Výkon veřejné správy s sebou přináší i značný počet zpracovávaných dokumentů, z nichž čím dál větší procento tvoří dokumenty elektronické. Správu a řízení jejich oběhu řeší většina úřadů (dnes už obligatorně) prostřednictvím informačních systémů pro jejich správu – spisových služeb. Tyto produkty už hranice dnešního chápání pojmu spisová služba dávno přesahují. Standardem je jejich integrace s konverzními pracovišti, datovou schránkou, jejich provázanost s kancelářskými systémy i kancelářskou technikou (frankovací stroje), vazba na rozšiřující aplikace (e-learning, úkoly), vytěžování dat z formulářů atd.

Elektronických dokumentů přibývá

Klíčová funkce spisové služby, tedy zajištění automatizovaného řízení procesů a administrativního chodu úřadu, však pochopitelně musí zůstat zachována. Díky spisové službě je zaručena jednoznačná identifikace dokumentů a jejich okamžitá dostupnost, uchování a archivace fyzických i elektronických dokumentů a dohledatelnost libovolného dokumentu na základě znalosti i třeba jen neúplných údajů. A v neposlední řadě také osobní zodpovědnost za provedené činnosti i jednotlivé dokumenty, ať už mají jakoukoliv formu.


Postavení Elektronické podpisové knihy v rámci spisové služby organizace
Současný strmý nárůst počtu elektronických dokumentů (který bude pravděpodobně i nadále pokračovat) v souvislosti s používáním datových schránek a nástupem elektronické fakturace s sebou přináší zvýšenou potřebu schvalování a podepisování dokumentů v elektronické formě. Aby byl tento schvalovací proces co nejefektivnější a nejpřehlednější, je vhodné ve spisové službě tuto skutečnost zohlednit. Proto vytvořil vývojový tým Spisové služby GINIS novou funkci Elektronická podpisová kniha (EPK), jejímž cílem je využít maximálně současných znalostí uživatelů a nezatížit referenta, ani jeho nadřízeného novou zbytečnou administrativou.

Přehlednost především

Elektronická podpisová kniha kopíruje obvyklé pracovní postupy při předkládání listinných dokumentů ke schválení a podpisu, a respektuje tak již zažité zvyklosti uživatelů. Na straně žadatele o schválení dokumentu se doplňuje a rozšiřuje jeho referentský modul (Univerzální spisový uzel). Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu provádí tedy tuto činnost ve svém obvyklém pracovním prostředí. Vedoucí pracovník naopak schvaluje a podepisuje elektronickým podpisem dokumenty v jednoduchém prostředí nového webového modulu, který mu nabízí jen funkce, které bude pro schvalovací činnost potřebovat. Není tedy zatěžován rozsáhlým uživatelským rozhraním jako běžný uživatel spisové služby, nemusí se „přehrabovat“ v množství dokumentů různé důležitosti a hledat mezi nimi ty, které vyžadují jeho podpis.

Schválit, či zamítnout?

Vedoucí pracovník si může prostřednictvím modulu elektronické dokumenty prohlédnout, a pak je buď jednotlivě či hromadně schválit a podepsat, nebo naopak zamítnout. Všechny požadavky od jednotlivých referentů (nebo osob s oprávněním žádat o schválení či podepsání) jsou přehledně zobrazeny v seznamech. EPD nabízí seznam dokumentů ke schválení (podepsání), seznam dokumentů určených k přepracování a seznam dokumentů schválených (podepsaných).


Schválit, či zamítnout? Žádost o schválení v modulu GINIS EPK vedoucího odboru
V případě, že vedoucí nemůže nebo nechce dokument schválit, může připojit komentář, proč nebyla žádost vyřízena, a vrátí tuto žádost referentovi. Dokumenty schválené, podepsané, respektive zamítnuté a vrácené k přepracování se v příslušných přehledech vrací zpět předkladateli do běžného pracovního prostředí (modul USU rozšířený o funkčnost EPK). Jak už to v praxi bývá, žádostí k podpisu bývá velké množství a většinou se jedná o věci rutinního charakteru. V takovém případě manažer ocení funkci pro hromadné vyřízení. Vybere příslušné žádosti, nebo hromadně označí všechny a pak je také jedním kliknutím najednou schválí a podepíše. Stejně jako u vyřízení jedné žádosti, tak i při hromadném vyřízení se v případě jakéhokoliv problému zobrazí u schvalované žádosti chybová ikona.


Hromadné schválení či zamítnutí vybraných žádostí v modulu EPK