Případové studie

Obsah Poslat URL Tisknout stránku

Nový informační systém pro Sklárny Bohemia a.s.

Motto
"Podniky v České republice se nacházejí v turbulentním, dynamicky se vyvíjejícím prostředí. České podniky by si měly uvědomit, že se nacházejí v prostředí celosvětové konkurence a pokud chtějí být úspěšní, měly by své potenciály směrovat podobně jako jejich konkurence, což znamená začít využívat nových poznatků a metod v plánování, organizování a řízení materiálových a informačních toků. Jedním z prostředků, který jim v tomto může pomoc je kvalitní implementace informačního systému."

Sklárny Bohemia, a.s. mají bohatou tradici ve výrobě a prodeji výrobků z olovnatého křišťálu. Akciová společnost Bohemia navazuje na bohaté tradice od svého vzniku v roce 1876, a to především vysokou kvalitou a širokým sortimentem výrobků. Dnešní sortiment představuje kolem 30 tisíc druhů výrobků ručně broušeného nebo lisovaného olovnatého křišťálu.

Politika odbytu je orientována na plnění zakázek převážně zahraničních odběratelů. Každá zakázka je specifická podle toho, kterému klientu je určena. Většina zákazníků má své požadavky, které jsou ovlivňovány různými faktory, jako jsou např. tradice dané země. 

Charakteristika výroby
Ve Sklárnách Bohemia existuje výroba dle zakázek s případným přebytkem na sklad. O výrobě se rozhoduje operativně dle jednotlivých zakázek. Většina výroby je prováděna podle požadavků zákazníka. Podle plynulosti výroby můžeme definovat výrobu jako proudovou s prvky skupinové výroby nebo jako hromadnou s prvky sériovosti. Výrobní proces je rozčleněn na jednotlivé operace navazující na sebe v přesně stanoveném pořadí. Dosahuje se linkového efektu, vysoké produktivity práce a do určité míry zkrácení doby výrobního cyklu. Nevýhodou je malá pružnost systému, dlouhé časy při přestavbě vynucené změnou výroby (nový druh výrobku).

Výchozí stav IT
"Strojové" zpracování dat má ve Sklárnách Bohemia dlouhou tradici. Nejdříve prošlo etapou centrálního zpracování dat u externího dodavatele na sálovém počítači. Posléze nastala etapa zpracování dat ve vlastním výpočetním středisku na různých typech sálových počítačů.

IS byl tvořen postupně podle požadavků a potřeb firmy na shromažďování, analýzu a hodnocení informací. Informační tok (systém) byl realizován třemi základními způsoby:

- informačním tokem tvořeným oběhem účetních dokladů,
- informačním tokem tvořeným oběhem dokladů operativní evidence výroby,
- jednoduchými, izolovanými databázovými systémy.

Takto informační systém nebyl plně integrovaný, jeho jednotlivé části mezi sebou komunikovaly způsoby, které odpovídaly době jejího vzniku. Některé aplikace využívaly síťové komunikace. Některé části nepracovaly v reálném čase (on-line), mnohdy byl informační tok přerušován a ani informace získávané ze systému nevyhovovaly současným potřebám podniku.

Zásadní problémy bylo možno najít ve všech částech informačního systému:

- Jednotlivé operace s účetními doklady se dělaly odděleně a integrovaly se až v hlavní účtárně. Dokumenty se zpracovávaly zbytečně dlouho (dlouhá doba oběhu). Špatná návaznost na výrobu (oběh dokladů operativní evidence) ve skladu hotových výrobků a při zpracování mezd. Řešením by mělo být zavedení nového plně integrovaného informačního systému.
- Oběh dokladů operativní evidence výroby neřešil potřeby informací o výrobě daného podniku. Docházelo ke ztrátě informací, evidence zdržovala plynulost toku informací i výroby. Potřebné informace nebyly okamžitě k dispozici a nebyla tak možná rychlá reakce na změny ve výrobě.
- Jednoduché, izolované databázové systémy vznikaly chaoticky bez jednotlivých návazností (mzdová databáze (personální), databáze MTZ, databáze prodávaných výrobků, evidence majetku, atd.)
Řešením tohoto stavu mohlo být pouze zavedení celopodnikového plně integrovaného IS.

Výběrové řízení
Po analýze stávajícího stavu informačního systému byly stanoveny požadavky a cíle, které by měl splňovat nový IS po jeho implementaci. Na tomto základě byla také určena kritéria pro výběr informačního systému.

V první řadě byl zvažován poměr ceny a předpokládaných přínosů implementace informačního systému. Za samozřejmé byly považovány spolehlivost, bezpečnost dat a možnost přizpůsobit se podmínkám ve sklářském průmyslu. Mezi základní požadavky patřila instalace na platformě Windows NT, a to z důvodu cenové přijatelnosti, uplatnitelnosti pro další software a pro předpokládaný dynamický rozvoj platformy NT. Velký důraz byl také kladen na rychlost implementace a možnost provést pomocí nástrojů informačního systému rychlou analýzu podnikových procesů a popřípadě navrhnout jejich změny. Dále byla požadována záruka připravenosti daného informačního systému na přechod roku 2000 a bezproblémovou reakci na změny vyvolané externími vlivy. V konečné fázi byla také zvažována budoucnost daného informačního systému, a to hlavně z hlediska vývoje nových verzí a jednoduchého přechodu od staré verze k novější. Po implementaci informačního systému by mělo být dosaženo těchto cílů: 
- zjednodušení a zprůhlednění informačních a materiálových toků firmy
- rychlá reakce na požadavky zákazníka
- zefektivnění styku se zákazníkem na prodejnách s využitím PC pokladen s návazností na využití čárových kódů
- zvyšování produktivity práce při plánování, přípravě i řízení výroby
- centrální evidence dat, evidence pomocí čárového kódu, centrální evidence a využitelnost výkresové dokumentace během celého průběhu práce s daným výrobkem a následná komplexní analýza evidovaných dat
- zvýšení produktivity při pořizování dat (odstranění duplicit při pořizování dat) 
- rychlá reakce na změny

Za velmi důležité jsme považovali také reference o daném systému. 

Po prvním neúspěšném výběru informačního systému (podcenění splnitelnosti základních požadavků) a po zvážení všech nabídek jsme se rozhodli pro projekt firem EXPERT & PARTNER Engineering (EPe) a GEMMA Systems (EPe - provedlo implementaci, GEMMA Systems dodala licence, lokalizaci a vybrané služby) na implementaci informačního systému BAAN IV, který splňoval většinu podmínek stanovených před implementací IS. 

Charakteristika implementace IS BAAN IV
Implementace byla rozdělena do dvou základních bloků z hlediska funkčnosti informačního systému a to na implementaci balíků Finance, Obchod (nákup, prodej) a Výroba, na který byl kladen veliký důraz nejen při výběru informačního systému, ale i při samotné implementaci.

Vlastní implementace začala základním nadefinováním organizačního zabezpečení projektu, kde hlavním cílem bylo získat podporu managementu firmy a zabezpečení aktivní spolupráce většiny zaměstnanců firmy, což je základní předpoklad úspěšné implementace informačního systému. Částečně se to podařilo zabezpečit díky nadefinování organizační struktury projektu a také vstupním meetingem pro většinu zaměstnanců firmy, kteří se podíleli na implementaci IS. Při implementaci bylo zde využito zkušeností a znalostí zaměstnanců IT oddělení (4) kteří se podíleli na tvorbě a údržbě IS před započetím implementace BAAN IV. Tito zaměstnanci se stali interními garanty implementace jednotlivých modulů, což jak se později ukázalo, vedlo k dodržení naplánovaných termínů.

Věcný start projektu začal vstupním meetingem, na kterém byli s projektem a jeho cíli seznámeni všichni zúčastnění jak z řad zaměstnanců skláren, tak i z řad dodavatelů. Tento meeting byl velmi důležitý pro aktivní zapojení všech zaměstnanců do projektu firmy.

Po prvních analýzách a školeních byla vypracována základní dokumentace pro nastavení parametrů IS a implementační rozhodnutí pod názvem BLUPRINT I. Tento dokument také obsahoval základní popis podnikových procesů. Tady se ukázal správný požadavek na nástroj, který umožňuje tento popis a který je integrován přímo do informačního systému. Informační systém BAAN IV obsahuje modul Podnikový modelér. V tomto modeléru je možno nadefinovat jednotlivé procesy podniku a hlavně tyto procesy mohu svázat s jednotlivými úlohami BAAN IV. V modeléru je možno dané procesy měnit, přesouvat a hlavně přebytečné procesy rušit. Ke každému procesu jde pomocí rolí přiřadit jednotlivé zaměstnance a následně tak stanovit autorizace, vygenerovat dokumentaci pro jednotlivé procesy a vygenerovat uživatelské menu pro jednotlivé role, respektive zaměstnance.

V průběhu základních analýz a přípravy BLUPRINTu I proběhlo školení klíčových uživatelů. Během tohoto školení si klíčoví uživatelé spolu s informatiky osvojili základní funkčnost BAANu. Bohužel toto školení neproběhlo na datech Skláren Bohemia, což zapříčinilo, že někteří z koncových uživatelů toto školení podcenili.

Po základním nastavení informačního systému a stanovení postupů při používání jednotlivých úloh v BAAN za pomocí modeléru proběhl tzv. BLUPRINT II, kdy klíčoví uživatelé již na konkrétních datech předvedli využití IS BAAN v podmínkách skláren.

Ostrý start jednotlivých balíků probíhal ve dvou fázích: 1.fáze - Finance, Obchod; 2.fáze - Výroba. Pro takto strukturovaný náběh IS byl zpracován scénář ostrého startu. V tomto dokumentu byl popsán přesný postup nastavení ostrého podniku včetně migrace jak statických tak dynamických dat.

Problémy implementace
Mezi hlavní problémy implementace patřila nízká kapacita lidských zdrojů na straně Skláren Bohemia určených jen pro implementaci BAAN IV. Většina zaměstnanců měla implementaci IS nad rámec plnění běžných pracovních problémů. Mezi problémy je možné zařadit také praxi neodpovídající sestavy, které jsou standardně dodávané v rámci BAAN IV. Proto se některé sestavy musely dodatečně upravovat.

Přínosy implementace informačního systému BAAN IV
Základním přínosem implementace je zvýšení produktivity díky provedené restrukturalizaci informačních a materiálových toků. Management firmy může rychleji reagovat na změny vzniklé uvnitř podniku, ale hlavně pak i na změny zapříčiněné konkurenčním prostředím vně firmy. Po implementaci se také zvýšila informovanost jednotlivých pracovníků, kteří po prvotní nedůvěře k systému začínají chápat výhody, které jim dobře naimplementovaný systém poskytuje.

Plán rozvoje IT
Po ukončení projektu implementace informačního systému BAAN IV pochopitelně nekončí proces rozvoje informačních technologií ve Sklárnách Bohemia a.s. V plánu je optimalizace jednotlivých podnikových procesů a především využití možností, které poskytují čárové kódy.

Závěrem
Tak jako ostatní podniky v České republice, tak také Sklárny Bohemia a.s. se potýkají s recesí české ekonomiky. Patří však k těm podnikům, kterým se daří překonávat problémy růstem produktivity a svou obchodní politikou, při které respektují trh a přání zákazníka. Hlavním cílem do budoucna je uspokojení zákazníka a udržení současných trhů, zvyšování produktivity práce, snižování nákladovosti výroby, restrukturalizace výrobního procesu a jeho řízení a to všechno s ohledem na přírodní prostředí. Tohoto cíle chtějí dosáhnout díky technologickému a technickému rozvoji, hlavně pak ve vývoji nových lisovacích technik. 

Petr Malášek
(ve spolupráci s panem Seifertem ml. ze Skláren Bohemia, Poděbrady)