšem není ani případ, kdy společnost provozuje nějaký serverový systém, k němuž přistupují nejen její zaměstnanci, ale třeba také spolupracovníci nebo klienti firmy. V takovém případě je potřeba ohlídat hned dvě věci. Jednak je provozovatel serveru zodpovědný za to, že všichni, kdo k němu přistupují, budou mít patřičné licenční pokrytí. Obvykle této zodpovědnosti nejlépe dostojí tak, že jim licence pořizuje a přiděluje. V případě nepříbuzných společností není povoleno, aby k cizímu serveru uživatel či zařízení přistupovali na základě své klientské přístupové licence, protože ta opravňuje k použití „svých serverů“, jak psáno v licenčním ujednání, nikoli k přístupu na servery cizí.
A za druhé je potřeba si položit otázku, která ve známé latinské podobě zní jednoduše Qui bono? Pro koho je takové užití serveru dobré? Komu nese prospěch? Vysvětleme si, oč jde, na příkladu účetní společnosti, která zpracovává účetnictví více klientů, navzájem na sobě i na ní nezávislých (majetkově neprovázaných).
Pokud jim umožní přístup ke svému serveru (třeba databázovému) proto, aby jí zákazníci neposílali faktury a účtenky v krabici od bot, ale zadávali je prostřednictvím rozhraní jejího účetního softwaru, je takové použití povoleno, protože usnadňuje práci účetní firmě a externí přístup slouží jen k pohodlnějšímu zadávání dat, s nimiž daná firma pracuje.
Ale v okamžiku, kdy by zákazník (ten, komu je účtováno a kdo ta data de facto pořizuje) zadaná data využil ještě k něčemu jinému, než pouhému předání svým účtařům – třeba si podle nich bude vybírat sám své nejlukrativnější zákazníky nebo rozšíří evidenci o úplně jiná data, která se účetně nezpracovávají – již jde o porušení zákazu poskytnout software (v našem případě server včetně klientských přístupových licencí) třetí straně. Pro rozlišení povolených a zakázaných scénářů je užitečné položit si tuto návodnou otázku: kdo bude moci rozhodnout o osudu dat, která budou na serveru uložená a přístupná? Bude moci daná účetní firma kdykoli říct, my ten server zítra vypneme, co nemáme v účetnictví, to smažeme a data se tudy přestanou předávat, vrátíme se ke krabicím? Pokud ano, je to využití v pořádku. Pokud by ale musela zákazníkovi říct, zkopírujte si to, uložte jinam, my budeme server vypínat, tak jde o data jejího zákazníka a ta nemají na cizím serveru co dělat (tento druh scénářů umožňují pouze speciální licence určené pro poskytovatele služeb).

Závěrem

Mám určitou obavu, že mezi čtenáři našeho třídílného miniseriálu mohly některé díly vyvolat více otázek než přinést odpovědí. Proto zakončíme radou: vybírejte si obezřetně mezi partnery i dodavatele licencí. Na jejich kvalitě záleží stejně významně jako na kvalitě partnerů pro implementaci či podporu. A ne vždy zvládá jeden partner všechny tyto oblasti na výbornou.

Darina Vodrážková
Autorka působí ve firmě Daquas.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.