Fungující komunikace je klíčovým faktorem a hybnou silou všech firem na cestě k dosažení úspěchu. Každá dynamicky se rozvíjející organizace musí dbát na přehlednou a zároveň flexibilní koordinaci všech svých aktivit a zároveň čelit vlivům vnějšího okolí. Právě tato schopnost závisí na architektuře nastavených pracovních procesů a činností jednotlivých zaměstnanců, případně celých týmů. Jak ale ideálně optimalizovat koloběh aktivit s maximální hodnotou a potenciálem pro další růst?

Řešením může být řízení pracovních procesů prostřednictvím sofistikovaného systému, který dokáže eliminovat chyby a ještě přitom ušetřit náklady. Pomoci muže například systém pro zadávání požadavků. Ten se postará o to, aby každá žádost došla na správné místo a byla co nejrychleji vyřešena. Právě kvalitně zadaný požadavek zkracuje dobu řešení jakéhokoli nastalého problému, zjednodušuje a zároveň zrychluje vnitřní fungování každé společnosti.

Jak systém pracuje?

Základem efektivního řešení by měl být jednotný postup pro zadávání požadavků. Ideální systém pokrývá celý proces zpracování požadavků, od vytvoření až po ukončení. Měl by rovněž umožňovat jednoduché zadání žádosti, kontrolu průběhu vyřízení i zpětnou vazbu zadavatele. Díky tomu pak můžeme jednoduše zjistit, zda se naším požadavkem již někdo zabývá a kdy bude vyřešen. Výhodu také představuje přístup do systému přes standardní webový prohlížeč a z mobilních telefonů. Tím je zajištěna dostupnost informací například i z domova.

Připravte se i na budoucnost

Jedním z možných způsobů zavedení systému pro zadávání požadavků v praxi je řešení vystavěné na platformě Microsoft SharePoint, která slouží jako úložiště dokumentů, a softwaru K2 Blackpearl, jež umožňuje samotné řízení procesů.

Například Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, dokázala tímto způsobem nejen nahradit předchozí způsob zadávání požadavků, ale také výrazně rozšířit procesní možnosti a tím umožnit další rozvoj a optimalizaci. Při výběru podobných systémů totiž musíme myslet jednak na naše aktuální potřeby, jednak na situace, se kterými se můžeme setkat i v budoucnosti. Možnost rozšíření procesních systémů do dalších organizačních agend by proto měla být naším základním požadavkem.

Požadavky nejsou jediné procesy

Systémy automaticky řízených procesů v sobě často skrývají netušený potenciál. Zejména ve spojení s digitalizací interních či externích dokumentů mohou tyto procesy významně zjednodušit celou firemní administrativu a komunikaci.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Před samotným zavedením je přitom vhodné nechat profesionálního dodavatele provést analýzu dokumentových procesů. Ta může jednak odhalit nedostatky či zbytečnosti v aktuálním nastavení, jednak pomoci s architekturou budoucí efektivní podoby. Správným nastavením dokumentových procesů lze přitom dosáhnout úspor v řádu až stovek tisíc korun ročně.