Nevystavujte své smlouvy zbytečně rizikům lidského faktoru Povinnosti, platby, termíny plnění či jiné závazky obsahuje každá smlouva. A na jejich základě funguje každý byznys. Správné plnění těchto závazků je tedy pro úspěšnou firmu bezpodmínečně nutné. Zpracování smluv, stejně jako jejich postupná realizace, je však proces, který v sobě skrývá značná rizika, jež mohou vést až ke vzniku nežádoucích finančních nákladů, ztrátě zákazníka nebo k jiným problémům ohrožujícím samotnou existenci firmy. O systémech pro zpracování smluv, které vám mohou pomoci těmto rizikům předejít, jsme hovořili s Lukášem Dziadkem, ECM produktovým manažerem Konica Minolta Business Solutions Czech.

Jak tyto systémy fungují a v čem mohou být firmám prospěšné?

Základem těchto systémů je digitalizace dokumentu a vytěžení obsažených informací. Jakmile je dokument, například smlouva, ve virtuální podobě, systém dokáže významně zvýšit bezpečnost zpracování i uložení, kontrolu během celého životního cyklu smlouvy nebo přehled o aktuálním stavu a umístění. Zároveň je možné nastavit kontrolu plnění jednotlivých závazků, jako jsou platby či termíny plnění.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?

Tzv. vytěžování dokumentů znamená digitalizaci obsažených informací pro další využití. To může být například jejich import do navazujících podnikových systémů. Možnost zpracování údajů obsažených v dokumentech, jako jsou jména smluvních stran, částky či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání k autorizaci odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Můžete uvést příklad konkrétního využití systému pro zpracování smluv?

Například při vytváření smluv je v mnoha firmách běžnou praxí posílat si dokument e-mailem. Tímto způsobem však riskujeme vznik více verzí a vytvoření konečné podoby smlouvy s chybou. Jednou z výhod systému pro zpracování smluv je, že si vždy budete předávat jen odkaz na dokument v úložišti, a tím navíc snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Je toto uložení bezpečné?

Lukáš Dziadek
Konica Minolta Business Solutions Czech

Digitalizované smlouvy jsou ukládány v úložišti s kontrolovaným přístupem. Ten může být samozřejmě pro různé osoby individuální a přesně definuje, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit.

Jaké jsou další přínosy těchto systémů?

Kvalitní systém by vám měl pomoci s rychlým vyhledáváním dokumentů, zrychlit a zefektivnit všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídat důležité termíny a definované milníky vyplývající z uzavřených podmínek. Tím můžete předejít nepříjemným zpožděním či nedodržení smluvních závazků a vyhnout se případným sankcím nebo jiným nečekaným finančním nákladům.

Jak může systém konkrétně zlepšit proces zpracování smlouvy?

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledkem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel těchto systémů by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. S aktuální verzí smlouvy ale může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Existuje nějaké omezení, například v rozsahu či typu smlouvy?

Ne, dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat dokonce i s přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen stále pracovat i s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

Jak vypadá proces přijetí a zpracování smlouvy po zavedení takového systému?

Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde a zahájí předem definovaný proces. Automaticky ji tak například nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální autorizaci a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazením do příslušných složek.

Veškeré kouzlo je tedy v digitalizaci?

Ano, avšak digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.