Jak vybírat vhodný DMS?

Mezi typické požadavky firem, které uvažují o pořízení DMS, patří omezení práce s papírovými dokumenty, zrychlení běžné administrativy a optimalizace a zrychlení firemních procesů. Správné nasazení DMS systému je ale nemalá investice. Často se proto stává, že klienti z důvodu úspor nejdříve začínají s implementací provizorního řešení. Tento krok si ovšem po určité době vyčítají, jelikož v konečném důsledku jde o větší investici. Hlavní příčina tkví v implementaci dvou řešení po sobě následujících. Migrace dat z provizorního řešení na vyspělejší finální řešení je v důsledku připraví o dvojnásobek času a energie, kterou mohli využít někde jinde.

Zákazníkům proto doporučujeme investovat do pokročilého řešení, ale v první fázi začít pouze s implementací jedné nebo dvou agend, zpravidla objednávek a přijaté fakturace, včetně vytěžovacího nástroje dat. Implementace řešení je v tomto případě rychlejší a v dalších fázích lze plynule navázat agendami dalšími, např. smlouvy, obchodní projekty, výrobní dokumentace či dokumentaci personálního managementu, a přidávat je postupně do zaběhnutých firemních procesů.

Úspěšná implementace DMS začíná kvalitní analýzou

Kvalitně provedená hloubková analýza procesů a potřeb klienta je alfou a omegou celé implementace. V případě, že zákazník potřebuje zjistit pouze požadavky, které jsou pro nasazení DMS potřebné, provádíme tzv. horizontální analýzu, která určuje rozsah nasazení DMS systému a optimální rozložení agend a funkcí v dané společnosti. Detailnější je tzv. vertikální analýza. Ta již charakterizuje agendy vyplývající z horizontální analýzy více do hloubky a opírá se o konkrétní aspekty procesů, např. přesně definované schvalovací procesy, tzv. workflow, napojení DMS na stávající systémy (např. ERP, CRM…) či optimální rozvržení spolupráce mezi uživateli. Zákazníkům zdůrazňujeme důležitost tohoto dokumentu, od kterého se odvíjí celý proces implementace. Až na základě akceptace analýzy zákazníkem je možné v implementaci pokračovat. Pouze kvalitní a důkladně provedená analýza zaručí bezproblémovou implementaci řešení.

Součinnost je důležitým prvkem implementace

V zájmu co nejplynulejšího nasazení DMS je velmi důležitou součástí implementace existence klíčového kvalifikovaného člověka na straně zákazníka, který se zúčastní celé analýzy. Bude mít celý projekt na starosti a umožní potřebné přístupy na pracoviště zákazníka včetně nutného (vzdáleného) přístupu k HW i SW, bude-li to nutné k úspěšnému splnění projektu. Klíčová osoba na straně zákazníka ulehčí celý proces a zamezí zbytečným chybám v implementaci.

Klíčové vlastnosti moderního DMS

DMS představuje primárně dlouhodobý a bezpečný archiv pro naskenované i elektronicky pořízené dokumenty v obvyklých formátech, který slouží jako centrální úložiště a umožňuje snadné a rychlé vyhledávání prostřednictvím metadat, která popisují dokumenty (smlouva, faktura…) i s možností fulltextu. Mezi klíčové vlastnosti DMS řadíme především:

• Nastavení práv přístupu uživatelů.
• Zajištění celého životního cyklu dokumentu v prostředí DMS. Důležitým benefitem při tvorbě dokumentů v DMS je možnost tzv. verzování. To umožňuje sledovat historii změn v upravovaných dokumentech. Kdykoliv je možné vrátit se k verzi, která byla vytvořena třeba před měsícem.
• Mobilní klient DMS je dnes již považován za povinnost. Na mobilu/tabletu je možné kromě vyhledávání dokumentů být také součástí schvalování úkolů ve workflow.
• Vítaným pomocníkem je také funkce tzv. milníků, které upozorní na důležité termíny, které z jednotlivých dokumentů vyplývají, např. upozornění na platnost smlouvy u zákazníka, prodloužení smlouvy zaměstnance či hlídání lhůty pro skartaci dat aj.
• Důležitá je možnost propojit systém DMS s e-mailem a dalšími informačními systémy třetích stran, např. pro možnost zařazovat e-maily včetně příloh přímo z poštovního serveru.
• S rostoucí oblibou sociálních sítí by měl moderní DMS umožňovat spolupráci nad dokumenty pomocí komunikačního prostředku pro sdílení informací pomocí příspěvků a komentářů.
• Jednou ze současně nejžádanějších agend je efektivní zpracování přijaté fakturace. Vytěžovací aplikace jsou proto v dnešní době skloňovány čím dál více a začínají se stávat běžnou součástí implementace DMS. Tyto systémy oceňují především zaměstnanci účetních oddělení, kteří se nemusí zatěžovat stereotypním opisováním dat z faktur a přenechají tuto práci robotizaci.
• Vyspělé DMS umožňují elektronický oběh dokumentů, tedy začlenění firemních procesů do tzv. workflow, a to jak předdefinovaného, tak i tzv. ad hoc workflow s možností grafického rozhraní pro jejich definici. Workflow zaručuje, že dokument vždy projde přes všechny články schvalovacího řetězce. Typickým příkladem je schvalování interní objednávky či přijaté faktury před jejím zaúčtováním. Uživatelé jsou o došlém úkolu informováni, např. upozorněním na ploše Windows, v e-mailu či SMS zprávou.

Trendy DMS jsou ovlivněny legislativou

Technologický posun DMS je v dnešní době ovlivněn především legislativou. Příkladem jsou nařízení Evropské unie eIDAS a GDPR, která vedou k zavádění takových funkcí do DMS, jako je například automatická kontrola dokumentů, zda jsou opatřeny platným elektronickým podpisem, napojení na datové schránky, nebo anonymizace smluv s automatickým odesláním do registru smluv MV ČR.

Petr Polanský Autor článku je manažerem marketingu a akvizic ve společnosti EXON.