Případové studie

Obsah Poslat URL Tisknout stránku

Informační systém standardizace

S ředitelem společnosti AURA, s.r.o. Brno, Janem Engelsmannem, o budování informačního systému standardizace na Ministerstvu obrany ČR a v Armádě ČR

S komplexní informatizací resortu Ministerstva obrany (MO) a Armády České republiky (AČR) bylo započato v roce 1993. Jako první byl realizován finanční informační systém (s tímto projektem jsme vás seznámili už loni v Systemu 6/99). K nasazení tohoto systému došlo v souvislosti se změnami ve finančních procesech celého resortu vyvolaných novým zákonem o účetnictví. Proces informatizace poté pokračoval v oblasti logistiky, která má pro činnost armády klíčový význam. Cílem informatizace v této oblasti je poskytnout účelnou a efektivní podporu logistice všech složek AČR a MO. Souběžně byly zahájeny projekty informačního systému personalistiky, štábního informačního systému a dalších významných informačních systémů.

Po vstupu České republiky do NATO v březnu roku 1999 byly urychleny práce na harmonizaci resortních předpisů tak, aby byly slučitelné se standardy NATO. Česká republika postupně přistupuje k celé řadě standardizačních dohod a uvádí je do praxe v souladu s nařízením Vlády ČR z 6. října 1999. 

S implementací standardizačních dohod je spojena nutnost spravovat velký objem různě klasifikovaných informací, které slouží všem složkám resortu a musí být aktuální, rychle a snadno dostupné oprávněným osobám. Vybudovat technickou podporu pro správu standardizace prostřednictvím informačního systému (IS) se MO a AČR podařilo v úctyhodně krátké době několika týdnů, takže ještě do konce roku 1999 byl systém úspěšně nasazen do provozu. S pohledem uživatele na postup budování a přínosy IS standardizace, vás seznámíme v rozhovoru s odpovědnými pracovníky resortu v příštím vydání našeho časopisu. 

Informační systém standardizace zajišťovala společnost AURA, jejíhož ředitele, pana Jana Engelsmanna, jsme se zeptali na podrobnosti tohoto zajímavého projektu. 

V závěru roku 1999 jste Ministerstvu obrany úspěšně předali informační systém standardizace, jehož hlavní součástí je správa a distribuce dokumentace. Můžete sdělit, jak dlouho trvala implementace, narazili jste při ní na nějaké problémy?

Dodávka komplexního IS standardizace (IS STAN) probíhala dle pravidel systémové integrace. 

Management zákazníka a AURA, v roli systémového integrátora, úzce spolupracovali a vytvořili podmínky, které umožnily realizovat IS ve velmi krátké době několika týdnů. Práce byly zahájeny pracovní schůzkou 12.10.1999, smlouva byla uzavřena 17.11.1999 a IS byl předán do provozu po úspěšném ukončení produkčních testů dne 15.12.1999.

Zákazník v součinnosti s AUROU specifikoval požadavky na IS, odsouhlasil koncepční a podrobný návrh IS a provedl produkční testy. AURA dodala nezbytný hardware (NT server, klientské počítače, tiskárny, scannery a další), systémový a kancelářský SW (MS BackOffice, Windows NT Workstation, MS Office, OCR atd.) a implementovala aplikační software (modifikovaný komerční software) včetně instalace, školení a podpory uživatelů.

Informační systém STAN byl zřejmě ušit na míru dle požadavků Ministerstva obrany. Vycházeli jste při realizaci této zakázky z nějakého, už osvědčeného, aplikačního software?

V součinnosti s managementem projektu na straně AČR byl proveden průzkum a vyhodnocení komerčních produktů pro oblast správy a distribuce rozsáhlé a složité dokumentace dle požadavků Ministerstva obrany vycházejících ze standardů NATO a specifických potřeb MO a AČR. Kromě úplnosti a modifikovatelnosti požadované funkcionality byly hodnoceny parametry včetně požadavků typu poměr cena/výkon, lokalizace, dostupnost služeb, reference atd. Nakonec byl vybrán a zákazníkem schválen produkt PC DOCS.

Jaké oblasti, jaké procesy v Armádě České republiky vaše řešení pokrývá? Chápu, že není možné specifikovat vše vzhledem k tomu, že se jedná mnohdy o citlivé informace, ale můžete nějak rozšířit již zmíněný pojem správa a distribuce dokumentace?

Informační systém standardizace pokrývá celkem čtyři oblasti. Jedná se o správu dokumentů, správu jednotné terminologie, správu procesů v oblasti standardizace a správu uživatelů. 
První oblast, správa dokumentů, zahrnuje především evidenci, indexaci a zařazení elektronických dokumentů v různých formátech, digitalizaci papírových dokumentů, správu verzí, doplňků a změn, správu překladů a anotací, indexové nebo fulltextové vyhledávání dokumentů a distribuci dokumentů.

Druhá oblast, správa jednotné terminologie, zahrnuje zejména vedení hlavního terminologického slovníku, jeho sdílení a převod do různých formátů.

Správa procesů zahrnuje vytváření a kontrolu plnění standardizačních plánů, distribuci dokumentů určeným uživatelům, zasílání zpráv a předávání jednotlivých úkolů.
Správa uživatelů zahrnuje mimo jiné řízení, ověřování a vyhodnocování přístupových práv uživatelů k dokumentům, zaznamenávání uživatelských přístupů k systému a k dokumentům.

Jak je to s integrací informačního systému standardizace s ostatními systémy, které armáda využívá?

Integrace má obecně řadu hledisek a podmínek a za úspěšnou ji lze považovat teprve tehdy, když jsou vzájemně integrovány vrcholy trojúhelníka tvořené informačním systémem a organizací a procesy, které "integrovaný" IS podporuje. Z pohledu systémového integrátora se zmíním o dvou hlediscích integrace IS standardizace.

Z funkčního hlediska je systém standardizace řešen jako subautonomní systém v rámci informačního systému logistiky, který poskytuje integrovanou podporu, např. v procesu katalogizace materiálu dle pravidel Kodifikačního systému NATO, kterým se mj. musí řídit i všichni dodavatelé resortu obrany všech členských zemí NATO. Existuje možnost komunikačního rozhraní s ostatními systémy. O integraci na úrovni databáze se neuvažuje. Souvisí to rovněž s otázkou bezpečnosti, protože každý ze systémů je klasifikován jinak.

Z technického hlediska je IS standardizace samozřejmě plně integrovatelný z pohledu použité technologie a komunikačního systému a počítá se s jeho podporou velmi vysokému počtu uživatelů resortních IS, případně i uživatelů mimo resort. Rozhodující je především organizace, komunikační systém a bezpečnost, které jsou plně v odpovědnosti resortu.

Předpokládám, že po předání informačního systému zákazníkovi pro vás není zakázka uzavřena, ale že se zákazníkem i nadále spolupracujete. Můžete uvést příklad dalšího rozvoje spolupráce s Armádou ČR? Jak funguje vaše spolupráce se subdodavateli? Můžete uvést například subdodavatele pro projekt IS standardizace?

Spolupráce se zákazníkem probíhá během celého životního cyklu IS a zpravidla pokračuje dodáním nového IS vyšší generace. Pro uživatele IS standardizace poskytujeme v rámci speciální podpory konzultace, údržbu systémového SW a HW a úpravy aplikačního SW.

Našim hlavním subdodavatelem pro IS standardizace je firma EXPRIT, s.r.o., Praha (výhradní zástupce PC DOCS Fulcrum v ČR), se kterou velmi dobře spolupracujeme v oblasti správy dokumentace.

Spolupráce s tak významným zákazníkem, jakým Ministerstvo obrany a Armáda České republiky bezesporu jsou, má pro nás strategický význam. Pro MO a AČR jsme mj. vyvinuli aplikační SW pro Informační systém logistiky (ISL). Od roku 1998, obdobně jako u IS standardizace, podporujeme postupné zavádění do provozu jednotlivých subautonomních částí ISL: systému řízení zásobování (mj. s rozhraním s finanční informační systémem) a s ním integrovaných systémů údržby výzbroje a techniky a řízení logistiky. Současně dokončujeme vývoj zbývajících modulů těchto systémů, včetně realizace nových požadavků a odsouhlasených změn a navrhujeme koncepci II. fáze.

Pro úspěch projektu systémové integrace je klíčové, aby v týmu, který pracuje na zavedení nového informačního systému aktivně pracovali lidé ze strany uživatele. Jaké jsou vaše zkušenosti ze spolupráce s lidmi z Armády ČR, jak hodnotíte jejich přínos pro úspěch projektu?

Spolupráce zákazníka, který je odpovědný za řízení výstavby IS a spolupráce s koncovými uživateli informačního systému je velmi důležitá. U tak krátkého projektu, jako bylo nasazení IS standardizace, který byl realizován v průběhu několika týdnů, byla klíčová nepřetržitá, doslova každodenní spolupráce. 

Vážím si především vysoké profesionality a pracovního výkonu uživatelů, kteří velmi přesně specifikovali požadavky, v krátké době odsouhlasili architekturu IS a před ukončením dodávky IS připravili produkční testy, a tak umožnili rychlou realizaci projektu. Management projektu na straně zákazníka prováděl zkušený tým odpovědný za výstavbu IS logistiky.

Beta testy na pracovišti AURY v Brně nezjistily žádné kritické nesrovnalosti. Uživatel doporučil některé věcné změny a systém byl velmi rychle instalován na hardware, který byl mezitím dodán na pracoviště uživatele. Poté proběhlo školení uživatelů a produkční testy. Ještě jednou bych chtěl vyzdvihnout vynikající spolupráci zákazníka a uživatelů, která byla rozhodujícím faktorem pro úspěch projektu.

Připravujete nějaké další rozšiřování dodaného systému?

Realizace IS je rozvržena do dvou fází. Po realizaci 1. fáze v r. 1999 následuje specifikace požadavků na realizaci 2. fáze v tomto roce. Aplikační software bude rozšířen o profily dalších typů dokumentů, širší možnosti tisku sestav, budou upraveny některé funkce podle požadavků zákazníka vzniklých na základě prvních zkušeností uživatelů IS STAN. Kromě funkcí PC DOCS bude do IS STAN integrován terminologický slovník NATO a správa procesů při tvorbě dokumentů. Bude dokončena integrace do intranetu MO a AČR.

Bude mít zavedení nového informačního systému v armádě nějaký význam pro průmyslové podniky, které patří mezi dodavatele AČR?

Přistupování ČR ke standardům NATO se v řadě případů promítá i mimo resort. Praktickým příkladem je přistoupení ČR ke standardizačním dohodám o katalogizaci materiálu dle pravidel Kodifikačního systému NATO. Dle těchto standardů bude MO zavazovat tzv. katalogizační doložkou všechny dodavatele pro obranný průmysl, aby spolu s dodávanými výrobky předali i katalogizační data popisující specifikovaným způsobem a formátem jejich výrobky i všechny jejich důležité součásti a náhradní díly.

To na jedné straně zavazuje dodavatele k tomu, aby přešli na nový, jednotný systém označování výrobků, na druhé straně jim umožňuje zveřejnit údaje o sobě a svých výrobcích pomocí "jednotného rozhraní" pro všechny členy NATO i řadu dalších zemí, které ke Kodifikačnímu systému NATO přistoupily.

Vsuvka
"Se změnou doktríny AČR a vznikem zcela nové situace učinilo MO ČR velmi odvážné a prozíravé rozhodnutí o informatizaci celého resortu. Armáda si upevnila svou tradiční schopnost vývoje specifických IS pro podporu rozsáhlé organizace s velkým počtem procesů nesrovnatelné s žádnou jinou organizací v ČR." 

Lukáš Grásgruber