facebook LinkedIN LinkedIN - follow

Pořádek v dokumentech začíná s příjmem pošty

Konica MinoltaKaždý den vyzvednout poštu ze schránky a začít rutinní kolečko: Zjistit typ dokumentu, určit jeho další směřování, najít odpovědnou osobu, připravit příslušný spis, šanon, vše uložit na správné místo a doufat, že každý, kdo se k dokumentu měl vyjádřit či jej zpracovat to udělal správně a včas. Pracovníci podatelny či office manažeři jistě tento postup znají.

Právě zde, při příjmu pošty, však vzniká mnoho kritických momentů, které mohou vést ke ztrátě dokumentů, zpoždění jejich vyřízení či k chybnému založení. Řešením může být digitalizace přijaté pošty a zavedení následných automatizovaných procesů.

  • Ztrácíte přehled o přijaté poště?
  • Zabírá vám její zpracování neúměrný počet hodin?
  • Nevíte, kde se přesně přijatý dokument kdy nachází?

Optimalizace na vstupu je přínosem pro celou společnost

Moderní systémy pro správu došlé pošty dovedou zpracovat veškeré formy příchozí korespondence, uložit ji v elektronické podobě na centrálním úložišti a automaticky rozdělit příchozí dokumenty do příslušných složek. Co tím získáte? Evidence pošty v digitální podobě hned při vstupu do firmy vám umožní poslat příslušným zaměstnanců namísto papírového originálu dokument elektronický. Tím se zjednodušuje celý proces vyřízení pošty, zvyšuje rychlost a přesnost práce i bezpečnost dokumentů. Zavedením systému pro správu pošty umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i fulltextově. V neposlední řadě dochází rovněž k zpřehlednění veškeré navazující administrativní agendy v celé společnosti, jako je evidence smluv, zpracování faktur, řízení objednávek a podobně.

Výhody systému pro správu došlé pošty:

  • Možnost sledování dokumentů souvisejících s konkrétní zakázkou
  • Zvýšení efektivity zpracování
  • Řízená distribuce korespondence na příslušná místa
  • Automatické zařazování do spisů
  • Zjednodušené vyhledávání
  • Zvýšení bezpečnosti dokumentů
  • Zajištění evidence již na vstupu
  • Zrychlení presu vyřízení korespondence
  • Snížení nákladů na zpracování dokumentů

Čárové kódy ušetří stovky hodin práce

Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu. Vám to zároveň umožní ji kdykoli jednoduše a rychle znovu najít. Přítomnost čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce při zdlouhavém dohledávání dokumentů.

Při výběru systému pro řízení pošty byste měli volit profesionálního dodavatele, který nabízí řešení s co nejširším záběrem. V úvahu je třeba například vzít schopnost pracovat s různými druhy korespondence. Každý dokument totiž vyžaduje odlišný způsob zpracování. Flexibilní řešení by vám ve spojení s digitalizovanými dokumenty mělo umožnit individuální nastavení příslušných pracovních postupů pro vyřízení různých druhů zásilek. V závislosti na typu zpracovávaného dokumentu byste měli mít rovněž možnost upravovat přístupová oprávnění či přidělovat povinnosti jednotlivým zodpovědným osobám v procesu. Systém by vás naopak měl automaticky upozorňovat například na termíny obsažené v poště, aby z vaší strany nikdy nedošlo k jakémukoli zdržení.

Konica Minolta
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Datové schránky ISDS by neměly být problém

Profesionální dodavatel systému pro správu došlé pošty by vám měl nabídnout rovněž řešení pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení. Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.

Čím začít?

Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému pro řízení pošty a dokumentových procesů je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Ideální řešení by mělo

  • Dokázat zpracovat papírovou i elektronickou poštu všech druhů
  • Řídit proces došlé i odchozí korespondence
  • Spravovat poštu v rámci systému ISDS
  • Umět pracovat s korespondenci došlou na oficiální e-mail podatelna@firma.cz, ale i na libovolný e-mail pracovníka společnosti