Legislativa pro spisovou službu

Pojem spisová služba jako odborná správa dokumentů není termínem novým, ale vzhledem k prudkému rozvoji elektronických dokumentů získává nový rozměr. Základním právním předpisem pro tuto oblast je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, který byl výrazně novelizován v polovině roku 2009. Předchozí znění tohoto zákona sice umožňovalo za určitých podmínek vést spisovou službu v elektronické podobě, ale primární byla forma listinná. Znamenalo to mimo jiné, že i když byla spisová služba vedena v elektronické podobě, bylo třeba podací deník jako základní evidenční pomůcku spisové služby vždy vytisknout. Novela zákona o archivnictví a spisové službě v podobě zákona č. 190/2009 Sb. uvedený přístup otočila. Nyní je tedy preferovanou formou elektronické vedení spisové služby, i když ještě až do 30. června 2012 běží přechodné období, během něhož se lze na tuto změnu připravovat.
Vést spisovou službu podle citovaného právního předpisu mají za povinnost zejména veřejnoprávní subjekty, nicméně nemalé úkoly jsou kladeny i na soukromoprávní subjekty, a to hned ve dvou případech. První vychází přímo ze zákona č. 499/2004 Sb., kde se v § 3 odst. 2 stanoví, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají také (soukromoprávní) subjekty zapsané v obchodním rejstříku, a to v souvislosti s dokumenty uvedenými v příloze č. 1 k tomuto zákonu. Mezi tyto dokumenty patří zejména zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy a jednací řády, dále pak protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami a v neposlední řadě také dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek, zprávy o auditu, výroční zprávy, účetní závěrky a další finanční dokumenty.
Další úkoly vedoucí ke správě elektronických dokumentů vychází ze zavedeného informačního systému datových schránek na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Datové schránky jsou od 1. července 2009 zřízeny obligatorně všem orgánům veřejné moci, všem právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a ještě některým dalším subjektům. Protože orgány veřejné moci mají za povinnost doručovat elektronicky do datové schránky všem soukromoprávním subjektům, pokud to povaha dokumentu umožňuje, nedoručuje-li se na místě nebo veřejnou vyhláškou, a pokud má adresát zřízenu a aktivní datovou schránku, měly by většinu dokumentů od těchto orgánů dostávat právnické osoby právě v elektronické podobě. V této souvislosti lze parafrázovat nerudovskou otázku: co s nimi? Buď je možné tyto dokumenty konverzovat pomoci institutu autorizované konverze dokumentů do listinné podoby, a to prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy (Czech Pointu), nebo je třeba přistoupit k jejich správě přímo v elektronické podobě.
Kromě uvedených případů rozvoje elektronických dokumentů, jejichž správu je třeba zajistit, rozšiřují se elektronické možnosti i do dalších oblastí, jako je například účetnictví. Legislativa tak postupně otevírá možnosti využití elektronických dokumentů, ale na druhou stranu si klade požadavky na kvalitu a způsoby jejich správy.

Správa elektronických dokumentů

Z výše uvedeného vyplývá, že spisová služba jako odborná správa dokumentů se díky rozvoji elektronických dokumentů stává podstatným nástrojem také pro soukromoprávní subjekty. Na rozdíl od listinných dokumentů, totiž ty elektronické vyžadují větší péči danou zejména velmi dynamickým rozvojem souvisejících technologií. Díky tomu dochází k rychlému zastarávání nosičů dat (vzpomeňme na různé velké či malé diskety), k jejich degradaci, která může být rychlejší než degradace papíru (trvanlivost běžných CD se odhaduje v řádu let, nikoliv desítek let jako u papíru), dále velmi rychle zastarávají formáty souborů, mění se verze softwaru apod. To vše dohromady znamená, že zachování digitální kontinuity, tedy čitelnosti a důvěryhodnosti elektronických dokumentů, není samozřejmé a je třeba mu věnovat patřičnou péči.
Pro spisovou službu v elektronické podobě jsou legislativně stanoveny rozsáhlé požadavky, které jsou obsaženy v tzv. Národním standardu pro elektronické systémy spisových služeb. Tento standard vydalo na základě zákonného zmocnění ministerstvo vnitra. Standard obsahuje přes sedm set funkčních i nefunkčních požadavků, které v mnohém navazují na evropskou normu pro tuto oblast – MoReq 2. Celkové dodržení všech specifikovaných pravidel je poměrně náročné, ale zaručuje posléze správnou a bezpečnou správu elektronických dokumentů včetně splnění nutných podmínek pro zachování zmiňované digitální kontinuity. Protože tento standard je primárně určen pro veřejnoprávní původce dokumentů, zabývají se jeho implementací firmy dodávající odpovídající nástroje těmto subjektům. Nicméně, jak jsem již uvedl výše, odborná správa elektronických dokumentů není jen doménou veřejnoprávních subjektů, ale zasahuje i do soukromého sektoru.
Soukromoprávní subjekty, které se touto problematikou začaly již vážně zaobírat, však volají po jednodušší formě zajištění potřebné správy elektronických dokumentů, než je ta popisovaná zmíněným standardem. Pro účely soukromoprávních subjektů jde zejména o zachování právní validity a důvěryhodnosti uložených elektronických dokumentů, jejich technické a technologické zpracovatelnosti a obecné čitelnosti. Na druhou stranu je třeba si přiznat, že všespásné a zároveň jednoduché řešení je utopií. A to zejména proto, že stojíme na začátku. S papírovými dokumenty pracujeme již několik stovek let, a tedy je umíme odpovídajícím způsobem uchovávat, ale s elektronickými dokumenty se setkáváme řádově kratší dobu.

Role spisové služby

Jak jsem již uvedl výše, elektronické dokumenty se stávají součástí mnoha agend: elektronické objednávky, faktury, účetní a daňové doklady, dopisy, smlouvy atd. Implementovat pro každou agendu samostatně nástroj pro správu elektronických dokumentů je nevýhodné, a to nejen ekonomicky, ale také z hlediska bezpečnosti uložení těchto dokumentů. Díky tomu se posouvá role spisové služby. V listinné podobě může mít modul pro objednávky a faktury svoje knihy stejně jako další agendy, korespondence může být vedena na mnoha místech a ukládána různým způsobem, stejně jako smlouvy a další listinné dokumenty, ale v elektronické podobě je to nevhodné a chybné řešení. A proto se spisová služba stává stále více páteřní agendou každé organizace.
A není vhodné zaměňovat tento nástroje pouze s document management systémem (DMS), neboť ten je sice důležitou součástí elektronické spisové služby, ale jen součástí. Některé spisové služby se dokonce jako nadstavby mohou navázat na různé DMS, které mohou být již v dané organizaci nasazeny z předchozí doby. Hlavní funkcí spisové služby je ona odborná správa dokumentů, která zajišťuje celou řadu dílčích úkonů zahrnujících jejich příjem, evidenci, konverzi do vhodného archivního formátu a zajištění důvěryhodnosti pomocí různých elektronických nástrojů (elektronické značky, časová razítka) atd.
Aktivity, které jsou v této oblasti vyvíjeny, jsou na státní úrovni iniciovány zejména Ministerstvem vnitra a Národním archivem. V oblasti privátního sektoru se zde teprve určité směry vývoje formují, i když samozřejmě mnohdy na technicky a technologicky vyšší úrovni než ve veřejném sektoru. Avšak ucelený pohled na zachování digitální kontinuity a jasná pravidla stále chybí. Docházíme tak k tomu, co se ukazuje již od minulého století, že technologický rozvoj stále více provazuje soukromý a veřejný sektor (v pozitivním smyslu) a že oblast elektronických spisových služeb může být zřejmě další, kde bude výhodné řešení za využití znalostí a možností obou sektorů.

Tomáš Lechner
Autor pracuje ve společnosti Triada jako konzultant pro oblast spisových služeb, dále působí na VŠE v Praze, kde se zabývá oblastí e-governmentu.