Kvalita produktů i procesů organizace je dnes klíčová pro budování
konkurenční výhody, a tedy i pro úspěšné prosazení na trhu. Jedním z
nejužívanějších prostředků dosahování i "dokazování" kvality činnosti
organizace je její certifikace podle některé ze skupiny norem systému
řízení kvality. Zavedení a provoz systému kvality přináší kromě
požadované kvality i nesmírně hodně administrativní práce. Množství
této administrativy roste přímo úměrně s počtem zaměstnanců organizace
(zvyšuje se počet zaměstnanců, kteří se podílejí na tvorbě norem,
zvyšuje se celkový počet norem v organizaci, počet zaměstnanců, kterým
je normy potřeba distribuovat atd.) a počtem udržovaných normativních
dokumentů. Pokud chce společnost v takové situaci udržet a zlepšit
kvalitu svých procesů, stává se pro ni elektronizace řízení norem a
směrnic prostřednictvím vhodného softwarového řešení nevyhnutelností.
Softwarová řešení pro správu norem a směrnic |
Důraz na kvalitu
Společnost Hoechst-Biotika Martin je jednou z nejvýznamnějších
farmaceutických společností na Slovensku. Byla založena v roce 1992
jako společný podnik německé společnosti Hoechst a Biotiky Slovenská
Ľupča. V roce 1999 se společnost stala součástí nadnárodní
farmaceutické skupiny Aventis Pharma. Výrobní farmaceutický průmysl je
charakteristický velkým důrazem na kvalitu podnikových procesů i
produkce. Společnost Hoechst-Biotika jako první farmaceutická
společnost na Slovensku i jako první společnost v rámci skupiny
Aventis Pharma dosáhla integrovaného systému ISO certifikace
skládajícího se z certifikátů ISO 9002 (systém řízení kvality), ISO
14000 (environmentální manažerský systém) a ISO 18000 (laboratorně
bezpečnostní systémy). Kromě požadavků už uvedených ISO norem splňuje
systém kvality společnosti Hoechst-Biotika i požadavky předpisů
správné výrobní praxe (GMP) i požadavky globálních standardů kvality,
které společnost dostává z centra Aventis Pharma.
Množství interních a externích norem, kterými se řídí činnost
společnosti Hoechst-Biotika i velký počet jejích zaměstnanců přinášeli
problémy s tvorbou, schvalováním a distribucí norem určeným
zaměstnancům. Největší těžkosti způsobovala práce s papírovou formou
dokumentů, zejména když se na ní podílelo více pracovníků. Tato
situace si vyžádala řešení formou zavedení kompletní automatizace a
elektronizace správy interní předpisové dokumentace, s cílem
zabezpečit její zefektivnění, zprůhlednění a urychlení schvalovacího
procesu, jakož i redukci administrativních nákladů.
|
Hierarchie procesů interní předpisové dokumentace ve
společnosti Hoechst-Biotika Martin |
Výběr vhodného řešení
Dodavatelem intranetového řešení pro správu norem a směrnic ve
společnosti Hoechst-Biotika se stala společnost Dimano a po analýze a
přizpůsobení řešení bylo nasazeno intranetové řešení NUNTIO pro správu
a řízení interní předpisové dokumentace. Řešení automatizuje celý
životní cyklus norem, od jejich tvorby přes schvalování a změnová
řízení, distribuci, publikaci na intranetu až po automatické stahování
neplatných norem a jejich archivaci. Implementovaný systém umožňuje
řídit všechny typy interní předpisové dokumentace (organigramy,
směrnice, standardní operační postupy, technologické reglementy,
grafické návrhy, podnikové normy,...) a pokrývá všechny procesy
spojené s interní předpisovou dokumentací (viz obr. 2).
Hlavní vlastnosti používaného řešení ve společnosti Hoechst-Biotika
jsou:
. ukládání platných norem v hierarchickém členění
. udržování verzí norem, jejich historický přehled a možnost
prohlížení
. udržování archivu neplatných norem
. publikace platných norem na intranetu
. automatická kontrola platnosti a stahování neplatných norem
. revize norem
. elektronická distribuce norem určeným pracovníkům
. připomínkování a schvalování návrhů norem více pracovníky včetně
řízení celého procesu manažerem kvality prostřednictvím termínování
úkolů a monitorování prací
|
Proces automatizovaného zpracování interní předpisové
dokumentace v Hoechst-Biotika Martin |
Přínosy řešení
Před nasazením nového intranetového systému byla většina procesů
týkajících se interní předpisové dokumentace spojená s pohybem
dokumentů v papírové formě. Dnes probíhají všechny procesy spojené s
interní předpisovou dokumentací v elektronické podobě, což přispělo ke
snížení administrativních nákladů společnosti (odbourání papírové
dokumentace, zkrácení času potřebného k procesu schvalování, změnového
řízení a distribuce norem). Tyto skutečnosti se pozitivně odrazily i
ve zvýšení pracovní produktivity zaměstnanců podílejících se na správě
a tvorbě norem. Neméně významným přínosem řešení je ulehčení realizace
interních auditů a procesů recertifikace pro systémy ISO (ISO 9000,
14000, 18000).
Řešení pro správu interní předpisové dokumentace bylo v
Hoechst-Biotice nasazeno spolu s dalšími pěti řešeními pro správu
podnikových procesů - workflow (Služební cesty, Smlouvy, Receptury,
Monthly Operation Report, Uživatelské složky IT), čímž bylo vytvořeno
komplexní řešení pro administrativní procesy průřezově pokrývající
téměř všechny organizační složky podniku.
Hana Petríková
|
Obsah
Poslat URL
Tisknout stránku
